Прием сотрудника по срочному трудовому договору (СТД) — это распространенная практика в российских организациях, особенно при временных потребностях: замена отпускающих сотрудников, выполнение сезонных работ, проектное сотрудничество и т․д․ Однако оформление таких договоров сопряжено с рядом обязательных процедур, включая внесение записи в трудовую книжку․ Нарушение порядка ведения трудовой книжки может повлечь административную ответственность работодателя, поэтому важно точно знать, как правильно оформить запись при приеме на работу по срочному договору․
Когда оформляется запись в трудовую книжку при приеме по срочному договору?
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при приеме на работу впервые работодатель обязан оформить работнику трудовую книжку․ Это касается как бессрочных, так и срочных трудовых договоров․ То есть, если работник впервые устраивается на работу — трудовая книжка оформляется независимо от срока действия договора․
Если работник уже имеет трудовую книжку (например, ранее работал), то при приеме по срочному договору в нее вносится запись о новом месте работы․ Исключение — случаи, когда работник предоставляет электронную трудовую книжку (ЭТК)․ В этом случае бумажная книжка не ведется, а все записи делаются в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ․
Какие документы требуются при приеме на работу по срочному договору?
Перед оформлением записи в трудовую книжку работодатель обязан запросить у соискателя следующие документы:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Трудовая книжка (если есть) или заявление о желании вести трудовую книжку в электронной форме;
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета);
- Документ об образовании (если требуется по должности);
- Справка о отсутствии судимости (для отдельных профессий);
- Медицинская книжка или справка (для работников в сфере питания, образования, здравоохранения и т․д․)․
Если работник впервые устраивается на работу и не имеет трудовой книжки — работодатель обязан ее оформить в день заключения трудового договора․
Как оформить запись в трудовую книжку при приеме по срочному договору?
Запись в трудовую книжку при приеме на работу по срочному договору должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- Номер записи — по порядку, начиная с первой;
- Дата приема — дата, с которой работник приступил к работе (дата начала действия трудового договора);
- Наименование работодателя — полное наименование организации (как в учредительных документах);
- Должность — указывается точно так, как в штатном расписании;
- Основание для приема — «принят на работу по срочному трудовому договору»;
- Срок действия договора — указывается в виде «на срок с … по …» или «на время выполнения определенной работы»;
- Номер и дата приказа, ссылка на приказ о приеме на работу (№ и дата);
- Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя) и печать организации (если есть)․
Пример записи в трудовой книжке:
Запись № 15
Принят на работу: в ООО «Светлый путь» на должность менеджера по продажам․
Основание: заключен срочный трудовой договор № 7/2026 от г․ на срок с по г․ для выполнения временных обязанностей по замене отпускающего сотрудника․
Приказ № 12-к от г․
Подпись: ___________ /И․И․ Иванова/
Печать: [печать организации]
Особенности при использовании электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2020 года в России введена возможность ведения трудовой книжки в электронной форме․ Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, то:
- Бумажная трудовая книжка не оформляется и не ведется;
- Все записи (прием, перевод, увольнение) вносятся в информационную систему Пенсионного фонда РФ;
- Работодатель обязан передавать сведения в ПФР в течение одного рабочего дня с даты издания приказа;
- Работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или через портал Госуслуги․
Важно: если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, но подал заявление на ЭТК — работодатель продолжает вести бумажную книжку до момента увольнения, а все новые записи (включая прием по срочному договору) вносятся только в электронный реестр․
Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку?
Если работник впервые устраивается на работу и не имеет трудовой книжки — работодатель обязан:
- Оформить трудовую книжку в день заключения трудового договора;
- Заполнить ьный лист (ФИО, дата рождения, СНИЛС — на основании паспорта и СНИЛС);
- Внести запись о приеме на работу по срочному договору;
- Выдать трудовую книжку работнику под роспись․
Если работник предоставил трудовую книжку, но запись о предыдущем месте работы отсутствует — работодатель не вправе вносить записи о прошлых местах работы․ Он вносит только текущую запись о приеме․
Частые ошибки при оформлении записей
- Не указание срока действия договора — запись должна содержать информацию о том, что договор срочный и на какой срок․
- Использование сокращений, наименование организации и должности должны быть полными, как в уставе и штатном расписании․
- Отсутствие ссылки на приказ, без указания номера и даты приказа запись считается недействительной․
- Неправильное оформление ЭТК — если работник подал заявление на ЭТК, но работодатель продолжает вести бумажную книжку — это нарушение․
- Запись без подписи и печати, запись без подписи ответственного лица и печати (если организация использует печать) не имеет юридической силы․
Ответственность работодателя
Нарушение правил ведения трудовых книжек влечет административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей․
Кроме того, при судебных спорах отсутствие или неправильная запись в трудовой книжке может быть расценена как нарушение трудовых прав работника, что ведет к восстановлению на работе и выплате компенсаций․
Прием работника по срочному трудовому договору — это не менее ответственная процедура, чем прием на бессрочную работу․ Запись в трудовую книжку должна быть выполнена точно, в установленные сроки и с соблюдением всех требований законодательства․ Правильно оформленная запись — это не только формальность, но и защита прав работника и работодателя в будущем․
Рекомендуется:
- Всегда проверять наличие трудовой книжки или заявления на ЭТК;
- Соблюдать сроки внесения записей — в день приема;
- Хранить приказы о приеме и трудовые книжки в течение 75 лет (для бумажных);
- Обучать кадровых работников правилам ведения трудовых книжек․
Помните: точность и законность в оформлении — основа доверия между работодателем и сотрудником, а также залог отсутствия претензий со стороны контролирующих органов․