Оформление заверенной копии трудовой книжки — одна из самых частых процедур на предприятиях. Обычно сотрудникам она требуется для предоставления в банк для получения кредита, в государственные органы или для оформления визы. Несмотря на кажущуюся простоту, процесс имеет строгие регламенты, и малейшая ошибка может сделать документ недействительным.
Обязанность ли это работодателя?
Да, безусловно. Одна из главных обязанностей работодателя — предоставить сотруднику по его требованию копию трудовой книжки. Это касается как бумажной версии документа, так и выписок из электронной. Согласно закону, работодатель обязан выдать документ в течение трех рабочих дней с момента получения письменного заявления от работника. При этом работодатель не имеет права требовать объяснения причин, для чего нужна копия, и не вправе отказывать в ее выдаче.
Пошаговая инструкция по заверению
Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо строго соблюдать правила делопроизводства. Рассмотрим алгоритм действий:
Шаг 1: Изготовление копии
Необходимо снять копии всех заполненных листов трудовой книжки, включая:
- ьный лист (где указаны ФИО, дата рождения, образование и подпись владельца);
- Все страницы с записями о приеме на работу и увольнении;
- Страницы с записями о награждениях (если они есть).
Копии пустых страниц делать не нужно. Каждый лист должен быть читаемым, без искажений и обрезанных углов.
Шаг 2: Нанесение заверительной надписи на каждый лист
На каждом скопированном листе (или под ним, если позволяет место) ставится следующая информация:
- Слово «Верно» (или «Копия верна»);
- Должность лица, заверяющего документ;
- Личная подпись заверяющего;
- Расшифровка подписи (И.О. Фамилия);
- Дата заверения;
- Печать организации (при наличии).
Шаг 3: Заверение записи «работает по настоящее время»
Это самый важный этап, так как именно эта фраза подтверждает текущий статус сотрудника. Надпись «работает по настоящее время» проставляется только на последнем листе копии, где содержится запись о приеме на текущее место работы.
Фраза пишется ниже последней записи в трудовой книжке или под заверительной надписью на данном листе. Пример правильного оформления последнего листа:
Верно
Специалист отдела кадров [Подпись] А.А. Иванова
Работает по настоящее время.
Печать [ООО «Название»]
Прошивка документа: когда она необходима?
Хотим пояснить важный нюанс: Вы можете предоставить в Банк или иную организацию копию трудовой книжки, каждый лист которой будет заверен работодателем отдельно. Однако многие учреждения (особенно банки при выдаче крупных кредитов или ипотеки) требуют прошитую и пронумерованную копию.
Если требуется прошивка, делается следующее:
- Все листы складываются вместе и прошиваются прочной нитью;
- На оборотной стороне последнего листа концы нити завязываются в узел и заклеиваются наклейкой (листом бумаги);
- На наклейке ставится печать организации так, чтобы она частично заходила на наклейку, а частично — на сам лист документа;
- На наклейке пишется: «Верно. Прошито, пронумеровано и скреплено печатью на [количество] листах. Работает по настоящее время», ставится дата, подпись и расшифровка подписи ответственного лица.
Срок действия заверенной копии
По закону заверенная копия трудовой книжки не имеет строго установленного срока давности. Однако на практике банки и другие организации устанавливают свои лимиты. Чаще всего:
- Для получения кредита — копия действительна 30 дней с момента заверения;
- Для получения ипотеки — иногда требуют копию не старше 14 дней.
Если в период между заверением копии и предоставлением ее по назначению в трудовую книжку были внесены новые записи (например, перевод на другую должность), копия автоматически становится недействительной, и ее нужно переделывать.
Частые ошибки, которых нужно избегать
- Отсутствие даты заверения. Без даты документ не имеет силы.
- Отсутствие печати. Даже если организация работает без печати, для заверения трудовых книжек она необходима (или нужно иметь официально утвержденный документ о том, что печать не используеться).
- Размытый или нечитаемый текст копии.
- Отсутствие фразы «работает по настоящее время». Без нее документ считается незавершенным и не подтверждает текущее трудоустройство.
- Заверение неуполномоченным лицом. Копию может заверять только руководитель, главный бухгалтер (если он уполномочен) или сотрудник кадровой службы.
Правильное заверение копии трудовой книжки с пометкой «работает по настоящее время» — это гарантия того, что сотрудник без проблем получит кредит, оформит пособие или визу. Главное — соблюдать стандарты делопроизводства, следить за читаемостью копий и не забывать о всех необходимых реквизитах на каждом листе.