В 2026 году процедура оформления заверенной копии трудовой книжки остаётся важным элементом документооборота как для сотрудников‚ так и для сторонних организаций (банков‚ паспортно‑визовых центров и др.). Ниже изложены все актуальные требования‚ порядок действий и образцы оформления‚ которые помогут правильно оформить запись‑заверение.
Почему может потребоваться заверенная копия?
- Подача в банк или кредитное учреждение;
- Получение визы‚ паспортных услуг‚ страховых выплат;
- Передача данных в другие отделы организации;
- Подтверждение трудового стажа при смене работодателя.
Что именно нужно указать в записи‑заверении?
По новому ГОСТу 2026 в конце копии обязательно указываются:
- Место хранения оригинала (например‚ «Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «ХХХ»»);
- Номер и год дела;
- Запись о том‚ что копия заверена работодателем;
- Формулировку «Верно (Копия верна)»‚ подпись‚ должность и дату;
- Отметку «Работает по настоящее время» на последнем листе‚ если в книжке есть записи о текущей работе.
Кто может производить заверение?
Обычно это делает:
- Кадровик (если в компании есть специалист по персоналу);
- Директор или уполномоченный руководитель;
- Нотариус (при необходимости дополнительного подтверждения подлинности).
Пошаговый алгоритм оформления
- Подготовка копии – отсканировать и распечатать все заполненные страницы от ьного листа до последнего.
- Нумерация страниц – пронумеровать каждую страницу (например‚ 1‑5).
- Скрепление – скрепить листы в единый документ (клейкая лента‚ скрепка).
- Запись‑заверение – на каждой странице или только на последней проставить:
- Штамп/печать работодателя;
- Запись «Верно (Копия верна)»;
- ФИО‚ должность‚ подпись и дату лица‚ заверяющего документ;
- Указание места хранения оригинала.
- Отметка «Работает по настоящее время» – в конце копии добавить текущую дату и фразу «Работает по настоящее время».
Примеры оформления
Общий шаблон записи‑заверения
Верно (Копия верна) Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «ХХХ» в деле за 2026 год. Заверено _______________________ (должность‚ ФИО‚ подпись)
Пример для банковского запроса
Копия заверенной трудовой книжки для подачи в банк:
- Надпись: Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Альфа» в деле за 2026 год;
- Запись: Верно (Копия верна);
- Подпись и должность: Кадровик Иванов И.И.;
- Штамп организации;
- Отметка «Работает по настоящее время» внизу последней страницы.
Пример для визового центра
Требуется указать точный адрес хранения оригинала и номер дела:
Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Бета»‚ дело № 2026‑00123. Верно (Копия верна) Кадровик Петрова П.П.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие штампа – без печати документ считается не заверенным.
- Неуказание места хранения – госорганы требуют точные данные;
- Омиссивная подпись – подпись должна быть расшифрована (ФИО полностью).
- Неуказание даты – дата заверения обязательна.
Что делать‚ если оригинал утрачен?
В случае потери оригинальной трудовой книжки:
- Сделать дубликат на основании служебных записей;
- Получить справку от отдела кадров о факте утраты;
- Оформить заверенную копию по тем же правилам‚ но добавить пометку «Копия составлена на основании служебных записей».
Краткое резюме
Заверенная копия трудовой книжки в 2026 году должна содержать:
- Полный набор страниц;
- Нумерацию и скрепление;
- Запись «Верно (Копия верна)» с подписью‚ должностью и датой;
- Указание места хранения оригинала;
- Отметку «Работает по настоящее время»;
- Штамп/печать организации.
Соблюдая указанный порядок‚ вы гарантируете‚ что копия будет принята банками‚ паспортно‑визовыми центрами и другими организациями без дополнительных уточнений.
Полезные ссылки
- Налоговый портал – образцы заверенных копий
- КонсультантПлюс – ГОСТ 2026
- Библиотека образцов заверенных копий
Если понадобится дополнительная консультация – обратитесь к вашему кадровому отделу или к нотариусу.