Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2020 года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде и предоставлять работникам возможность выбора формата ведения трудовой книжки (бумажная или электронная)․ В данной статье подробно рассматривается‚ как оформить заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде в программе 1С:ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом)‚ какие документы необходимы‚ порядок действий и типичные вопросы․

Нормативная база

Федеральный закон от № 44‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции от 2020 г․) – вводит понятие электронной трудовой книжки․
Постановление Правительства РФ от № 1476 «О порядке ведения электронных трудовых книжек» – регламентирует процедуры подачи заявлений‚ хранения и предоставления сведений․
Приказ Минтруда России от № 837н «Об утверждении формы заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде» – утверждает унифицированную форму заявления․

Эти документы определяют‚ что работник может подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки в любой момент трудовой деятельности‚ а работодатель обязан обеспечить его учет в информационной системе․

Что такое заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде?

Заявление – это письменное обращение работника к работодателю с просьбой вести его трудовую книжку в электронном формате․ После получения заявления работодатель:

Вносит запись о выборе формы в личную карточку сотрудника․
Начинает формировать сведения о трудовой деятельности в ЭТК (через 1С:ЗУП или иную систему)․
Обеспечивает хранение электронных данных в соответствии с требованиями ФЗ‑44․

Заявление может быть подано в любой форме (бумажный документ‚ электронное письмо через корпоративный портал‚ заявление в 1С:ЗУП)․ Однако для удобства учета и автоматизации рекомендуется оформлять его непосредственно в конфигурации 1С:ЗУП․

Подготовка к подаче заявления в 1С:ЗУП

Предварительные условия

Установлена и активирована конфигурация 1С:ЗУП редакция 3․1 (или новее) с включённым модулем «Электронные трудовые книжки»․
Сотрудник имеет действующую учётную запись в системе (личная карточка заведена)․
У пользователя‚ ответственного за кадровый учет‚ есть права на изменение личных данных сотрудников (роль «Кадровик» или аналогичная)․
Настроен обмен с ПФР (если требуется передача сведений в электронном виде через СМЭВ)․

Необходимые реквизиты заявления

Согласно утверждённой форме‚ заявление должно содержать:

ФИО сотрудника;
Дата рождения;
ИНН (при наличии);
Номер СНИЛС;
Дата подачи заявления;
Выбор формы ведения трудовой книжки: электронная (или бумажная);
Подпись сотрудника (при бумажном варианте) или подтверждение через электронную подпись/подтверждение в личном кабинете 1С:ЗУП;
Примечание (по желанию)․

В 1С:ЗУП большинство полей заполняются автоматически из личной карточки сотрудника‚ поэтому работнику достаточно указать выбор формы и подтвердить своё согласие․

Пошаговая инструкция по оформлению заявления в 1С:ЗУП

Открытие личной карточки сотрудника

В главном меню выберите Кадровик → Сотрудники → Список сотрудников․
Найдите нужного сотрудника (по ФИО‚ табельному номеру или другим критериям) и откройте его карточку двойным щелчком․

Переход к разделу «Электронная трудовая книжка»

В карточке сотрудника перейдите на вкладку Электронная трудовая книжка (обычно расположена рядом с вкладками «Личные данные»‚ «Трудовая деятельность» и т․д․)․
Если вкладка отсутствует‚ убедитесь‚ что в параметрах учёта включена опция Ведение электронных трудовых книжек (Администрирование → Параметры учёта → Кадры и зарплата → Электронные трудовые книжки)․

Создание нового заявления

Нажмите кнопку Создать заявление (иконка «+» или ссылка «Оформить заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде»)․
Откроется форма заявления‚ в которой автоматически подставятся:

ФИО‚ дата рождения‚ ИНН‚ СНИЛС (из личной карточки);
Текущая дата (можно изменить вручную)․

В поле Форма ведения трудовой книжки выберите значение Электронная․
При необходимости добавьте примечание (например‚ «Согласен получать выписки из ЭТК через личный кабинет Госуслуг»)․
Нажмите Сохранить и закрыть․ Система запросит подтверждение действия – нажмите Да․

Подтверждение заявления сотрудником

В зависимости от настроек организации заявление может требовать дополнительного подтверждения:

Если используется электронная подпись (ЭП) – сотрудник подписывает документ в своём личном кабинете 1С:ЗУП (раздел Мои документы → Заявления)․
Если используется подтверждение через Госуслуги – после сохранения заявления в 1С:ЗУП формируется запрос в СМЭВ‚ сотрудник получает уведомление в личном кабинете Госуслуг и подтверждает выбор․
Если организация принимает бумажные заявления – распечатайте сформированный документ (кнопка Печать)‚ получите подпись сотрудника и отсканируйте его обратно в систему (вкладка Приложенные файлы)․

После подтверждения статус заявления меняется на Одобрено‚ а в личной карточке сотрудника появляется отметка Ведение трудовой книжки – электронное․

Запуск формирования ЭТК

Перейдите в раздел Зарплата → Начисления → Электронные трудовые книжки․
Убедитесь‚ что для сотрудника установлен флаг Вести ЭТК (автоматически ставится после одобрения заявления)․
При выполнении кадровых действий (приём‚ перевод‚ увольнение‚ награждение и т․д․) система будет автоматически формировать соответствующие записи в ЭТК․
Для выгрузки данных в ПФР используйте обработку Экспорт сведений в электронную трудовую книжку (меню Отчёты → Электронные трудовые книжки → Экспорт в ПФР)․

Пример текста заявления (унифицированная форма)

Заявление
о ведении трудовой книжки в электронном виде

Я‚ ______________________________ (ФИО полностью)‚
дата рождения «__» __________ 20__ г․‚
ИНН ______________________‚
СНИЛС ______________________‚
работаю в организации ______________________________ (полное наименование)‚
в должности ______________________________․

Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии с
Федеральным законом от № 44‑ФЗ «О трудовой книжке» и
Постановлением Правительства РФ от № 1476․

Дата подачи заявления: «__» __________ 20__ г․

Подпись ______________________ / ______________________
(расшифровка подписи)

Примечание: ______________________________________________

В 1С:ЗУП данный шаблон заполняется автоматически; сотрудник лишь подтверждает выбор формы и‚ при необходимости‚ добавляет примечание․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки после подачи заявления?

Да․ Работник в любой момент может подать новое заявление с выбором бумажной формы․ В 1С:ЗУП достаточно изменить значение поля «Форма ведения трудовой книжки» на «Бумажная» и сохранить изменения․

Нужно ли хранить бумажную копию заявления?

Если заявление подано в электронном виде с подтверждением через ЭП или Госуслуги‚ бумажная копия не требуется․ При подаче бумажного заявления его следует хранить в личном деле сотрудника не менее 50 лет (согласно требованиям к кадровым документам)․

Что делать‚ если сотрудник не хочет указывать СНИЛС?

СНИЛС является обязательным реквизитом для формирования ЭТК․ Если сотрудник не предоставляет СНИЛС‚ работник обязан запросить его у сотрудника (например‚ через запрос в ПФР) либо оформить трудовую книжку в бумажном виде до получения СНИЛС․

Как проверить‚ что сведения действительно отправлены в ПФР?

В 1С:ЗУП после выполнения обработки «Экспорт сведений в электронную трудовую книжку» формируется журнал обмена․ В нём можно увидеть статус отправки (Успешно‚ Ошибка‚ На проверке)․ Также можно запросить выписку из личного кабинета на портале Госуслуг․

Нужно ли информировать сотрудников о праве выбора формы ведения трудовой книжки?

Да․ Согласно ст․ 65․1 ТК РФ работодатель обязан ознакомить сотрудников с правом выбора формы ведения трудовой книжки не позднее чем за два месяца до ввода обязательного ведения ЭТК (или при приёме на работу)․ Обычно это делается через внутренний нормативный акт‚ рассылку или размещение информации на корпоративном портале․

Оформление заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде в 1С:ЗУП