Ситуация‚ когда в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о работе»‚ является распространённой практической проблемой для кадровиков и работников. Неправильные действия в этом случае могут привести к признанию записей недействительными и сложностям при оформлении пенсии. Данная статья объясняет‚ как действовать строго по закону.

Правовая основа: что говорят Правила?

Ключевым документом являются Правила ведения трудовых книжек. Согласно пункту 18 этих Правил:

«Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов‚ то в нее вшивается вкладыш между последней страницей и обложкой трудовой книжки».

Это прямое указание на единственный законный способ продолжения записи — оформление вкладыша.

Шаг за шагом: как правильно оформить продолжение записи

Алгоритм действий при окончании места в основном разделе:

1. Не зачёркивать название раздела. Категорически запрещено изменять раздела «Сведения о работе» на «Сведения о награждениях» или другой‚ чтобы продолжить запись. Такая запись будет недействительной.
2. Приобрести стандартный вкладыш. Вкладыши для трудовых книжек стандартизированы и должны соответствовать установленной форме. Их можно купить в канцелярских магазинах или у поставщиков кадровых документов.
3. Вшить вкладыш. Вкладыш вшивается между последней заполненной страницей раздела «Сведения о работе» и обложкой трудовой книжки. Это важно для сохранения хронологического порядка.
4. Оформить запись во вкладыше. Следующая запись о приёме‚ переводе‚ увольнении и т.д. вносится на первую страницу вкладыша. Запись оформляется в полном соответствии с правилами: указываются дата‚ основание‚ наименование документа‚ подпись должностного лица и печать организации.

Важный нюанс: а что с разделом «Сведения о награждениях»?

Если раздел «Сведения о работе» заполнен‚ но в разделе «Сведения о награждениях‚ поощрениях и похвальных грамотах» есть свободные страницы‚ нельзя продолжать записи о трудовой деятельности в этом разделе. Эти разделы имеют строго определённое назначение. Запись о работе‚ внесённая в раздел награждений‚ признаётся недействительной и должна быть перенесена во вкладыш.

Частые вопросы и сложные ситуации

Предыдущий работодатель не вставил вкладыш. Что делать новому работодателю?

Если сотрудник приходит с трудовой книжкой‚ где раздел «Сведения о работе» заполнен до конца без вкладыша‚ новый работодатель обязан при приёме на работу:

• Вшить вкладыш в установленном порядке.
• Сделать запись о приёме на работу‚ начиная с первой страницы вкладыша.
• В графе «Наименование документа‚ за которым произведена запись» указать не только приказ о приёме‚ но и факт вшивания вкладыша (например: «На основании п. 18 Правил… в трудовую книжку вшит вкладыш. Приказ о приёме на работу №… от…»).

Трудовая книжка утеряна. Как получить дубликат?

Ситуация с утерей кардинально отличается от проблемы с нехваткой места. Здесь не требуется вкладыш‚ а оформляется дубликат трудовой книжки.

Порядок действий:

1. Работник должен обратиться с письменным заявлением к последнему работодателю (по последнему месту работы до увольнения).
2. Работодатель‚ установив факт утери и отсутствие трудовой книжки у себя‚ обязан в установленный законом срок (не позднее 15 рабочих дней) оформить дубликат.
3. Если последний работодатель ликвидирован‚ заявление подаётся в орган‚ исполняющий его обязанности (например‚ ликвидационную комиссию или учредителей).

Важно: С 2021 года для новых работников‚ не имеющих стажа‚ бумажная трудовая книжка не заводится. Если человек утверждает‚ что работал ранее‚ но книжка утеряна‚ он должен получить дубликат по описанной выше процедуре.

Ошибка: запись о работе внесена в раздел награждений. Как исправить?

Такая запись является недействительной. Порядок исправления:

• Нужно признать эту запись недействительной.
• Перенести её в правильное место — в раздел «Сведения о работе». Если места в разделе нет, переносить во вновь вшитый вкладыш.
• В старом (ошибочном) месте делается отметка: «Запись от … (дата) о … (суть) признана недействительной. Запись перенесена на л. … вкладыша». Об этом делается отметка в разделе «Сведения о работе».
• Если исправление вносится не тем лицом‚ которое делало исходную запись‚ необходимо сделать ссылку на документ‚ подтверждающий личность и полномочия (например: «Исправление внесено на основании паспорта … серии … № …»).

Краткая памятка для кадровика

Когда закончилось место на обложке (в разделе «Сведения о работе»):

1. ВШИТЬ ВКЛАДЫШ между последней страницей раздела и обложкой.
2. ПРОДОЛЖАТЬ ЗАПИСЬ на первой странице вкладыша.
3. НИКОГДА НЕ ЗАЧЁРКИВАТЬ название раздела и не писать в других разделах.

При УТЕРЕ трудовой книжки:

1. ОФОРМЛЯТЬ ДУБЛИКАТ по заявлению работника у последнего работодателя.
2. НЕ ВШИВАТЬ ВКЛАДЫШ в утерянный документ (его нет).

Проблема «закончившегося места» решается исключительно вшиванием стандартного вкладыша. Это единственный законный способ‚ который сохраняет юридическую чистку трудовой книжки и гарантирует учёт всего трудового стажа. Любые другие ухищрения (зачёркивания‚ переносы в другие разделы) создают риски для работника при назначении пенсии и могут быть оспорены. При утере документа действует отдельный механизм — оформление дубликата.