С 2021 года в Российской Федерации действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде (ЭТК). Для перехода на такой формат необходимо оформить заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности и отразить его в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, основанная на актуальной информации из открытых источников (данные на 18:27:57 по формату ).
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной ТК, хранящийся в Пенсионном фонде РФ. Работник может выбрать один из трёх вариантов ведения:
- Только бумажная трудовая книжка;
- Только электронная трудовая книжка;
- Одновременно бумажная и электронная формы (дублирование).
Выбор фиксируеться в заявлении, которое работник подаёт работодателю, а работодатель – отражает в 1С:ЗУП.
Как оформить заявление о ведении трудовой книжки в 1С:ЗУП
В программе 1С:ЗУП существует специальный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Он позволяет:
- Указать желаемый способ ведения ТК (бумажный, электронный или оба);
- Привязать заявление к конкретному сотруднику;
- Автоматически формировать необходимые отчёты (СЗВ‑ТД, ЕФС‑1, СТД‑Р).
- Перейдите в раздел Отчётность, справки;
- Выберите Электронные трудовые книжки;
- Нажмите кнопку Создать;
- Из выпадающего списка выберите Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Открытие документа – см. пункт выше.
- Выбор сотрудника – в поле Сотрудник укажите нужного работника (можно выбрать несколько, если оформляете групповое заявление).
- Вид заявления – в колонке Вид заявления выберите один из вариантов:
- Бумажная трудовая книжка;
- Сведения в электронной форме;
- Бумажная и электронная формы одновременно (если требуется дублирование).
- Дата подачи заявления – указывается дата, когда работник фактически передал документ работодателю. Если сотрудник никогда ранее не был трудоустроен, в печатной форме СЗВ‑ТД дата подачи не указывается (см. рекомендации БУХ.1С).
- Примечание – при желании можно добавить комментарий (например, «Представлено заявление о предоставлении данных о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ»).
- Сохранение и проведение – нажмите Запить и закрыть. Документ становится доступным для формирования отчётов.
- Перейдите в Отчётность, справки → СЗВ‑ТД;
- Укажите период и нажмите Сформировать;
- В печатной форме проверьте отсутствие поля Дата подачи заявления, если сотрудник никогда ранее не был трудоустроен (иначе поле будет заполнено автоматически).
- Откройте Отчётность, справки → ЕФС‑1;
- Выберите нужный отчётный период;
- В подразделе 1.1 система автоматически подгрузит данные из заявления о ведении ТК;
- При необходимости скорректируйте данные о приёме, переводе, увольнении, ГПХ и т;д.;
- Сформируйте и отправьте отчёт в ПФР.
- Откройте уже созданное заявление через Отчётность, справки → Электронные трудовые книжки → Список заявлений;
- Найдите нужного сотрудника и откройте документ на редактирование;
- Измените поле Вид заявления на нужный вариант;
- При необходимости укажите новую Дата подачи заявления;
- Сохраните изменения.
- Дублирование форм. Если выбран вариант «Бумажная и электронная формы одновременно», в бумажной ТК должна быть запись свободной формы: «Представлено заявление о предоставлении данных о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ».
- Первичное оформление при приёме. При приёме нового сотрудника сразу создавайте заявление – это упрощает последующую подачу СЗВ‑ТД и ЕФС‑1;
- Контроль актуальности ПО. Перед формированием отчётов проверьте, что используете последнюю редакцию 1С:ЗУП (редакция 3.1 или новее), иначе могут отсутствовать нужные поля.
- Групповое оформление. Для массового перехода на ЭТК удобно использовать обработку «Групповое изменение вида ведения трудовой книжки» (доступно в разделе Обработки).
- Архивирование. Сохраняйте scanned‑копии бумажных заявлений в электронном архиве предприятия – это упрощает проверку со стороны инспекции труда.
Где найти документ в интерфейсе 1С:ЗУП 3.1
Важно! При первом создании заявления система предложит заполнить реквизиты сотрудника, дату подачи и вид заявления.
Пошаговая инструкция заполнения заявления в 1С:ЗУП
После проведения заявления в 1С:ЗУП автоматически обновляются регистры, необходимые для подачи СЗВ‑ТД и формирования подраздела 1.1 ЕФС‑1.
Заполнение форм СЗВ‑ТД и ЕФС‑1
После того как заявление оформлено, необходимо убедиться, что отчёты корректно отражают выбранный способ ведения ТК.
СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности работников)
ЕФС‑1, подраздел 1.1 (Сведения о трудовой деятельности)
Согласно материалам вебинара Елены Пономаревой (эксперт по трудовым отношениям), ключевой момент – своевременное обновление заявления при изменении способа ведения ТК (например, переход с бумажного на электронный вид).
Как изменить или отменить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки
Если работник решил изменить свой выбор, процедура выглядит следующим образом:
Для полного отменения заявления (например, при возврате к исключительно бумажному ведению) достаточно установить вид заявления «Бумажная трудовая книжка» и, если требуется, удалить электронную копию из регистров через обработку «Очистка регистров электронных трудовых книжек» (доступно в админ‑меню 1С:ЗУП).
Полезные советы и часто задаваемые вопросы
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (БУХ.1С, вебинары Елены Пономаревой, официальная документация 1С:ЗУП) и актуальна на 18:27:57.