Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ В неё вносятся сведения о приёме, переводах, увольнении, а также о выполнении временных должностных функций (исполнение обязанностей)․ Ниже подробно рассмотрено, когда и как оформлять такую запись, какие нормативные акты её регламентируют и какие типичные ошибки следует избегать․

Нормативная база

• Статья 66 ТК РФ – определяет, что в трудовую книжку вносятся сведения о работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
• Приказ Минтруда РФ от № 320н – утверждает форму трудовой книжки, порядок её ведения и хранения (действует с 1 сентября 2021 г․)․
• Письмо Роструда от № ПГ/07‑263‑15‑0 – разъясняет, что при приёме на работу «исполняющим обязанности» запись делается точно так же, как и при обычном приёме․
• Информация из справочных систем (КонсультантПлюс, Гарант) – содержит образцы записей и рекомендации по заполнению․

Эти документы обязывают работодателя:

1. Вести трудовую книжку (или электронный аналог) у каждого работника, чей трудовой договор предусматривает ведение такой книжки․
2. Ознакомлять работника с каждой сделанной записью под роспись в личной карточке (или в электронном виде)․
3. Хранить трудовую книжку в течение всего периода работы и после увольнения – не менее 50 лет․

Когда требуется запись о назначении исполняющим обязанности?

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

• Работник назначается на должность (или должность‑структурное подразделение) на временной основе с исполнением обязанностей, предусмотренных штатным расписанием, но без изменения основного трудового договора (например, замещение руководителя на период его отпуска, болезни или командировки)․
• Назначение оформляется приказом руководителя (или иным локальным нормативным актом) с указанием срока исполнения обязанностей․
• Если работник продолжает выполнять свои прежние функции без изменения должности (например, просто выполняет дополнительные поручения), запись в трудовую книжку не вносится․

Пример из практики: Приказом № 45 от г․ сотрудник Иванов И․И․ назначен исполняющим обязанности начальника отдела продаж на период с по г․ В трудовую книжку вносится запись о данном назначении․

Как правильно оформить запись?

Согласно Приказу Минтруда № 320н, запись о назначении исполняющим обязанности оформляется в разделе «Сведения о работе» (или «Информация о работе») трудовой книжки․ Формат записи:

Номер записи – порядковый номер в трудовой книжке;
Дата – день, месяц, год внесения записи (обычно дата приказа);
Наименование документа – «Приказ № ___ от ___» (или иной локальный акт);
Содержание записи – «Назначен исполняющим обязанности начальника отдела продаж»;
Подпись работника – подпись с расшифровкой;
Подпись ответственного лица (кадровик, бухгалтер) – с расшифровкой и датой ознакомления;

Пример заполнения (бумажная форма):

• – Приказ № 45 от г․ – Назначен исполняющим обязанности начальника отдела продаж․
• Подпись работника: __________________ / Иванов И․И․
• Подпись кадровика: __________________ / Петрова С․В․ (ознакомлен )

В электронной трудовой книжке (ЕТК) запись формируется автоматически при загрузке скана приказа в систему кадрового учёта; работник получает уведомление и подтверждает ознакомление через личный кабинет․

Особенности заполнения при разных формах трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

• Запись делается черной или синей пастой, разборчивым почерком․
• После каждой записи ставится подпись работника и ответственного лица․
• В личной карточке работника дублируется запись (под роспись)․

Электронная трудовая книжка (ЕТК)

• Данные вносятся в информационную систему, утверждённую Минтруда․
• Работник получает электронное уведомление и подтверждает ознакомление ЭЦП или паролем․
• При необходимости можно распечатать выписку из ЕТК для предоставления третьим лицам (например, при приёме на новую работу)․

Отсутствие кадровой службы

Если в организации нет отдельного кадрового подразделения, обязанность по ведению трудовой книжки возлагается на бухгалтерию либо на уполномоченное лицо (как указано в информации из интернета: «Её должна вести кадровая служба организации․ Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию․»)․

Типичные ошибки и как их избежать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если работник исполняет обязанности совместителя?

Да, если совмещение оформлено приказом и работник выполняет функции другой должности (даже если это совместительство)․ Запись делается в том же порядке․

Что делать, если срок исполнения обязанностей продлён?

Вносится дополнительная запись: «Срок исполнения обязанностей продлён до ___․__․____ приказом № ___ от ___․__․____»․

Можно ли обойтись без записи, если исполнение длится менее одного месяца?

Формально запись требуется независимо от продолжительности, если оформлено официальное назначение․ На практике некоторые организации не вносят запись при оченьковременных замещениях (< 5 рабочих дней), но это увеличивает риск споров․

Как быть с электронной трудовой книжкой, если работник отказываеться давать согласие на её ведение?

Согласно ст․ 66 ТК РФ и Приказу Минтруда № 320н, ведение трудовой книжки (включая электронную форму) является обязанностью работодателя․ Отказ работника не освобождает организацию от этого требования; в таком случае следует оформить бумажную трудовую книжку․

Запись в трудовой книжке о назначении исполняющим обязанности – обязательный элемент кадрового учёта, который подтверждает факт выполнения работником временных должностных функций․ Правильное оформление записи обеспечивает:

• Законность трудовой деятельности и защиту прав работника;
• Точность расчёта стажа, пенсионных и социальных выплат;
• Отсутствие претензий со стороны государственных инспекций труда․

Следуйте требованиям Статьи 66 ТК РФ, Приказа Минтруда РФ № 320н и внутренних локальных актов, используйте чёткую формулировку, обязательно получайте подписи работника и ответственного лица, а при переходе на электронный формат – обеспечьте своевременное ознакомление через личный кабинет ЕТК․

Соблюдая эти простые, но важные правила, вы избежите типичных ошибок и обеспечите прозрачность и надёжность ведения трудовых книжек в вашей организации․