Трудовая книжка, это один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Особое внимание при ее заполнении следует уделять записям о приеме на должность главного бухгалтера, так как эта позиция требует высокой квалификации и специфических знаний. В статье рассмотрим все нюансы правильного внесения записей, нормативные требования и практические рекомендации.

Нормативная база и основные требования

Основные правила ведения трудовых книжек регулируются:

• Статьей 66 Трудового кодекса РФ — определяет, что именно должно быть указано в трудовой книжке;
• Приказом Минтруда России от № 320н — устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от № 69.

Порядок внесения записи при приеме на работу главного бухгалтера

Подготовительный этап

Перед внесением записи необходимо:

1. Убедиться, что кандидат на должность главного бухгалтера имеет соответствующее образование (наличие диплома);
2. Заключить трудовой договор в двух экземплярах (подписывается обеими сторонами);
3. Подготовить приказ о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а).

Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата рождения;
• Образование;
• Профессия или специальность;
• Дата заполнения трудовой книжки.

Внесение записи в раздел «Сведения о работе»

Запись о приеме на работу главного бухгалтера вносится в раздел «Сведения о работе» по следующему образцу:

Графы заполняются следующим образом:

• Графа 1 — порядковый номер записи;
• Графа 2 — дата приема на работу (число, месяц, год);
• Графа 3, полное наименование организации и должность;
• Графа 4 — реквизиты приказа (дата и номер).

Особенности при оформлении на должность главного бухгалтера

Совместительство

Если главный бухгалтер принимается на работу по совместительству, запись в трудовую книжку вносится следующим образом:

Перевод на должность главного бухгалтера

Если сотрудник переводится на должность главного бухгалтера с другой должности, запись оформляется так:

Увольнение главного бухгалтера

При увольнении в трудовой книжке делается запись:

Кто имеет право вносить записи в трудовую книжку?

Согласно действующему законодательству, ответственность за ведение трудовых книжек несет работодатель. Однако на практике эти обязанности могут быть delegated:

• Специалисту по кадровому делопроизводству;
• Главному бухгалтеру (при наличии соответствующего приказа);
• Офис-менеджеру (при наличии указания в должностной инструкции).

Типичные ошибки и как их избежать

При заполнении трудовой книжки главного бухгалтера часто допускаются следующие ошибки:

1. Отсутствие приказа — запись сделана без основания;
2. Неверная формулировка — например, «назначен» вместо «принят»;
3. Неправильное оформление граф, выход за пределы граф;
4. Отсутствие подписи ответственного лица;
5. Не указана дата или номер приказа;
6. Исправления без надлежащего оформления (должны быть зачеркнуты и заверены).

Электронные трудовые книжки

С 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек. Если сотрудник выбрал электронный формат, в бумажную трудовую книжку делается соответствующая запись:

Практические рекомендации

Проверка документов при приеме на работу

Перед внесением записи убедитесь, что у кандидата:

• Есть диплом о высшем образовании по специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» или эквивалентный;
• Имеется трудовая книжка (если стаж более 5 лет);
• Предоставлены копии предыдущих трудовых книжек (при необходимости).

Оформление личной карточки

Параллельно с записью в трудовой книжке заполняется личная карточка формы Т-2, где дублируется информация о приеме на работу.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки должны храниться:

• В сейфе или металлическом шкафу;
• Под ответственностью лица, назначенного приказом;
• С обеспечением конфиденциальности.

Ответственность за нарушения

За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

• Административная — штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Дисциплинарная, замечание, выговор, увольнение;
• Материальная — возмещение ущерба, причиненного неправильным ведением.

Правильное оформление записи о приеме на должность главного бухгалтера в трудовую книжку — это не только соблюдение законодательства, но и важный элемент кадрового документооборота. Следуя приведенным рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и обеспечить сохранность важного документа.

Помните:

• Все записи вносятся на основании приказов;
• Используйте только чернила черного, синего или фиолетового цвета;
• Не допускайте исправлений без надлежащего оформления;
• Соблюдайте порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• При необходимости оформляйте вкладыши.