Запись в трудовую книжку – один из ключевых кадровых процессов. Часто работодателю необходимо оформить запись, опираясь не на приказ о приёме, а на справку, полученную от предыдущего работодателя (форма СТД‑Р) или справку об общем страховом стаже (форма СТД‑СФР). В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок получения и проверки справок, а также пошаговая инструкция по внесению записи в бумажную и электронную трудовую книжку.

Что такое справка по форме СТД‑Р и СТД‑СФР?

Справка СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности) выдаётся прежним работодателем и подтверждает:

• даты начала и окончания работы;
• должность, разряд, квалификацию;
• вид занятости (полная, частичная, совместительство);
• наименование организации и её ИНН.

Справка СТД‑СФР (Сведения о страховом стаже) формируется Социальным фондом России и содержит сведения о всех периодах страхового стажа, включая периоды безработицы, учебы, военной службы и т.д.

Эти документы нужны в следующих случаях:

1. При приёме на работу сотрудника, у которого уже есть электронная трудовая книжка (ЭТК);
2. При переводе или восстановлении сотрудника без наличия бумажной трудовой книжки;
3. При оформлении совместительства, когда основная трудовая книжка хранится у другого работодателя.

Правовые основы оформления записей по справкам

Основные нормативные акты, регулирующие процесс:

• Порядок заполнения трудовой книжки, утверждённый приказом Минтруда России от № 713н (пункты 8 и 9). В них описаны правила исправления и аннулирования записей.
• Трудовой кодекс РФ (статьи 65‑71) – общие требования к ведению трудовых книжек.
• Приказ Минтруда РФ от  № … – переход на электронный вариант трудовой книжки (ЭТК).

Важно помнить, что запись в бумажной трудовой книжке обязана быть сделана, если работник был трудоустроен до 1 января 2021 года и отказался переходить на ЭТК. В остальных случаях запись вносится в электронный реестр.

Пошаговая инструкция: как оформить запись в трудовую книжку по справке

Шаг 1. Получить справку от прежнего работодателя

Сотрудник должен представить одну из следующих справок:

• Справка СТД‑Р, выданная по запросу работодателя;
• Справка СТД‑СФР, полученная в отделении Социального фонда России.

Справка должна быть подписана уполномоченным лицом и заверена печатью организации.

Шаг 2. Проверить правильность заполнения справки

Согласно пунктам 8‑9 приказа Минтруда, в справке не допускаются:

• Опечатки в ФИО, дате рождения, ИНН организации;
• Пропуск дат начала/окончания работы;
• Отсутствие подписи ответственного лица.

Если обнаружены ошибки, их необходимо исправить до подачи справки в кадровую службу (зачёркиванием старой информации и подписью «Исправлено»).

Шаг 3. Подготовить внутренний приказ о приёме (или переводе)

Даже если запись делается по справке, в организации должен быть оформлен приказ, в котором указывается:

1. Дата и номер приказа;
2. ФИО сотрудника, должность, подразделение;
3. Основание – «на основании справки СТД‑Р (или СТД‑СФР) от …»;
4. Подпись руководителя и печать (при наличии).

Шаг 4. Внести запись в трудовую книжку

Бумажная трудовая книжка

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (стр. 2‑3). Пример оформления:

Дата Наименование организации Должность Основание
 ООО «Ромашка» Инженер‑технолог Справка СТД‑Р от 

После записи ставятся подпись и печать кадровика.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В системе «Госуслуги» или «Электронная трудовая книжка» вводятся те же данные, что и в бумажной версии; При этом:

• Скан справки прикрепляется к заявке;
• Запись автоматически получает статус «Подтверждено» после проверки работодателем.

Шаг 5. Оформить подтверждающие документы

К записи прилагаются:

• Копия справки СТД‑Р (или СТД‑СФР);
• Копия приказа о приёме;
• Подтверждение подписи руководителя (если требуется).

Как исправлять ошибки в справке и записи

Если после внесения записи обнаружена ошибка, действуем согласно пунктам 8‑9 приказа Минтруда:

1. На справке делаем зачёркивание неверных данных одной линией, рядом пишем правильные сведения, ставим подпись «Исправлено» и дату.
2. В трудовой книжке (бумажной) аннулируем ошибочную запись: зачеркиваем её одной линией, ставим подпись и печать, указывая «Аннулировано» и дату.
3. Оформляем новую запись с корректными данными, используя уже исправленную справку.
4. В ЭТК запись «аннулирована» автоматически отображается, а новая запись добавляется после повторного подтверждения.

Особенности оформления записей в разных ситуациях

Совместительство и внешнее совместительство

Трудовая книжка внешнего совместителя хранится у основного работодателя. Для внесения записи по совместительству необходимо:

• Получить копию приказа о приёме на совместительство;
• Справку о работе по совместительству (можно оформить в виде СТД‑Р, где в графе «Вид занятости» указано «Совместительство»);
• Кадровик основного работодателя вносит запись в основную книжку, а в книжку совместителя – отдельную запись.

Перевод внутри организации

При переводе сотрудника запись делается в той же книжке, но в новой строке указывается новое подразделение и должность. Основанием служит приказ о переводе, а справка СТД‑Р при необходимости подтверждает прежний стаж.

Учет периода исправительных работ

Если сотрудник отбывал исправительные работы без лишения свободы, в трудовую книжку вносят запись о том, что «время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». Основанием служит справка органов внутренних дел.

Увольнение и восстановление

При увольнении запись делается в разделе «Сведения о работе» с указанием даты увольнения и основания (по взаимному согласию, по инициативе работодателя и т.д.); При восстановлении после увольнения запись делается заново, а прежняя запись сохраняется как историческая.

Примеры типовых записей

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли использовать справку СТД‑Р вместо приказа о приёме?
  Да. Приём на работу может быть оформлен на основании справки, если работник уже имеет электронную трудовую книжку или если приказ не требуется по внутренним регламентам.
• Что делать, если справка выдана без печати?
  Запись в трудовую книжку без печати считается недействительной. Требуйте от работодателя заверения печатью, иначе запись может быть оспорена в инспекции труда.
• Можно ли отменить запись, сделанную по справке?
  Да. Запись аннулируется зачеркиванием и пометкой «Аннулировано», после чего оформляется новая запись с правильными данными.
• Нужна ли справка СТД‑СФР, если у сотрудника уже есть СТД‑Р?
  СТД‑СФР требуется, когда необходимо подтвердить общий страховой стаж (например, при расчёте пенсии) или когда в СТД‑Р отсутствуют некоторые периоды (перерывы, учеба, военная служба).
• Как оформить запись в ЭТК?
  В системе «Электронная трудовая книжка» создаётся заявка, в которой указываются даты, должность и основание (справка СТД‑Р). Прикладывается скан справки, после чего кадровик подтверждает запись.

Оформление записей в трудовую книжку по справкам – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований. Ключевые моменты:

• Получить корректно заполненную справку СТД‑Р или СТД‑СФР;
• Подготовить внутренний приказ, где указано основание «на основании справки»;
• Внести запись в бумажную или электронную трудовую книжку, не забыв о подписи и печати;
• При обнаружении ошибок – аннулировать запись и оформить новую;
• Учитывать особенности разных форм занятости (совместительство, внешнее совместительство, исправительные работы).

Точное соблюдение этих рекомендаций позволит избежать юридических конфликтов, обеспечит правильный учёт трудового стажа и упростит дальнейшее оформление пенсионных и социальных выплат.