С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента работодатели обязаны вести трудовую деятельность сотрудников в электронном виде, за исключением случаев, когда работник подаёт заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде России и содержит:

• личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
• сведения о приёме, переводе и увольнении;
• информацию о профессиональном образовании и повышении квалификации;
• данные о наградах и поощрениях.

Доступ к ЭТК имеют:

1. сам работник (через личный кабинет на портале «Госуслуги»);
2. работодатель (при наличии согласия сотрудника);
3. органы Пенсионного фонда и другие уполномоченные органы.

Когда требуется подавать заявление?

Согласно Федеральному закону № 439‑ФЗ «О трудовых книжках», с 1 января 2026 года:

• если работник не подаёт заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести одновременно электронный и бумажный варианты;
• если работник подаёт заявление о сохранении бумажной книжки, то ведение происходит исключительно в бумажном виде (ЭТК всё равно формируется, но не используется для выдачи выписок);
• если работник подаёт заявление об отказе от бумажной книжки, то трудовые отношения оформляются только в электронном виде.

Как правильно оформить заявление?

Заявление может быть подано в любой форме (письменной или электронной), но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа – «Заявление о способе ведения трудовой книжки»;
• ФИО сотрудника;
• должность и подразделение;
• СНИЛС;
• выбор способа ведения (бумажный, электронный или оба варианта);
• дата подачи;
• подпись сотрудника (или электронная подпись при подаче через личный кабинет).

Пример текста заявления:

Я, Иванов Иван Иванович, СНИЛС 123‑456‑789 00, работаю в должности инженера‑конструктора в отделе проектирования ООО «Пример». Прошу вести мою трудовую книжку исключительно в электронном виде с момента подачи данного заявления. Заявление подаю добровольно, осознавая последствия выбора способа ведения трудовой книжки.

Последствия выбора способа ведения

Выбор сотрудника	Что ведёт работодатель	Что получает сотрудник
Электронная трудовая книжка (отказ от бумажной)	Только ЭТК в Социальном фонде	Выписка из ЭТК по запросу (через Госуслуги)
Бумажная трудовая книжка (сохранение)	Только бумажная ТК (ЭТК формируется, но не используется)	Обычная бумажная трудовая книжка
Одновременное ведение (нет заявления)	И бумажная, и электронная ТК	Может пользоваться обоими вариантами

Практические рекомендации для работодателей

1. Информировать сотрудников о завершении переходного периода и необходимости подачи заявления не позднее дня приёма на работу.
2. Подготовить образец заявления и разместить его на внутреннем портале компании.
3. Обеспечить возможность подачи заявления в электронном виде (через корпоративный ЛК или Госуслуги).
4. Вести журнал регистрации заявлений с указанием даты получения и выбранного способа ведения ТК.
5. При получении заявления об отказе от бумажной ТК немедленно прекратить ведение бумажного экземпляра и уведомить сотрудника о подтверждении выбора.
6. При отсутствии заявления вести двойное ведение до момента получения явного выбора сотрудника.

Заявление о способе ведения трудовой книжки являеться ключевым документом, определяющим, в каком формате будет фиксироваться трудовая деятельность сотрудника с 1 января 2026 года. Правильное оформление и своевременная подача такого заявления позволяют избежать недоразумений, обеспечить прозрачность учёта трудового стажа и соблюсти требования законодательства.

Рекомендуем всем работодателям и сотрудникам заблаговременно ознакомиться с порядком подачи заявления, подготовить необходимые бланки и организовать процесс информирования, чтобы переход на электронные трудовые книжки прошёл без задержек и ошибок.