Ведение трудовой книжки – обязательная процедура для большинства работников, подтверждающая их стаж и место работы. Чтобы оформить соответствующую запись, сотрудник часто подаёт заявление в отдел кадров или в бухгалтерию. Ниже подробно рассматриваем, какие виды заявлений используются, как их правильно оформлять и какие нюансы следует учитывать.

Правовая основа

Трудовой кодекс РФ и нормы Трудового законодательства регулируют порядок заполнения и ведения трудовых книжек. Главное требование – заявление сотрудника о необходимости внесения сведений в трудовую книгу. Документ может быть оформлен в бумажном виде или в электронном формате, если работник не отказался от бумажной формы.

Когда требуется заявление?

• При первом трудоустройстве – для внесения сведений о начале работы.
• При изменении данных (ФИО, место работы, должность).
• При увольнении – для оформления закрытия записи.

Формы заявлений

Заявления могут быть оформлены в разных формах, но все они должны содержать основные элементы:

1. ФИО сотрудника.
2. Должность и подразделение.
3. Тип операции (внесение новой записи, изменение данных, закрытие записи).
4. Дата подачи заявления.
5. Подпись сотрудника.

Форма заявления свободная, однако в ней обязательно должна быть указана цель – ведение трудовых книжек.

Бумажный вариант

Традиционный способ – заполнить заявление на обычном листе бумаги. После подписи документ передаётся руководителю для резолюции (одобрения).

Электронный вариант

Если сотрудник не отказался от бумажной формы, допускается одновременно использовать электронный документ. Электронное заявление может быть отправлено по e‑mail или загружено в корпоративную систему.

Как правильно оформить заявление

Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления:

1. Шапка документа. Указывается название организации, отдел кадров.
2. Данные сотрудника. ФИО, должность, подразделение.
3. Текст заявления. Формулировка «Заявление о внесении сведений в трудовую книжку» или «Заявление о закрытии записи в трудовой книжке».
4. Указание целей. Например: «Внести сведения о начале работы с », «Внести изменение ФИО с ».
5. Подпись и дата. После подписи документ передаётся руководителю;

Важно помнить, что заявление может сопровождаться приложениями (копия трудового договора, приказ о приёме на работу и т.п.).

Примеры заявлений

Заявление о внесении сведений

Заявление
о внесении сведений в трудовую книжку

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в отделе продаж,
прошу внести в мою трудовую книжку сведения о
начале работы с г.
Подпись: ___________________ Дата: 

Заявление о закрытии записи

Заявление
о закрытии записи в трудовой книжке

Я, Петрова Мария Сергеевна, прошу закрыть запись
о моём трудовом статусе в связи с увольнением
с г.
Подпись: ___________________ Дата: 

Особенности и рекомендации

• Своевременность. Заявление необходимо подавать до окончания рабочего дня, в который планируется внести изменения.
• Сохранность. Оригинал заявления хранится в кадровом отделе, копия – у сотрудника.
• Электронный документооборот. При использовании электронных форм следует обеспечить их подпись электронной подписью или подтверждение получения.
• Отказ от бумажной формы. Если сотрудник явно указал, что не желает использовать бумажную форму, работодатель обязан предоставить возможность оформить заявление исключительно в электронном виде.

Заявления от сотрудников на ведение трудовых книжек – важный элемент документооборота, позволяющий поддерживать актуальность данных о трудовом стаже и месте работы. Правильное оформление заявления, своевременная подача и соблюдение требований законодательства позволяют избежать ошибок и ускорить процесс оформления трудовых записей. При необходимости, работодатели могут использовать как бумажные, так и электронные формы, что повышает гибкость и эффективность кадрового процесса.