Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина․ Правильное оформление записей в ней особенно важно при приёме на работу «на замену» сотруднице, находящейся в декретном отпуске․ В статье рассмотрим, какие нормативные акты регулируют данный процесс, как правильно оформить запись, какие типичные ошибки следует избегать и что делать в случае их обнаружения․

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 75, пункт 2: работодатель обязан вносить запись о приёме на работу в трудовую книжку каждого работника, в т․ч․ и по срочному трудовому договору․
• Федеральный закон № 323‑ФЗ «Об основах охраны труда» – подтверждает необходимость документального фиксирования всех периодов работы․
• Приказ Минтруда России от № 442н – образцы записей в трудовой книжке․
• Постановление Правительства РФ от № 660 – порядок учёта стажа при уходе в отпуск по беременности и родам (по уходу за ребёнком)․

Все эти документы указывают, что запись в трудовую книжку делается независимо от того, является ли договор срочным и на какой срок он заключён․

Когда запись обязательна?

1. Работник принят по срочному трудовому договору для замещения сотрудницы, находящейся в декретном отпуске․
2. Работник принят по временной (проектной) работе, но в договоре явно указано, что срок действия привязан к периоду декретного отпуска․
3. Сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребёнком, не увольняется․ В этом случае запись в её книжку не делается – место сохраняется за ней․

Иными словами, запись в трудовую книжку делается всегда для нового сотрудника, даже если его работа ограничена только периодом замещения․

Как оформить запись в трудовой книжке

Необходимые документы

• Приказ работодателя о приёме на работу (образец приказа)․
• Срочный трудовой договор, в котором указаны:
  • дата начала и окончания работы;
  • основание – замещение сотрудницы в декретном отпуске;
  • должность и оклад․
• Заявление работника о приёме на работу (по желанию)․

Текст записи (по образцу приказа Минтруда)

Запись в трудовой книжке делается в разделе «Сведения о трудовой деятельности» (страница 2‑3); Пример:

 –  – ООО «Пример», г․ Москва – заместитель менеджера (по замещению сотрудницы Ивановой А․А․, находящейся в отпуске по уходу за ребёнком)․ Договор № 45/2026, срок действия – 3 месяца․

В записи указываются:

• Дата начала и окончания работы;
• Наименование организации (полное официальное название);
• Должность;
• Основание (замещение в декретном отпуске);
• Номер и дату трудового договора (по желанию)․

Пошаговый алгоритм

1. Подготовка заявления – работник подаёт заявление о приёме на работу․
2. Составление приказа – руководитель издаёт приказ «О приёме на работу (замещение в декретном отпуске)»․
3. Подписание договора – обе стороны подписывают срочный трудовой договор․
4. Внесение записи – кадровик вносит запись в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты начала работы․
5. Выдача копии записи – работнику предоставляется копия внесённой записи (по требованию)․

Частые ошибки и как их избежать

Помните, что любые исправления в трудовой книжке требуют письменного заявления работника и приказа работодателя об исправлении․

Вопросы и ответы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если сотрудница в декрете не увольняется?

Нет․ Если женщина сохраняет своё рабочее место, запись в её трудовую книжку не делается․ Место остаётся за ней, а её стаж продолжает учитываться автоматически․

Можно ли оформить временную работу без трудового договора?

Нет․ Трудовой договор обязателен, даже если он срочный и ограничен периодом декрета․ Без договора запись в книжку невозможна․

Какой срок для внесения записи?

Согласно ТК РФ, запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней с даты начала работы․

Что делать, если запись была сделана с ошибкой?

Необходимо:

1. Подать письменное заявление о внесении исправления․
2. Работодатель издаёт приказ «Об исправлении записи в трудовой книжке»․
3. Кадровый специалист вносит исправления, ставит подпись и печать․

Учтётся ли период работы в декретной замене при расчёте пенсии?

Да․ Период, зафиксированный в трудовой книжке, автоматически учитывается Пенсионным фондом России при расчёте страхового стажа․

Пример полного приказа о приёме на работу на время декрета

Приказ № 27/2026
от г․

Об организации временного (срочного) трудового договора с заменой сотрудницы в декретном отпуске
В соответствии со ст․ 75 ТК РФ, ст․ 2 Положения о порядке ведения трудовых книжек,
приказываю:

Принять на работу Иванову Елену Сергеевну, г․, в должность заместитель менеджера в ООО «Пример», г․ Москва, на условиях срочного трудового договора № 45/2026 сроком с г․ по г․ (замещение сотрудницы Петровой А․А․, находящейся в отпуске по уходу за ребёнком)․

Оформить и подписать с работником трудовой договор, а также оформить запись в трудовой книжке в разделе «Сведения о трудовой деятельности» в соответствии с образцом приказа Минтруда РФ․

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Петрова И․И․

Подпись руководителя ______________________
(Иванов И․И․)

• Запись в трудовой книжке о работе на время декрета обязательна для всех временно принятых сотрудников․
• Основанием является приказ о приёме на работу и подписанный срочный трудовой договор․
• Запись должна содержать точные даты, полное название организации, должность и указание основания (замещение в декретном отпуске)․
• Своевременное и корректное оформление записи гарантирует учёт стажа в ПФР и предотвращает проблемы с пенсией․

Соблюдая изложенные рекомендации, работодатели и сотрудники смогут избежать типичных ошибок и обеспечить надёжную документальную фиксацию периода работы на замену в декретном отпуске․