В 2026 году вопрос ведения трудовых книжек окончательно перешел в цифровое поле, однако бумажный документооборот все еще играет важную роль в отдельных ситуациях. Самое главное помнить, что юридическая сила перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК) или выдачи бумажного документа на руки работнику базируется исключительно на правильно оформленном заявлении. Без этого документа действия работодателя могут быть признаны незаконными, а работник рискует потерять стаж или столкнуться с проблемами при подтверждении трудового пути.

Почему заявление является ключевым документом

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ и актуальным изменениям в Трудовом кодексе РФ, именно письменное волеизъявление работника запускает процесс изменений в формате ведения трудовой книжки. Очень важно понимать, что по умолчанию (для тех, кто не подавал заявлений ранее) или при новых обстоятельствах (первое место работы, утеря) именно заявление фиксирует выбор формы учета стажа.

Заявление необходимо в следующих случаях:

• При выборе формы ведения трудовой книжки (переход на электронную или сохранение бумажной — для тех, кто ранее не определился).
• При первом трудоустройстве (с 2021 года бумажные новым сотрудникам не заводятся, но заявление о форме учета может требоваться для внутренних реестров).
• При выдаче бумажной трудовой книжки на руки работнику, выбравшему ЭТК.
• При запросе копии трудовой книжки или выписки из нее.

Ситуация 1: Выбор формата трудовой книжки (ЭТК или бумажная)

Хотя основной срок подачи заявлений о выборе формы трудовой книжки истек еще в конце 2020 года, законодательство предусматривает возможность подать такое заявление позже. Лица, которые не имели возможности сделать это ранее (например, находились в длительном отпуске без сохранения зарплаты, не работали или пропустили срок по иным уважительным причинам), могут подать письменное заявление работодателю по основному месту работы в любое время, в т.ч. при трудоустройстве.

В заявлении работник должен четко указать:

1. Желание получать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (переход на ЭТК).
2. Или желание сохранить бумажную трудовую книжку (если это еще актуально для конкретного случая и не было подано ранее).

Важно: После подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажный документ (если он велся) и выдать трудовую книжку работнику на руки. С момента выдачи ответственность за хранение бумажной книжки с работодателя снимается.

Ситуация 2: Выдача бумажной трудовой книжки на руки

Если работник подал заявление о переходе на электронный формат, работодатель обязан не только отправить данные в Социальный фонд России (СФР), но и правильно оформить выдачу бумажного оригинала.

Процедура выглядит следующим образом:

• Работник пишет заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Работодатель издает приказ и вносит в бумажную трудовую книжку запись: «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
• Составляется акт приема-передачи или запись фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек.
• Трудовая книжка выдается работнику под роспись.

Если работник не забрал книжку сразу, работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться за документом или дать согласие на отправку по почте. Образцы таких уведомлений актуализируются ежегодно (последняя редакция часто датируется апрелем 2026 года).

Ситуация 3: Запрос копии или выписки

В 2026 году сохраняется правило: просто так копию трудовой книжки работодатель не делает. Для этого необходимо заявление работника. Это требование актуально, если работнику нужна заверенная копия для банка, визы или государственных органов, хотя основным документом теперь часто выступает выписка из СФР.

Заявление пишется в свободной форме или по образцу организации и должно содержать:

• ФИО работника и должность.
• Просьбу выдать копию трудовой книжки (или выписку).
• Цель запроса (опционально, но желательно).
• Дату и подпись.

Новые правила 2026 года: когда заявление НЕ нужно

Стоит отметить, что бюрократия постепенно сокращается. Согласно новым правилам оформления, вступившим в силу в начале 2026 года, писать заявление не нужно в следующих случаях:

• При плановом внесении записей о приеме на работу, переводе или увольнении в электронную трудовую (это обязанность работодателя по факту события).
• При получении работником сведений о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг или в клиентских службах СФР.

Однако, если речь идет о первом месте работы (где теоретически может вестись бумажный бланк нового образца в исключительных случаях) или о восстановлении утраченной/испорченной книжки по заявлению работника — здесь письменное обращение обязательно.

Как правильно оформить заявление: практические советы

Чтобы избежать ошибок, при составлении заявления следует придерживаться следующих рекомендаций:

1. Шапка: Укажите кому (генеральному директору, название организации) и от кого (ФИО, должность).
2. Посередине строки «Заявление».
3. Текст: Четко сформулируйте просьбу. Например: «Прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде и выдать мою бумажную трудовую книжку на руки».
4. Ссылка на закон: Для юридической грамотности можно добавить ссылку на ч. 2 ст. 2 ФЗ от № 439-ФЗ.
5. Дата и подпись: Обязательно собственноручная подпись и дата подачи.

Ответственность и риски

Отсутствие заявления там, где оно требуется, создает риски для обеих сторон. Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение порядка ведения трудовых книжек. Работник же может столкнуться с тем, что его выбор формы трудовой не будет зафиксирован в системе СФР, что приведет к двойному ведению учета или потере данных.

Невероятно важно помнить: даже в эпоху цифровизации бумажное заявление остается юридическим фундаментом, подтверждающим согласие работника на изменение формата учета его стажа. Сохраняйте копии поданных заявлений и журналы регистрации входящей документации.

Таким образом, фраза «Заявление по трудовым книжкам обязательно» остается истиной в 2026 году для всех ключевых моментов: выбора формата, выдачи документа на руки и запроса копий. Внимательное отношение к этому документу гарантирует соблюдение прав работников и соблюдение трудового законодательства работодателями.