В современных условиях‚ когда цифровые технологии проникают во все сферы жизни‚ включая трудовые отношения‚ охрана персональных данных сотрудников стала не просто юридической формальностью‚ а критически важным элементом корпоративной этики‚ безопасности и законности. Работодатель‚ являясь оператором персональных данных‚ несёт ответственность за их законную обработку‚ хранение и защиту в соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ).

Что такое персональные данные в трудовых отношениях?

Персональные данные, это любая информация‚ относящаяся к прямо или косвенно определённому физическому лицу (субъекту персональных данных). В контексте трудовых отношений к таким данным относятся:

• ФИО‚ дата и место рождения;
• адрес регистрации и фактического проживания;
• контактные данные (телефон‚ электронная почта);
• сведения об образовании‚ квалификации‚ трудовом стаже;
• данные о трудовой деятельности: дата приёма‚ должность‚ оклад‚ кадровые перемещения;
• сведения о состоянии здоровья‚ если они необходимы для оценки способности выполнять трудовую функцию (например‚ результаты медосмотров);
• банковские реквизиты для начисления заработной платы;
• фотографии‚ биометрические данные (при использовании биометрических систем контроля доступа);
• данные о членстве в профсоюзе‚ наличии судимостей (в случаях‚ предусмотренных законом).

Важно: работодатель вправе запрашивать и обрабатывать только те данные‚ которые необходимы для выполнения трудовой функции и для соблюдения требований трудового законодательства. Любое сбор и использование иных сведений (например‚ о политических убеждениях‚ религиозных взглядах‚ личной жизни) требует письменного согласия работника.

Правовые основы охраны персональных данных в ТК РФ

Глава 14 Трудового кодекса РФ (статьи 86–90) специально посвящена защите персональных данных работников. Основные положения:

Статья 86. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

• Работодатель обязан обеспечивать конфиденциальность и безопасность персональных данных сотрудников.
• Обработка персональных данных допускается только в целях‚ связанных с выполнением трудовых функций.
• Запрещается запрашивать у работника информацию о его состоянии здоровья‚ за исключением сведений‚ непосредственно связанных с возможностью выполнения им трудовой функции (например‚ медицинские заключения для работы на вредном производстве‚ в сфере питания‚ транспорта и т.п.).
• Передача персональных данных третьим лицам (включая представителей работников — профсоюзов‚ комиссий по трудовым спорам) допускается только в порядке‚ установленном ТК РФ и иными федеральными законами‚ и только в объёме‚ необходимом для выполнения их функций.

Статья 88. Передача персональных данных работника

Работодатель не вправе передавать персональные данные работника без его согласия‚ за исключением случаев‚ предусмотренных законом (например‚ по запросу суда‚ прокуратуры‚ Роскомнадзора‚ ФСС‚ ПФР). Также допускается передача данных представителям работников (профсоюзам) только в той мере‚ в какой это необходимо для защиты трудовых прав.

Статья 89. Права работника на защиту персональных данных

Каждый работник имеет право:

• на получение бесплатного доступа к своим персональным данным‚ хранящимся у работодателя;
• на получение копий документов‚ содержащих его персональные данные;
• на требование исправления неточных или устаревших данных;
• на требование уничтожения персональных данных‚ если они больше не нужны для целей трудовых отношений (если иное не предусмотрено законом);
• на защиту от неправомерного использования его данных.

Обязанности работодателя в соответствии с ФЗ-152

Помимо ТК РФ‚ работодатель обязан соблюдать требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных»‚ в частности:

Уведомление Роскомнадзора

С 2026 года работодатель обязан уведомлять Роскомнадзор о начале обработки персональных данных сотрудников. При изменении способов обработки‚ целей или состава данных — подаётся новое уведомление. Исключение — обработка данных в рамках исключительных перечней‚ установленных Роскомнадзором (например‚ базовые данные для начисления зарплаты).

Разработка локальных нормативных актов (ЛНА)

Работодатель обязан принять:

• Положение об обработке и защите персональных данных работников — основной документ‚ регламентирующий порядок сбора‚ хранения‚ передачи‚ уничтожения данных;
• Положение о кадровом делопроизводстве;
• Инструкции по охране труда и информационной безопасности для сотрудников‚ имеющих доступ к персональным данным.

Организация технических и организационных мер защиты

Работодатель должен обеспечить:

• ограничение доступа к персональным данным только уполномоченным лицам (кадровики‚ бухгалтеры‚ руководители);
• использование защищённых систем хранения (электронные базы с шифрованием‚ парольная защита);
• физическую защиту бумажных носителей (сейфы‚ запираемые шкафы);
• обучение сотрудников правилам обращения с персональными данными;
• внедрение систем учёта доступа и аудита обработки данных.

Получение согласия работника

Согласие работника на обработку его персональных данных не требуется‚ если обработка осуществляется в рамках трудовых отношений и в пределах‚ установленных ТК РФ. Однако согласие обязательно требуется при:

• передаче данных за пределы РФ;
• обработке биометрических данных;
• использовании данных для маркетинга‚ внутренних расследований‚ аналитики;
• сборе сведений о частной жизни (семейное положение‚ религия‚ политические взгляды и т.п.).

Что запрещено работодателю?

• Запрашивать информацию о состоянии здоровья‚ если она не связана с трудовой функцией (например‚ запросить результаты анализа на ВИЧ при приёме на работу в офис).
• Собирать данные о религиозных убеждениях‚ политических взглядах‚ сексуальной ориентации‚ членстве в партиях — без письменного согласия.
• Передавать данные коллегам‚ руководителям других подразделений или внешним организациям без законного основания.
• Хранить персональные данные дольше срока‚ необходимого для выполнения трудовых обязанностей (например‚ хранить трудовую книжку после увольнения более 50 лет, это уже необоснованно).
• Использовать персональные данные для целей‚ не связанных с трудовыми отношениями (например‚ для рекламных рассылок без согласия).

Практические рекомендации для работодателя

1. Проведите аудит всех баз данных‚ в которых хранятся персональные данные сотрудников (бумажные и электронные).
2. Разработайте и утвердите Положение об обработке ПДн‚ включив в него: цели‚ способы‚ сроки хранения‚ ответственных лиц‚ меры защиты.
3. Ограничьте доступ к персональным данным только тем‚ кто действительно в них нуждается.
4. Обучите сотрудников кадровой службы‚ бухгалтерии и IT-отдела правилам обращения с ПДн.
5. Заключите соглашения с подрядчиками (например‚ аутсорсинговыми компаниями по кадровому делопроизводству)‚ обязывающие их соблюдать требования ФЗ-152.
6. Ведите журнал учёта доступа к персональным данным.
7. Уведомите Роскомнадзор о начале обработки персональных данных (если не входит в исключения).
8. Регулярно проверяйте соответствие практики работы с ПДн требованиям закона, минимум раз в год.

Последствия нарушений

Нарушение требований законодательства о персональных данных влечёт за собой:

• Административную ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ — штрафы от 10 000 до 75 000 рублей для должностных лиц‚ до 750 000 рублей для юридических лиц;
• Гражданско-правовую ответственность — возмещение морального вреда работнику;
• Репутационный ущерб — потеря доверия сотрудников и клиентов;
• Блокировку сайта или запрет на обработку данных Роскомнадзором;
• Уголовную ответственность в случае умышленного разглашения или незаконного использования персональных данных (ст. 137 УК РФ).

Охрана персональных данных в трудовых отношениях — это не просто обязанность‚ а стратегическая необходимость. Современный работодатель‚ который уважает права сотрудников‚ обеспечивает им конфиденциальность и безопасность‚ повышает уровень доверия‚ снижает риски юридических споров и штрафов‚ а также формирует культуру ответственного управления персоналом.

Помните: персональные данные, это не ресурс для использования‚ а право человека. Их защита, это не только закон‚ но и моральный долг каждого работодателя.

Рекомендуем регулярно отслеживать изменения в законодательстве (особенно в ТК РФ и ФЗ-152)‚ проводить внутренние аудиты и консультироваться с юристами по вопросам защиты персональных данных. В 2026 году требования только ужесточаются — игнорировать их уже нельзя.