Дата публикации:

Правовая основа оформления записи

Согласно Трудовому кодексу РФ и Приказу Минтруда № 320н, запись в трудовую книжку делается на основании приказа (распоряжения) работодателя. Для ИП такой приказ оформляется в виде:

• приказа ИП о приёме на работу;
• дополнительного приказа о переводе, повышении, увольнении и т.п.

Срок внесения записи – не позднее недели с момента подписания приказа. При увольнении запись вносится в день увольнения.

Как правильно оформить приказ ИП о приёме на работу

Шаблон приказа

ИП Фамилия И.О.
приказ
№ ____ от "__" _______ 2026 г.

О приёме на работу

Принять на работу (указать ФИО работника) в должность _____________________ (профессия) с даты "__" _______ 2026 г.
Установить размер заработной платы – _____________________ руб. в месяц.
Установить испытательный срок – ____ месяцев (если предусмотрен).
Уведомить работника о правилах внутреннего трудового распорядка и о необходимости ознакомления с Трудовым договором.

Основание: Трудовой договор № ___ от "__" _______ 2026 г.

Подпись ______________________
(ИП Фамилия И.О.)

После подписания приказа работодатель вносит запись в трудовую книжку согласно образцу, приведённому ниже.

Образец записи в трудовой книжке при приёме на работу к ИП

Запись делается в раздел «Записи о приёме на работу» (страница 2‑3 трудовой книжки). Текст записи должен полностью соответствовать приказу.

Дата приема: 
Наименование организации (ИП): ИП Иванов И.И.
Серия и номер приказа: № 12 от 
Должность (профессия): менеджер по продажам
Ставка (оклад): 55 000 руб.
Испытательный срок: 3 месяца
Подпись работодателя: ______________________
(ИП Иванов И.И.)

Пошаговая инструкция заполнения трудовой книжки

1. Подготовьте приказ ИП. Убедитесь, что в нём указаны все обязательные реквизиты (номер, дата, должность, оклад, испытательный срок, основание).
2. Проверьте соответствие данных. ФИО, дата рождения, паспортные данные в приказе должны совпадать с данными в трудовой книжке.
3. Заполните запись в трудовой книжке. Используйте чёрную чернильную ручку, печатными буквами, без исправлений.
4. Подпишите запись. Подпись работодателя (ИП) ставится внизу записи.
5. Сделайте копию приказа. Храните её в личном деле работника.
6. Сдайте трудовую книжку работнику. После внесения записи работник получает книжку обратно в течение 5 рабочих дней.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли оформить запись без приказа? Нет. Запись без приказа считается ошибкой и влечёт административную ответственность.
• Что делать, если в книжке допущена ошибка? Оформить запись об исправлении в следующей странице, указав причину и ссылку на оригинальный приказ.
• Нужна ли запись в трудовую книжку, если ИП нанимает себя? По закону ИП, действующий без образования юридического лица, запись в трудовую книжку не требуется.
• Можно ли использовать электронную форму (ЭТК) вместо бумажной? Да, если работник согласен и у работодателя есть система электронного документооборота, однако запись в бумажной книжке остаётся обязательной, если работник её требует.

Где скачать готовые образцы

Для удобства вы можете скачать готовые шаблоны в формате DOCX и PDF по следующим ссылкам (примерные ссылки):

• Приказ ИП о приёме на работу (DOCX)
• Приказ ИП о приёме на работу (PDF)
• Запись в трудовую книжку (DOCX)
• Запись в трудовую книжку (PDF)

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие номера и даты приказа. Заполняйте эти поля обязательно – без них запись считается недействительной.
• Неправильный шрифт. Записывайте только печатными буквами, без сокращений.
• Заполнение записи позже недели. Делайте запись в течение 7 дней, иначе работодатель может быть привлечён к ответственности.
• Неуказание испытательного срока. Если он предусмотрен, обязательно указывайте его длительность.
• Отсутствие подписи ИП. Подпись обязательна; без неё запись считается неполной.

Оформление записи в трудовую книжку при приёме на работу к индивидуальному предпринимателю – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований. Следуя представленной инструкции и используя готовые образцы, вы сможете избежать типичных ошибок, сократить время оформления и обеспечить законность трудовых отношений.

Помните, что правильная запись – это не только формальность, но и гарантия прав работника и работодателя.

Автор статьи – юридический консультант по трудовому праву. Все материалы актуальны на .