В 2026 году требования к оформлению заверенных копий трудовых книжек остаются актуальными, особенно когда документ нужен для получения кредита, ипотеки или других банковских продуктов. Ниже представлен пошаговый гайд, основанный на действующих нормативных актах, ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и практике кадровых служб.

Почему банк требует заверенную копию?

Банк нуждается в подтверждении официальной занятости и стабильного дохода заёмщика. Заверенная копия трудовой книжки служит гарантией того, что сведения о месте работы, должности и стаже являются достоверными и не были подделаны.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документооборот. Правила оформления копий документов» – устанавливает порядок заверения копий.
• Приказ Минтруда России № 123н от – уточняет требования к указанию места хранения оригинала трудовой книжки (с ).

Кто может заверить копию?

Заверение копии трудовой книжки производит уполномоченное лицо организации:

• руководитель организации;
• уполномоченный сотрудник отдела кадров (кадровик, специалист по работе с персоналом);
• нотариус (в случае, если организация не может предоставить заверение).

Последовательность действий при заверении копии для банка

1. Подготовка оригинала – убедиться, что трудовая книжка находится в хорошем состоянии, все записи читаемы, нет повреждений.
2. Снятие копии – сделать четкую черно‑белую ксерокопию или сканировать каждый лист трудовой книжки (включая обложку и все страницы с записями).
3. Проверка полноты – убедиться, что скопированы все листы, включая пустые (если они имеют номера).
4. Нумерация листов копии – пронумеровать листы копии последовательно (1, 2, 3 …) в правом верхнем углу.
5. Заверяющая надпись – на каждом листе копии (или на последнем листе, если копия прошита) сделать запись:

Пример заверяющей надписи (в соответствии с ГОСТ):

Копия верна
Всего прошито, пронумеровано и заверено __ листов;
Подлинник документа находится в наименование организации в деле № __ за __ год;
ФИО ответственного за ведение кадровых документов:
Должность: _____________________
Подпись: _____________________
Расшифровка подписи: _____________________
Дата заверения: «__» __________ 2026 г.

Если копия прошита, то в надписи указывают количество прошитых листов, а также ставят печать организации (если она используется).

Особенности заверения для внешних пользователей (банк)

Согласно пункту 4.2 ГОСТ Р 7.0.97‑2016, копии, предназначенные для внешних получателей (банки, суды, органы соцзащиты), должны содержать:

• указание места хранения оригинала трудовой книжки (наименование организации, номер дела, год);
• ФИО, должность и подпись ответственного лица;
• дата заверения;
• количество листов, прошитых, пронумерованных и заверенных.

Для внутренних пользователей (например, передача из отдела кадров в бухгалтерию) достаточно надписи «Копия верна» с датой и подписью; указание места хранения оригинала не обязательно.

Образец заверенной копии трудовой книжки для банка (2026)

Копия верна
Всего прошито, пронумеровано и заверено 12 листов
Подлинник документа находится в ООО «СтройГарант» в деле № 45/2024 за 2024 год
ФИО ответственного: Иванов Иван Иванович
Должность: ведущий специалист отдела кадров
Подпись: _____________________
Расшифровка подписи: Иванов И.И.
Дата заверения: 15 мая 2026 г.

Частые ошибки при заверении копии

• Отсутствие указания места хранения оригила – приводит к отказу банка принять документ.
• Непрошитая копия без указания количества листов – нарушает требования ГОСТ.
• Использование только штампа «Копия верна» без подписи и даты – не считается достаточным заверением.
• Неразборчивая или неполная подпись ответственного лица – вызывает сомнения в подлинности.
• Копия низкого качества (размытый текст, обрезанные поля) – банк может потребовать повторное предоставление.

Сроки выдачи заверенной копии

Согласно внутренним регламентам большинства организаций, заверенную копию трудовой книжки следует выдать в течение 3 рабочих дней с момента получения письменного заявления сотрудника. Если требуется нотариальное заверение, срок может увеличиться до 5‑7 дней в зависимости от загрузки нотариальной конторы.

Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?

В случае утери оригинала необходимо:

1. Составить акт о утере трудовой книжки (по форме, утверждённой организацией).
2. Получить дубликат трудовой книжки в отделе кадров (по заявлению сотрудника).
3. После получения дубликата выполнить стандартную процедуру заверения копии для банка.

Правильное заверение копии трудовой книжки для банка требует внимательного соблюдения формальных требований: указание места хранения оригила, прошивание и нумерация листов, наличие подписи, даты и ФИО ответственного лица. Следуя представленному алгоритму и избегая типичных ошибок, вы сможете быстро получить документ, который будет принят любой банковской организацией без замечаний.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалисту отдела кадров или юристу компании; они помогут оформить копию в полном соответствии с действующим законодательством.