Дата публикации: 18:42:10

В последние годы в России происходит масштабный переход от традиционных бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам. Этот процесс сопровождается рядом ограничений, которые затрагивают как работодателей, так и работников. В статье разберём, какие ограничения действуют, как они реализованы в законодательстве и что нужно знать, чтобы правильно оформить трудовые отношения в 2026‑2027 годах.

Краткая хронология введения электронных трудовых книжек

• – вступает в силу Федеральный закон о внедрении электронных трудовых книжек (ЭТК).
• – постановлением Правительства РФ № 590 установлены новые сроки представления сведений в Пенсионный фонд.
• – для новых сотрудников оформление происходит только в электронном виде.
• – полностью отменяется выпуск новых бумажных книжек; существующие остаются действительными до .

Эти даты показывают, что ограничения в отношении бумажных трудовых книжек ужесточаются с каждым годом.

Что именно ограничено?

Оформление новых сотрудников

С 2021 года, если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность, работодатель не может выдавать бумажную трудовую книжку. Обязательно используется электронный вариант.

Срок действия документа

Согласно Приложению N 2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда от  № 320н), срок действия электронной книжки ограничен 1 сентября 2027 года. После этой даты требуется обновление или перевод в новый формат.

Записи о совместительстве

В последней графе трудовой книжки указывается ссылка на приказ работодателя о совместительстве. Это ограничение связано с необходимостью однозначной идентификации всех видов занятости.

Ограничения по формату записи

Записи в книжке должны соответствовать требованиям:

1. Дата записи – не позже пяти рабочих дней со дня издания приказа.
2. Наименование должности должно соответствовать квалификационным справочникам.
3. Для профессий с особыми льготами или ограничениями требуется дополнительное уточнение.

Как правильно оформить электронную трудовую книжку

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Создание учётной записи в системе ПФР (Пенсионный фонд России) или в аккредитованном сервисном портале.
2. Заполнение реквизитов работника: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС.
3. Внесение сведений о трудовой деятельности: место работы, должность, период, вид занятости (постоянная, временная, совместительство).
4. Подтверждение записи подписью работодателя и, при необходимости, сотрудника.
5. Экспорт/печать выписки для сотрудника (можно получить в личном кабинете ПФР).

Что можно посмотреть в электронной книжке

• Полный список всех записей о работе.
• Сведения о стаже и условиях страхования.
• Информацию о выплатах и удержаниях, если они зафиксированы.
• Ссылки на приказы и документы, подтверждающие изменения.

Ограничения при переходе от бумажной к электронной книжке

Переход на электронный формат сопровождается рядом ограничений, которые необходимо учитывать:

• Обязательность – с  года для новых сотрудников бумажная книжка не допускается.
• Сроки передачи данных – сведения о трудовой деятельности должны быть отправлены в ПФР в установленные сроки (обычно в течение 5 рабочих дней после приказа).
• Сохранность старых записей – прежние бумажные книжки остаются действующими до  года, но их нельзя использовать для новых записей.
• Требования к форме – электронная запись должна соответствовать шаблону, утверждённому Минтрудом (см. Приказ № 320н).

Как оформить запись о совместительстве в электронной книжке

Пример оформления записи в электронной книжке (2026 год):

. Принят на работу по совместительству в ООО «Пример».

Важно:

• Указать дату и номер приказа.
• Ссылку на приказ (при необходимости – в виде гиперссылки).
• Скорректировать должность согласно квалификационным справочникам.

Практические рекомендации для работодателей

1. Подготовьте ИТ‑инфраструктуру: серверы, программы для работы с ПФР, обучение HR‑специалистов.
2. Обновите кадровые документы: утвердите внутренний регламент о ведении электронных трудовых книжек.
3. Обеспечьте доступ сотрудникам к их электронным записям через личный кабинет ПФР.
4. Контролируйте сроки – используйте календарные напоминания для отправки данных в ПФР.
5. Документируйте процесс – сохраняйте подтверждения отправки и получения информации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли оформить бумажную книжку для сотрудника, который уже работает с 2020 года?
  Ответ: Нет, с  года для новых сотрудников допускается только электронный вариант. Для уже работающих сотрудников бумажные книжки остаются действующими до  года.
• Вопрос: Как проверить, что работодатель правильно внес сведения в ПФР?
  Ответ: Сотрудник может в личном кабинете ПФР посмотреть выписку по своей электронной книжке. При необходимости можно запросить подтверждение в отделении ПФР.
• Вопрос: Что делать, если в электронной книжке обнаружена ошибка?
  Ответ: Ошибку необходимо исправить в течение 5 рабочих дней, подав корректирующее заявление в ПФР. После исправления система автоматически обновит данные.

Переход на электронные трудовые книжки – это не просто цифровая модернизация, а набор ограничений, которые регулируют:

• образование новых записей;
• сроки их передачи;
• формат и содержание данных;
• срок действия документа.

Для успешного соблюдения всех требований работодателям рекомендуется:

1. Своевременно перейти на электронный формат;
2. Обучить персонал работе с системой ПФР;
3. Контролировать соответствие записей установленным правилам;
4. Регулярно проверять актуальность данных.

Только при строгом соблюдении этих рекомендаций можно избежать штрафов, упростить процесс расчёта заработной платы и обеспечить прозрачность ведения кадровых документов.

Автор: кадровый консультант, специалист по трудовому праву.