Сегодня 09:43:33 () актуально обсудить, как оформлять заверенную копию трудовой книжки в соответствии с последними нормативными актами и практикой 2025‑2026 годов. В статье собраны основные требования, образцы оформления и практические рекомендации для сотрудников и кадровых служб.
Нормативная база
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – стандарт, регламентирующий оформление заверенных копий документов, включая трудовые книжки.
- Статья 62 ТК РФ – устанавливает право работника получить копию трудовой книжки по письменному заявлению.
- Внутренние приказы и положения организаций могут устанавливать дополнительные сроки действия копии (например, 30 дней).
Согласно данным из сети (оценка 5,0 (2) от 13 янв. 2026 г.), образец заверения трудовой книжки по‑новому выглядит следующим образом:
13 янв. 2026 г. – Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, оформляется по ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
Варианты заверения копии трудовой книжки
Существует два допустимых варианта оформления надписи о верности копии:
- «Верно» – краткая формулировка, подтверждающая точное соответствие копии оригиналу.
- «Копия верна» – более развернутая формулировка, часто используемая в кадровой практике.
На каждой странице копии необходимо указать:
- Надпись «Верно» или «Копия верна»;
- Должность и фамилию лица, заверяющего копию;
- Дата заверения;
- Подпись заверяющего (с расшифровкой);
- Печать организации (если она имеется).
Первый и последний листы представленной копии должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью. Если листы копии трудовой книжки многочисленны, промежуточные листы могут быть заверены только подписью и датой, но без печати – это допустимо по ГОСТ;
Порядок получения заверенной копии в 2025‑2026 гг.
- Сотрудник подаёт письменное заявление в отдел кадров (или непосредственно руководителю) с запросом о выдаче заверенной копии трудовой книжки.
- Кадровая служба проверяет наличие оригинальной трудовой книжки в организации. Если книжка хранится у работодателя, копия делается и заверяется согласно пункту 2.
- Если трудовая книжка не находится в организации (например, уволенный сотрудник хранит её сам), работодатель не может заверить её копию – в этом случае сотрудник должен обратиться в архив или к предыдущему работодателю.
- После заверения копия выдаётся сотруднику под расписку.
Заверенная копия действует, пока сотрудник продолжает работать в компании. Однако многие ведомства (например, ПФР, налоговые органы) устанавливают собственный срок действия копии – чаще всего 30 дней с даты заверения. По истечении этого периода потребуется новая копия.
Образец оформления заверенной копии трудовой книжки
----------------------------------------------------------------- | КОПИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ | | | | Страница 1 | | ---------------------------------------------------------- | | | Копия верна | | | | Должность: специалист отдела кадров | | | | Фамилия: Иванов Иван Иванович | | | | Дата: | | | | Подпись: ___________ (Иванов И.И.) | | | | Печать: [круглая печать организации] | | | ---------------------------------------------------------- | | | | [Текст трудовой книжки – полностью воспроизведён] | | | | Страница N (последняя) | | ---------------------------------------------------------- | | | Копия верна | | | | Должность: специалист отдела кадров | | | | Фамилия: Иванов Иван Иванович | | | | Дата: | | | | Подпись: ___________ (Иванов И.И.) | | | | Печать: [круглая печать организации] | | | ---------------------------------------------------------- | -----------------------------------------------------------------
В примере использована формулировка «Копия верна». При желании можно заменить её на «Верно» – остальные элементы остаются неизменными.
Архивная копия трудовой книжки
Согласно ГОСТ Р 51141‑98, архивная копия – это официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных. В контексте трудовой книжки архивная копия может потребоваться при:
- восстановлении утраченной оригинальной книжки;
- предоставлении сведений в пенсионный фонд или другие государственные органы;
- проведении внутреннего аудита кадровой документации.
Архивная копия оформляется по тем же правилам, что и обычная заверенная копия, но дополнительно указывается номер дела, дата поступления в архив и ссылка на поисковый ключ.
Практические советы
- Всегда проверяйте, что на каждой странице копии присутствует надпись о верности и данные заверяющего.
- Сохраняйте электронный скан заверенной копии в защищённом хранилище (например, в корпоративном SharePoint или зашифрованной папке) – это упростит последующие запросы.
- Если организация использует электронный документооборот, заверенную копию можно оформить с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
- При запросе копии от бывшего сотрудника уточните, хранится ли у вас оригинал трудовой книжки; если нет, направьте запрос к предыдущему работодателю или в архив;
Оформление заверенной копии трудовой книжки по‑новому требует соблюдения четких требований ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и внутренних нормативов компании. Главное – наличие надписи «Верно» или «Копия верна», указание должности, фамилии, даты, подписи и печати заверяющего лица, а также своевременное получение письменного заявления от сотрудника. Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете избежать ошибок при оформлении копий и обеспечить их юридическую значимость для любых целей – от трудоустройства до подачи документов в государственные органы.
Надеемся, представленная информация окажется полезной как для специалистов кадровых служб, так и для сотрудников, которым необходима заверенная копия трудовой книжки.