Трудоустройство к индивидуальному предпринимателю (ИП) — распространенная практика в России. Однако ведение кадровой документации у ИП имеет свои особенности, особенно в части заполнения трудовых книжек. С 2023 года действуют новые правила ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н), которые актуальны и в 2026 году. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись о приеме на работу, какие данные обязательно указывать и приведем актуальный образец.
Обязан ли ИП вести трудовые книжки?
Да, индивидуальный предприниматель, нанимающий работников по трудовому договору, обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника. Это требование Трудового кодекса РФ. Исключение составляют только работодатели — физические лица, не являющиеся ИП (например, соседи, нанявшие домработницу без регистрации бизнеса). ИП же приравнивается в правах и обязанностях к организациям в вопросах трудового законодательства.
Важно помнить: запись в трудовую книжку вносит сам ИП или уполномоченное им лицо (кадровик), назначенное приказом.
Основные правила внесения записей в 2026 году
Согласно действующему Порядку ведения трудовых книжек, при заполнении раздела «Сведения о работе» необходимо соблюдать следующую структуру:
- Графа 1 (№ записи) — порядковый номер записи (нумерация сквозная в разделе).
- Графа 2 (Дата) — дата приема на работу в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении) — здесь вносится основная информация:
- В виде заголовка указывается полное наименование работодателя: «Индивидуальный предприниматель [Фамилия Имя Отчество полностью]».
- Указание ОГРНИП (Основного государственного регистрационного номера ИП) в заголовке не является обязательным по действующему законодательству, но допускается, если это помогает идентифицировать работодателя. Главное — четкое указание статуса «Индивидуальный предприниматель» и ФИО.
- Ниже заголовка пишется: «Принят(а) в [название отдела/должность] в качестве [должность по штатному расписанию]».
- Графа 4 (Основание), номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Нужно ли указывать ОГРНИП в записи?
Многие кадровики задаются вопросом: нужно ли в графе 3 после слов «Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.» добавлять «ОГРНИП 1234567890123»?
Ответ: Законодательство не требует обязательного указания ОГРНИП в трудовой книжке. Достаточно полного наименования: «Индивидуальный предприниматель Петров Петр Петрович». Однако, если ИП желает добавить ОГРНИП для дополнительной идентификации — это не будет ошибкой, но и не является необходимостью.
Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу к ИП
Рассмотрим конкретный пример. Допустим, 15 мая 2026 года ИП Сидоров Алексей Владимирович принял на работу менеджером по продажам Иванову Марину Сергеевну. Приказ № 5-к от .
Как будет выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 12 | Индивидуальный предприниматель Сидоров Алексей Владимирович Принята в отдел продаж в качестве менеджера по продажам. | Приказ ИП Сидорова А.В. от № 5-к |
Примечание: Если ИП использует штамп с наименованием, его оттиск ставится в графе 3 вместо рукописного заголовка. Это разрешено и ускоряет процесс оформления.
Частые ошибки при оформлении
- Отсутствие статуса «Индивидуальный предприниматель», нельзя писать просто «ИП Сидоров А.В.» без расшифровки. Обязательно: «Индивидуальный предприниматель Сидоров Алексей Владимирович».
- Неверная дата — дата в графе 2 должна совпадать с датой приказа и фактического начала работы.
- Отсутствие подписи и печати — после внесения записи она должна быть заверена подписью работодателя (ИП) или уполномоченного лица, а также печатью ИП (если она используется). С 2023 года печать не обязательна, но если она есть, лучше поставить.
- Запись карандашом или с помарками — все записи вносятся чернилами (шариковой, гелевой, перьевой ручкой) черного, синего или фиолетового цвета. Исправления допускаются только по правилам (зачеркивание одной чертой, новая запись с указанием «Запись неверна», новая правильная запись).
Может ли ИП сделать запись самому себе?
Нет. Индивидуальный предприниматель не может внести запись о приеме на работу в свою собственную трудовую книжку, так как он не состоит в трудовых отношениях сам с собой. Трудовая книжка ИП заполняется только при устройстве на работу к другому работодателю. Период предпринимательской деятельности в трудовую книжку не вносится, он подтверждается свидетельством о регистрации ИП и выпиской из ЕГРИП.
Что делать, если ошибка уже допущена?
Если запись внесена неверно (например, указана wrong должность или дата), ее нельзя зачеркивать полностью или закрашивать. Необходимо:
- В следующей свободной строке графы 3 написать: «Запись за № [номер] неверна».
- В графе 4 указать основание для исправления (например, приказ об исправлении записи).
- Внести правильную запись со ссылкой на новый приказ.
Правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу к ИП — важный элемент соблюдения трудового законодательства. Несмотря на то, что ИП — это форма бизнеса для одного человека, при найме сотрудников он становится полноценным работодателем со всеми вытекающими обязанностями. Используйте приведенный образец, следите за актуальностью данных и не забывайте заверять записи подписью и печатью (при наличии).
Помните: грамотно оформленная трудовая книжка, это защита интересов как работника, так и работодателя в случае любых проверок или судебных разбирательств.
Дата актуализации информации: 23 мая 2026 года.