Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и постоянное обновление отчетности в Социальный фонд России (СФР) породили множество вопросов у работодателей․ Одной из самых частых причин путаницы становится смешение разных классификаторов при заполнении кадровых документов․ В частности, многие бухгалтеры и кадровики сталкиваются с проблемой: как соотносится трудовая книжка и код по ОКЕИ?
В этой статье мы подробно разберем, зачем нужны классификаторы, почему ОКЕИ не используется для должностей, какой код нужно указывать в электронной трудовой книжке, и как правильно настроить учетные программы, чтобы СФР принял отчет с первого раза;
Что такое ОКЕИ и при чем тут трудовая книжка?
ОКЕИ, это Общероссийский классификатор единиц измерения (ОК 015-94)․ Он используется для кодирования единиц измерения (штуки, килограммы, литры, часы и т․д․) в первую очередь в первичной бухгалтерской документации: накладных, счетах-фактурах, универсальных передаточных документах (УПД)․
Частая ошибка возникает из-за невнимательности или путаницы в аббревиатурах․ Работодатели пытаются найти «код по ОКЕИ» для трудовой книжки или должности сотрудника․ Однако ОКЕИ не имеет никакого отношения к трудовым книжкам и кадровому учету․ В трудовой книжке (как бумажной, так и электронной) единицы измерения не указываются․
Главный код для электронной трудовой книжки, ОКЗ
Если речь идет о заполнении электронной трудовой книжки и отчетов для СФР (форма ЕФС-1 и СЗВ-ТД), работодателю необходимо использовать совершенно другой классификатор — ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий)․
Именно код выполняемой функции по ОКЗ является обязательным реквизитом при передаче сведений о трудовой деятельности работника․
Что содержит электронная трудовая книжка?
Содержание цифровой книжки почти полностью дублирует бумажную версию․ В базу СФР вносят:
- Информацию о человеке: ФИО, дату рождения и СНИЛС․
- Данные о компании: название, ИНН, КПП и регистрационный номер в СФР․
- Сведения о работе: название должности, профессию и код выполняемой функции по ОКЗ․
Почему так важно правильно указать код по ОКЗ?
Поскольку электронные трудовые книжки заполняет СФР на основе данных, которые передает работодатель, важно заполнять отчеты без ошибок․ Требование указывать код выполняемой функции из классификатора ОКЗ обязательно для всех организаций, независимо от того, применяются ли в них профессиональные стандарты или нет․
Если не заполнить графу с кодом в соответствии с правилами, СФР не примет отчёт․
Самое сложное для кадровика — правильно подобрать код трудовой деятельности․ Для этого необходимо использовать актуальный список кодов из классификатора ОКЗ (от года 2020-ст)․
Другие важные классификаторы в кадрах: ОКПДТР
Помимо ОКЗ, при работе с трудовыми книжками и штатным расписанием часто используется ОКПДТР — Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов․ В 2026 году вступил в силу новый классификатор профессий (пришел на смену ОК 016-94), и работодателям важно применять актуальные изменения по новым правилам․
ОКПДТР нужен для точного наименования должности и присвоения тарифного разряда, в то время как ОКЗ обобщает занятия (группы профессий)․
Где действительно нужен ОКЕИ?
Хотя ОКЕИ не нужен для трудовых книжек, этот классификатор незаменим в других областях учета:
- Первичная документация: код по ОКЕИ обязательно указывается в накладных (например, по форме ТОРГ-12), счетах-фактурах, актах выполненных работ․
- Специфические услуги: иногда у организаций возникает вопрос: может ли компания самостоятельно разработать свой код ОКЕИ, например, на услуги, и проставлять его в строках 2 и 2а счетов-фактур? Ответ: нет, применять можно только утвержденные коды из справочника ОКЕИ․ Для сложных услуг часто используют код 813 (или аналогичные общие коды)․
- Код рейса: в транспортных документах и счетах-фактурах также требуется указание кода по ОКЕИ․
Как настроить коды ОКЗ и ОКЕИ в 1С:ЗУП
Программы 1С не любят работать с незнакомой для них информацией — они требуют строгой привязки к справочникам и классификаторам․ Чтобы избежать ошибок при сдаче отчетности по электронным трудовым книжкам (ЕФС-1, СЗВ-ТД), необходимо произвести правильные настройки:
- Для ОКЗ: В 1С:ЗУП необходимо настроить соответствие между должностями в штатном расписании и кодами ОКЗ․ Это делается в карточке должности․ Если этого не сделать, программа не сможет автоматически заполнить графу «Код выполняемой функции» в отчете․
- Для ОКЕИ: Классификатор единиц измерения загружается в 1С автоматически и используется при оформлении отпусков, командировок и первичных документов․ Главное — выбрать верный код из встроенного справочника․
Путаница между ОКЕИ и ОКЗ может стоить работодателю штрафа и блокировки приема отчетности․ Запомните главное:
- ОКЕИ, это единицы измерения (штуки, килограммы)․ Он нужен для накладных и счетов-фактур․ В трудовой книжке его не бывает․
- ОКЗ — это код выполняемой функции (занятия)․ Именно его требует СФР для ведения электронной трудовой книжки и заполнения СЗВ-ТД/ЕФС-1․
- ОКПДТР — это точное название профессии и разряд․ Используется для штатного расписания и присвоения льгот․
Внимательно следите за актуальностью справочников в ваших учетных программах, и тогда заполнение как электронной трудовой книжки, так и первичной бухгалтерской документации не вызовет никаких проблем!