Цель статьи – дать полное пошаговое руководство по оформлению и регистрации заявления сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) в программных продуктах семейства 1С (1С:ЗУП, 1С:ЗКГУ, 1С:ERP и др.). Рассматриваются правовые аспекты, типовые образцы заявлений, настройки программы и типичные ошибки.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ст. 66.1) работник имеет право выбрать способ ведения своей трудовой книжки – в бумажном виде или в электронном (ЭТК). При этом:

• Выбор оформляется письменным заявлением работника.
• Работодатель обязан отразить выбранный способ в приказе о приёме (переводе) на работу и в кадровой документации.
• При переходе на электронную трудовую книжку сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР через систему «Электронная трудовая книжка».

Для автоматизации процесса в 1С предусмотрены специальные формы и регистры, позволяющие быстро сформировать заявление, привязать его к приказу и отправить в ПФР.

Почему заявление необходимо?

Заявление – это документ, фиксирующий волеизъявление работника. Без него:

1. Работодатель не имеет правовых оснований менять способ ведения трудовой книжки.
2. Отсутствует подтверждение в случае проверки со стороны инспекции труда.
3. Невозможна автоматическая передача данных в ПФР (для ЭТК).

Поэтому в 1С заявление оформляется в обязательном порядке при приёме на работу, переводе, а также при желании сотрудника изменить ранее выбранный способ.

Варианты ведения трудовой книжки

В 1С поддерживаются три основных сценария:

• Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, запись в реальном документе.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения хранятся в базе 1С и передаются в ПФР.
• Смешанный вариант – приём на работу с ЭТК, но сохранение бумажной книжки у сотрудника (разрешено ТК).

Как сформировать заявление в 1С

Подготовительный этап

1. Убедитесь, что в конфигурации включён модуль «Электронные трудовые книжки» (в 1С:ЗУП – пункт Настройки > Кадры > Электронные трудовые книжки).
2. Проверьте наличие прав доступа у пользователя, который будет оформлять заявление (роли «Кадровик», «Бухгалтер»).

Пошаговое создание заявления

1. Откройте раздел «Кадры» → «Документы» → «Заявления сотрудников».
2. Нажмите кнопку «Создать». В открывшейся форме выберите тип заявления «Выбор способа ведения трудовой книжки».
3. Заполните обязательные реквизиты:
   • Сотрудник – выбираете из справочника «Сотрудники»;
   • Дата заявления – обычно текущая дата.
   • Способ ведения – «Бумажная» или «Электронная».
   • Основание – ссылка на ст. 66.1 ТК РФ.
4. При необходимости прикрепите к заявлению приказ о приёме на работу (поле «Прикреплённые файлы»).
5. Нажмите «Провести». После проведения в регистре ЗаявленияСотрудников появится запись, а в журнале Кадровые документы – ссылка на сформированный документ.
6. Для печати используйте кнопку «Печать»** (шаблон «Заявление о ведении трудовой книжки»). При печати в документ будет автоматически подставлен реквизит «Дата подачи заявления» и подпись сотрудника (если включена электронная подпись).

Регистрация в ПФР (только для ЭТК)

1. После проведения заявления откройте «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» → «Отправка данных в ПФР».
2. Выберите нужного сотрудника и нажмите «Сформировать пакет».
3. Отправьте пакет в ПФР через интеграцию с сервисом Госуслуги или через ЭТП. При успешной передаче в журнале появится статус «Отправлено».

Образец заявления (бумажный вариант)

Заявление
о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 01 123456, 
трудовой код: 123456, 
прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде
в установленном порядке в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.

В 1С такой документ формируется автоматически, подставляя ФИО, номер паспорта и дату из карточки сотрудника.

Образец заявления (электронный вариант)

Заявление
о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде

Я, Петрова Мария Сергеевна, паспорт: 23 04 987654,
трудовой код: 654321,
прошу перейти на ведение моей трудовой книжки в электронном виде
в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.

Для электронного варианта в 1С необходимо включить Электронную подпись в настройках документа.

Регистрация и отмена заявления в 1С

Иногда сотрудник меняет своё решение. В 1С предусмотрена функция «Отмена»:

1. Откройте журнал «Заявления сотрудников».
2. Найдите нужное заявление (по ФИО, дате).
3. Нажмите кнопку «Отменить». В появившемся окне укажите причину отмены.
4. После отмены в регистре ЗаявленияСотрудников будет создана запись с пометкой «Отменено», а в ПФР – отменный пакет (если заявление уже было отправлено).

Важно: отмена заявления возможна только до момента передачи данных в ПФР. После отправки необходимо оформить корректирующий документ (приказ об изменении способа ведения).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжку? Да, если сотрудник пожелал сохранить бумажную книжку, а также перейти на ЭТК. В 1С это фиксируется отдельными записями в реестре «Виды ведения трудовой книжки».
• Сколько времени занимает передача данных в ПФР? Обычно от 5 до 15 минут, в зависимости от загруженности сервиса.
• Что делать, если ПФР отказал в приёме пакета? Проверьте корректность заполнения полей (ИНН, СНИЛС, дата начала работы) и повторите отправку. Ошибки отображаются в журнале «Отчёты о передаче в ПФР».
• Нужна ли подпись работодателя на заявлении? По ТК РФ подпись работника достаточна. При необходимости (например, для внутреннего контроля) в 1С можно добавить подпись руководителя через поле «Подпись руководителя».

Типичные ошибки и способы их устранения

Оформление заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в 1С – процесс, который сочетает правовые требования Трудового кодекса и технические возможности системы. При правильной настройке и соблюдении алгоритма:

• Сокращается риск ошибок при передаче данных в ПФР.
• Упрощается работа кадровика: все документы находятся в единой базе.
• Сотрудник получает гарантированный документ, подтверждающий его волеизъявление.

Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете быстро и безошибочно оформить как бумажные, так и электронные трудовые книжки в любой конфигурации 1С.

Дата публикации: