Вопрос правильного оформления документации при найме сотрудников на временные должности остается одним из самых важных в кадровом делопроизводстве. В 2026 году, с учетом действующего законодательства и разъяснений Роструда, правила внесения записей о приеме на работу на время отсутствия основного сотрудника имеют свои четкие особенности. Главная цель — обеспечить юридическую чистоту отношений и защитить права работника.

Когда необходимо вносить запись в трудовую книжку?

Согласно актуальным нормативно-правовым актам и разъяснениям экспертов (в т.ч. КонсультантПлюс и Роструд), запись в трудовую книжку вносится при соблюдении следующих условий:

• Работник принят по срочному трудовому договору.
• Основанием для срочного договора является замещение временно отсутствующего сотрудника (например, нахождение в декрете, длительном отпуске или на больничном).
• Эта работа является для сотрудника основной.
• Трудовая книжка работника ведется в бумажном виде (или по его заявлению работодатель ведет бумажную версию параллельно с электронной).

Важно: Если работник принят для выполнения временных работ (до двух месяцев) или на сезонные работы, запись также вносится, но с указанием соответствующей должности. Однако именно замена отсутствующего сотрудника — наиболее частый случай.

Как правильно сформулировать запись?

Одним из ключевых моментов является формулировка. Многие работодатели ошибочно полагают, что нужно обязательно указывать причину срочности (например, «на время декретного отпуска Ивановой А.А.») прямо в графе о должности. Однако правила заполнения требуют иного подхода.

Запись вносится в традиционном порядке, аналогично записи при приеме на неопределенный срок:

1. Графа 1: Порядковый номер записи.
2. Графа 2: Дата приема на работу (фактического начала исполнения обязанностей).
3. Графа 3: Наименование структурного подразделения (если это принято в организации) и должность. Указание на то, что договор срочный, или причина его заключения в эту графу не вносится.
4. Графа 4: Основание (номер и дата приказа о приеме на работу).

Фраза «принят на время отсутствия основного работника» в графу 3 не пишется. Статус «срочности» фиксируется в самом трудовом договоре и приказе, но не дублируется в тексте записи трудовой книжки, чтобы не загромождать ее и соблюдать единый стандарт.

Нужно ли вносить запись о временном переводе?

Ситуация меняется, если речь идет не о приеме нового сотрудника, а о временном переводе уже работающего специалиста на другую должность внутри компании.

По действующим правилам:

• При временном переводе запись в трудовую книжку не вносится.
• Запись делается только в том случае, если временный перевод впоследствии стал постоянным.

Если временный перевод превратился в постоянный, в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на дату фактического начала исполнения обязанностей по новой должности (дату первоначального временного перевода). В графе 3 указывается, куда и на какую должность переведен работник.

Особенности увольнения временного работника

При прекращении действия срочного договора (выход основного сотрудника) в трудовую книжку вносится запись об увольнении. Она также оформляется стандартно:

• Указывается основание увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ (обычно п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — истечение срока трудового договора).
• В качестве основания указывается приказ об увольнении.

Работодатель обязан ознакомить работника с записью об увольнении и выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора.

Частые ошибки при заполнении

Анализируя практику 2024–2026 годов, можно выделить типичные ошибки, которых следует избегать:

1. Указание причины срочности в графе 3. Фразы вроде «принят на место декретницы» являются лишними и могут быть расценены как нарушение формы ведения книжки.
2. Отсутствие записи при основной работе. Если для сотрудника это основное место работы, запись обязательна, даже если договор заключен всего на несколько месяцев.
3. Внесение записи о временном переводе «на всякий случай». Это считается нарушением, так как закон прямо запрещает вносить записи о временных переводах внутри организации до момента их закрепления как постоянных.

Правильное ведение трудовых книжек временных сотрудников — это баланс между соблюдением формальных требований и защитой прав работника. Помните: запись о приеме вносится всегда, если работа является основной, но в самой записи не нужно уточнять временный характер замещения. Все нюансы срочности отражаются в трудовом договоре и приказе, которые являются первичными документами для кадровика.

Соблюдение этих правил в 2026 году поможет избежать претензий со стороны проверяющих органов и обеспечит корректность трудового стажа ваших сотрудников.