С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным. К 2025 году этот процесс уже стал стандартом для большинства работодателей и сотрудников. Однако многие работники до сих пор не знают, как правильно оформить заявление на переход на электронную трудовую книжку (ЭТК), какие документы нужны, и что происходит после подачи заявления. В этой статье мы подробно разберём все аспекты оформления заявления на электронную трудовую книжку в 2025 году — от законодательной базы до практической подачи заявления.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие важные данные. Эта информация хранится в системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна через портал Госуслуги или сайт Социального фонда России.
Важно понимать: электронная трудовая книжка не отменяет бумажную. Если вы подаёте заявление на ЭТК, ваш работодатель обязан выдать вам бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей записью о переходе. После этого все новые сведения будут вноситься только в электронный реестр.
Законодательная база
Правила ведения электронных трудовых книжек регулируются:
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ — устанавливает право работника на выбор формата ведения трудовой книжки;
- Федеральный закон № 439-ФЗ от — вводит в действие электронные трудовые книжки и определяет порядок их ведения;
- Постановление Правительства РФ № 1728 от , утверждает форму заявления и порядок передачи данных в ПФР.
Согласно закону, работник сам выбирает формат: оставаться с бумажной трудовой книжкой или перейти на электронную. Никто не может принудить вас к переходу — это исключительно ваше право.
Кто может подать заявление на электронную трудовую книжку?
Заявление на переход на электронную трудовую книжку может подать:
- Текущий сотрудник организации, в любой момент, даже если он работает уже много лет;
- Новый сотрудник — при трудоустройстве, если он не имеет бумажной трудовой книжки или хочет сразу перейти на электронную;
- Работник, ранее отказавшийся от ЭТК — может передумать и подать заявление в любое время;
- Работник, у которого нет бумажной трудовой книжки — например, молодые специалисты, впервые устраивающиеся на работу после 2020 года.
Важно! Если вы не подали заявление до 31 декабря 2020 года, вы автоматически сохранили бумажную трудовую книжку. Но вы вправе изменить своё решение в любой момент — закон не устанавливает сроков для подачи заявления.
Как правильно оформить заявление на электронную трудовую книжку?
Заявление подаётся в письменной форме, как на бумаге, так и в электронном виде (если работодатель предоставляет такую возможность через внутреннюю систему или электронный документооборот).
Обязательные реквизиты заявления
В заявлении обязательно должны быть указаны:
- ФИО работника, полностью, как в паспорте;
- Должность и подразделение (по желанию, но рекомендуется);
- Номер и дата выдачи бумажной трудовой книжки — если она есть;
- Формулировка просьбы — о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
- Дата подачи заявления;
- Подпись работника — обязательно собственноручная;
- Расшифровка подписи — ФИО печатными буквами.
Образец заявления (2025 год)
Ниже приведён корректный образец заявления, соответствующий требованиям законодательства:
<b>ЗАЯВЛЕНИЕ</b>
Я, [Фамилия Имя Отчество], паспорт: [серия, номер, кем и когда выдан], работаю в [наименование организации] с [дата начала работы] на должности [должность].
Прошу вас о ведении моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Бумажная трудовая книжка была выдана мне [число] [месяц] [год] (номер [номер книжки]).
Прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку с записью о подаче настоящего заявления.
Подпись: _________________
Расшифровка: [Фамилия Имя Отчество]
Что происходит после подачи заявления?
После получения заявления работодатель обязан:
- Внести запись в бумажную трудовую книжку работника. Формулировка записи должна быть следующей:
«Заявление работника [ФИО] о ведении трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ подано [дата]». - Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления.
- Передать сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд России (ПФР) в течение 1 рабочего дня после внесения записи.
После этого все последующие изменения (приёмы, увольнения, переводы) будут автоматически отражаться в электронной трудовой книжке. Бумажная книжка больше не обновляется — она становится архивным документом.
Как проверить, что электронная трудовая книжка уже ведётся?
Проверить наличие и содержание электронной трудовой книжки можно через:
- Портал Госуслуги:
- Зайдите в личный кабинет;
- Перейдите в раздел «Справки и выписки» → «Работа и пенсия» → «Выписка из электронной трудовой книжки»;
- Нажмите «Получить выписку» — данные придут в течение часа.
- Сайт Социального фонда России (sfrf.ru):
- Перейдите в раздел «История обращений»;
- Найдите запрос на выписку из ЭТК.
Если вы обнаружили, что в выписке отсутствуют какие-либо записи (например, не указаны предыдущие места работы), вы вправе подать письменное заявление работодателю с просьбой уточнить и внести недостающие сведения — это ваше право по ст. 66.1 ТК РФ.
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Да, можно. Если вы передумали и хотите вернуться к бумажной трудовой книжке, вы можете подать новое заявление. В этом случае работодатель обязан:
- Прекратить передачу данных в ПФР;
- Вновь начать вести бумажную трудовую книжку;
- Выдать вам электронную выписку из ЭТК (на бумажном носителе или в электронном виде) — она станет основанием для дальнейшего ведения бумажной книжки.
Однако учтите: все сведения, уже внесённые в электронную книжку, остаются в архиве ПФР — они не удаляются. Вы просто перестаёте получать новые записи в электронном виде.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Обязательно ли подавать заявление при трудоустройстве?
Нет. Если вы не подали заявление при приёме на работу, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку. Вы можете подать заявление в любой момент, даже через 5 лет работы.
Вопрос 2: Что делать, если у меня нет бумажной трудовой книжки?
Если вы впервые устраиваетесь на работу после 2020 года, работодатель не выдаёт бумажную книжку — сразу ведёт электронную. Вам не нужно подавать заявление, если вы не хотите бумажную. Но если вы хотите бумажную — подайте заявление с просьбой «не вести трудовую книжку в электронном виде».
Вопрос 3: Можно ли подать заявление через email или мессенджер?
Нет. Закон требует письменной формы — то есть подпись работника обязательна. Электронная подпись (ЭЦП) допускается только если работодатель использует систему электронного документооборота, и вы подписаны ЭЦП, подтверждённой в соответствии с законом.
Вопрос 4: Кто платит за переход на электронную трудовую книжку?
Никто. Переход на ЭТК — бесплатный процесс. Работодатель не имеет права требовать с сотрудника оплату за ведение электронной книжки или за выдачу выписки.
Переход на электронную трудовую книжку — это не просто модный тренд, а важный шаг к цифровизации трудовых отношений в России. Электронная книжка надёжнее, безопаснее и доступнее: вы всегда можете проверить свои данные, не боясь потери или порчи документа.
Если вы решили перейти на ЭТК — не откладывайте: подайте заявление сегодня, и уже через несколько дней вы сможете получить выписку на Госуслугах. Помните: вы — хозяин своей трудовой истории. Ваше заявление — это не формальность, а ваше право, закреплённое законом.
Не забудьте сохранить бумажную трудовую книжку — она останется вашим важным архивным документом, подтверждающим ваш трудовой стаж до 2020 года. Электронная книжка дополняет, а не заменяет её.
Совет: Если вы работаете в крупной компании — уточните у отдела кадров, есть ли у них внутренняя форма заявления. Часто компании используют утверждённые шаблоны, которые уже соответствуют требованиям ПФР.
Удачи вам в карьере — и пусть ваша трудовая история всегда будет полной, точной и доступной!