В современной системе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) оформление и ведение трудовых книжек стало значительно упрощённым. В статье мы разберём‚ как правильно сформировать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажной или электронной)‚ как зарегистрировать его в системе‚ а также как отменить и какие нюансы стоит учитывать при работе с ПФР.
Что такое заявление о ведении трудовой книжки?
Заявление о ведении трудовой книжки – это документ‚ который фиксирует выбор работодателя и сотрудника в отношении способа хранения сведений о трудовой деятельности. В 1С он оформляется как «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (статья 66.1 ТК РФ) и может быть сформирован в двух вариантах:
- Ведение бумажной трудовой книжки (статья 66 ТК РФ);
- Ведение сведений в электронном виде (статья 66.1 ТК РФ).
Наличие заявления обязательно для корректного отражения сведений в системе и последующей передачи их в ПФР.
Как сформировать заявление в 1С:ЗУП 8 (ред. 3)
- Перейдите в модуль «Кадры» → «Документы» → «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип документа: «Заявление о ведении трудовой книжки».
- Заполните обязательные поля:
- Дата документа – текущая дата.
- Сотрудник – выберите нужного работника из справочника.
- Вид заявления – выберите «Ведение бумажной трудовой книжки» или «Ведение сведений в электронном виде».
- В свободной форме добавьте текст‚ например:
«Предоставляем сведения о трудовой деятельности сотрудника согласно ст. 66.1 ТК РФ. Трудовая книжка будет вестись в электронном виде»
- Нажмите «Сохранить» и затем «Печатать» – система выдаст два экземпляра: один для печати в бумажной форме‚ второй – для отправки в ПФР.
Проверка обязательных галочек
Перед созданием заявления убедитесь‚ что в разделе «Кадровая документация» сотрудника установлены галочки:
- «Ведение трудовой книжки в электронном виде»
- «Ведение бумажной трудовой книжки» (если применимо)
Как зарегистрировать заявление в 1С
- После создания документа в окне «Документы» нажмите кнопку «Регистрация».
- Система автоматически обновит статус сотрудника: «Трудовая книжка ведётся в электронном виде» или «Ведение бумажной трудовой книжки».
- При регистрации документ будет включён в СЗВ-ТД (Сводную таблицу сведений о трудовой деятельности)‚ которую система отправит в ПФР.
Отмена заявления
Если по каким‑то причинам нужно отменить заявление‚ выполните следующие шаги:
- Откройте документ в списке «Документы».
- Нажмите кнопку «Отменить».
- Подтвердите действие. После отмены статус сотрудника вернётся к предыдущему состоянию.
Как оформить заявление в 1С:ЗУП 3.1
В версии 3.1 процедура аналогична‚ но интерфейс немного отличается.
- В меню «Кадры» выберите «Документы» → «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- В табличной части нажмите кнопку «Подбор» и выберите сотрудников.
- В колонке «Вид заявления» укажите нужный вариант.
- Сохраните документ и зарегистрируйте его.
Что отправляется в ПФР?
После регистрации заявления в 1С система формирует пакет СЗВ-ТД‚ который отправляется в ПФР в составе сведений о приёме на работу. В пакете содержатся:
- Сведения о сотруднике (ФИО‚ дата рождения‚ дата приёма).
- Выбранный способ ведения трудовой книжки.
- Дата и подпись руководителя.
Важно: если сотрудник ранее работал в бумажной трудовой книжке‚ в 1С необходимо отразить этот факт‚ чтобы ПФР корректно учёл историю трудовой деятельности.
Практические советы
- Всегда проверяйте‚ что сотрудник имеет актуальный статус в справочнике «Сотрудники» (дата начала работы‚ основной вид работы).
- При смене способа ведения (например‚ переход с бумажной на электронную) оформляйте новое заявление и отменяйте старое.
- Не забывайте ставить отметку «Ведение трудовой книжки в электронном виде» в карточке сотрудника – это необходимо для корректного расчёта налогов и социальных отчислений.
- Периодически проверяйте‚ что в системе нет незарегистрированных заявлений – это может вызвать ошибки при расчётах.
Оформление заявления о ведении трудовой книжки в 1С – это важный этап‚ который обеспечивает юридическую корректность кадровой документации и правильную передачу сведений в ПФР. Следуя описанным шагам‚ вы сможете быстро и без ошибок сформировать‚ зарегистрировать и отменить заявления‚ а также гарантировать‚ что все данные о трудовой деятельности сотрудника будут храниться в соответствии с законодательством.
Если у вас возникли вопросы по конкретной версии 1С или нужна помощь с настройкой шаблонов документов‚ обратитесь к специалисту по 1С или в службу поддержки вашего поставщика программного обеспечения.