Ситуация, когда у одного человека имеется две (или более) трудовые книжки, является нарушением трудового законодательства РФ. Трудовая книжка — это единственный и обязательный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Наличие дубликатов создаёт правовую неопределённость и влечёт за собой серьёзные последствия для всех сторон.
Почему возникает ситуация с двумя книжками?
Основные причины:
- Утеря или порча старой книжки и последующее оформление новой без properного изъятия старой из архивов.
- Ошибка при переоформлении (например, при смене имени, паспорта).
- Намеренные действия для сокрытия части трудовой истории (негативные записи, периоды без работы и т.д.).
- Работа в разных организациях, которые по незнанию или умыслу выдали новые книжки вместо внесения записей в старую.
Что грозит работнику?
Наличие двух книжек может привести к следующим проблемам:
- Непризнание части трудового стажа. Записи в «лишней» книжке могут не учесть при расчёте пенсии, предоставлении отпусков, компенсаций. Это напрямую влияет на будущие социальные гарантии.
- Конфликт с текущим работодателем. При проверке или увольнении работодатель может обнаружить несоответствия. Это даёт ему основание для дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения за предоставление недостоверных сведений (ст. 81 ТК РФ).
- Проблемы при трудоустройстве. Новый работодатель, получив две разные версии трудовой истории, может усомниться в добросовестности кандидата и отказать в приёме.
- Юридическая ответственность. Если установлено, что вторая книжка получена путём подделки или предоставления ложных сведений, это может повлечь административную или даже уголовную ответственность (ст. 327 УК РФ «Подделка, изготовление или оборот поддельных документов»).
- Затруднения с получением кредитов, виз, других услуг. Многие институты требуют нотариально заверенную справку о трудовой деятельности (выдаётся на основе Единой государственной системы учёта трудовых книжек). Две книжки создадут сложности при её получении.
Что грозит работодателю?
Работодатель, выдавший вторую книжку без законных оснований, также несёт ответственность:
- Административный штраф. По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства (в части оформления трудовых книжек) должностные лица могут быть оштрафованы.
- Признание записей недействительными. Все записи в «лишней» книжке могут быть признаны судом не имеющими юридической силы, что создаст риски для работодателя при разрешении будущих споров с работником.
- Репутационный ущерб. Подобные нарушения негативно сказываются на имидже компании.
Как правильно действовать, если оказалось две книжки?
Алгоритм действий должен быть следующим:
- Немедленно прекратить использовать обе книжки. Не вносить новые записи ни в одну из них.
- Обратиться к текущему работодателю (или в орган, выдавший последнюю книжку) с заявлением. В заявлении необходимо объяснить ситуацию и просить произвести объединение записей в одну книжку на основании имеющихся документов (приказы, трудовые договоры, справки).
- Найти и предъявить старую книжку (если она у вас есть). Если она утеряна, необходимо получить в архиве предыдущего места работы справку о трудовой деятельности по установленной форме (приказ Минтруда № 722н). Эта справка имеет равную силу с записью в трудовой книжке.
- На основании собранных документов работодатель (или сотрудник отдела кадров) должен внести все имеющиеся записи в одну, основную трудовую книжку, оформив это соответствующим приказом. Старая (дублирующая) книжка после этого должна быть изъята и помещена в архив с пометкой «Недействительна» или «Заменена».
- Если работодатель отказывается или создаёт препятствия, необходимо обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для восстановления своих прав.
Важно!
С 1 января 2021 года ведение Единой государственной системы учёта трудовых книжек (ЕГСТК) сделало ситуацию с двумя книжками ещё более критичной. Все записи автоматически попадают в единую базу. Наличие двух физических книжек с разными данными будет выявлено при любой проверке через эту систему;