С 2020 года в России действует нормативное регулирование, позволяющее вести трудовую книжку в электронном виде. Для оформления перехода на такой способ учёта необходимо оформить Заявление о ведении трудовой книжки в электронной форме. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) реализован удобный механизм создания, печати и хранения этого документа.

Почему важно оформить заявление?

• Юридическая сила. Заявление подтверждает согласие сотрудника на ведение трудовой книжки в электронном виде и служит основанием для внесения записей в систему ПФР/Соцфонда.
• Упрощение учёта. Электронные сведения позволяют автоматически формировать отчёты СЗВ‑ТД, СТД‑Р и другие формы, необходимые для взаимодействия с государственными органами.
• Сокращение бумажного оборота. Отказ от бумажных трудовых книжек уменьшает затраты на печать, хранение и обработку документов.

Где в 1С:ЗУП находиться форма заявления?

В зависимости от редакции программы путь может немного отличаться, но общий алгоритм выглядит так:

1. Открыть раздел Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Нажать кнопку Создать (или Заявление о ведении трудовой книжки).
3. Выбрать сотрудника, для которого оформляется заявление.
4. Указать Вид заявления:
   • Бумажная трудовая книжка;
   • Сведения в электронной форме (электронная трудовая книжка).
5. Заполнить остальные реквизиты (дата, основание, подпись).
6. Сохранить документ и, при необходимости, распечатать его через кнопку Заявление → Печать.

Если заявление требуется изменить или отменить, используйте соответствующие команды в том же меню (Изменить, Отменить).

Как правильно заполнить заявление?

Основные поля формы

Особенности для сотрудников без трудового стажа

Согласно инструкции из источника Ведение электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП 8 по сотруднику без стажа работы :

• При оформлении приёма на работу ставится флажок Начало трудовой деятельности в документе Приём на работу.
• Это указывает, что у сотрудника нет предыдущих записей, и все периоды работы будут формироваться исключительно в электронном виде.
• Заявление о переходе на ЭТК в данном случае подаётся одновременно с документом приёма.

Как получить электронную подпись?

Для подписи заявления в электронном виде рекомендуется воспользоваться одним из следующих сервисов:

• Астрал Подпись – облачный сервис ЭЦП, интегрируемый с 1С.
• 1СЭТП – платформа электронных торгов и подписи, также поддерживает подписание документов 1С.

После получения подписи учётная запись пользователя подтверждается в системе ПФР/Соцфонда, после чего можно получать выписку о трудовой деятельности.

Печать и хранение заявления

Хотя заявление не имеет утверждённой унифицированной формы, 1С предлагает свой шаблон, который можно отредактировать под нужды организации:

1. После заполнения нажмите кнопку Заявление → Печать.
2. Проверьте корректность данных (ФИО, даты, вид заявления).
3. При необходимости внесите правки в шаблон (меню Документы → Настройки печатных форм).
4. Подпишите распечатанный документ сотрудником и ответственным лицом.
5. Скан подписанного заявления сохраните в личном деле сотрудника (можно прикрепить к карточке сотрудника в 1С).

Оригинал бумажного варианта хранится в личном деле сотрудника в течение всего периода работы и ещё 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями архивного законодательства).

Изменение способа ведения трудовой книжки

Если сотрудник решил перейти с бумажной на электронную трудовую книжку (или наоборот), процедура аналогична первоначальному оформлению:

1. Откройте карточку сотрудника → вкладка Трудовая деятельность.
2. Нажмите Изменить способ ведения трудовой книжки.
3. Выберите новый вид (бумажный/электронный) и укажите дату смены.
4. Сформируйте новое заявление (см. пункт выше) и получите подписи.
5. После подтверждения в системе начнёт формироваться отчёт СЗВ‑ТД в выбранном формате.

Важно: при переходе с бумажного на электронный вид необходимо убедиться, что все ранее сделанные записи в бумажной трудовой книжке перенесены в электронный реестр (можно сделать выгрузку через обработку Перенос данных трудовой книжки).

Отчётность после перехода на ЭТК

После успешного оформления заявления и получения подписи в 1С:ЗУП автоматически формируются следующие отчёты:

• СЗВ‑ТД – сведения о трудовой деятельности для подачи в Соцфонд (ежемесячно).
• СТД‑Р – выписка о трудовой деятельности, выдаваемая сотруднику по запросу.
• СЗВ‑М – персонифицированные сведения (если требуется).

Эти формы доступны в разделе Отчёты → Отчёты в ПФР/Соцфонд. При необходимости можно настроить автоматическую отправку через ЭДО.

Полезные советы и часто задаваемые вопросы

Совет 1: Используйте шаблон заявления из 1С

Шаблон уже содержит все обязательные реквизиты. Изменяйте его только при необходимости (например, добавить логотип компании).

Совет 2: Храните электронную копию заявления

Прикрепите scanned‑подписанный документ к карточке сотрудника в 1С (вкладка Приложения). Это упрощает аудит и проверку со стороны контролирующих органов.

Совет 3: Проверяйте корректность флажка «Начало трудовой деятельности»

Для сотрудников без стажа этот флажок обязателен; иначе система может попытаться выгрузить несуществующие периоды в СЗВ‑ТД.

Вопрос: Нужно ли нотариально заверять заявление?

Ответ: Нет. Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки не требует нотариального заверения. Достаточно подписи сотрудника и ответственного лица организации.

Вопрос: Можно ли вести трудовую книжку одновременно в двух формах?

Ответ: Да. Закон допускает ведение трудовых книжек в бумажном и электронном виде параллельно. В этом случае в заявлении указывается оба вида, а в 1С формируются оба набора записей.

Оформление Заявления о переходе на электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП – обязательный шаг для легального перехода на ЭТК. Процесс интуитивно понятен благодаря встроенному механизму создания заявления, возможности печати и хранения документов, а также интеграции с сервисами электронной подписи. Следуя представленной инструкции, вы обеспечите соответствие законодательству, сократите бумажный оборот и упростите формирование обязательной отчётности в Соцфонд.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалистам по 1С или к вашему отделу кадров, они помогут настроить шаблоны и автоматизировать процесс подачи заявлений.