Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. С 2020 года в России начался масштабный переход на электронный формат, однако бумажный вариант всё ещё остается актуальным. В 2025–2026 годах кадровикам и бухгалтерам приходится работать в условиях так называемого «переходного периода», совмещая операции с обоими видами документов. В этой статье мы подробно разберем, какие операции существуют, как их правильно оформлять и на что обращать внимание.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): мифы и реальность

В законодательстве нет официального понятия «электронная трудовая книжка» как отдельного цифрового документа, который пришел на смену бумажному. Это не точная копия привычной книжки в формате PDF. На деле ЭТК — это сформированная база данных в Социальном фонде России (СФР).

Когда работодатель совершает кадровую операцию (прием, увольнение, перевод), он передает сведения в СФР, где и формируется цифровая история сотрудника. ЭТК позволяет физлицам получать информацию о трудовых событиях в любой момент времени.

Преимущества ЭТК:

• Данные не потеряются и не испортятся (в отличие от бумажного бланка).
• Возможность оперативно запросить выписку и подтвердить стаж.
• Снижение кадрового документооборота на бумаге.

Основные операции с бумажными трудовыми книжками

Несмотря на развитие ЭТК, бумажные книжки всё ещё действуют. Кадровики обязаны знать, как правильно с ними работать.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Все бумажные трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также выданные новые бланки, должны строго учитываться. Для этого используется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. В нее вносятся данные о приеме и выдаче документа. Работодателю важно помнить о правилах хранения этих бланков и о том, можно ли взимать плату с сотрудника за выдачу нового бланка (как учитывать эту операцию и применять ли ККТ, вопросы, регулируемые отдельными рекомендациями).

Внесение записей в бумажную трудовую книжку

По состоянию на 2026 год записи в бумажную книжку вносятся строго по правилам Приказа Минтруда. Основные операции включают:

1. Прием на работу — указывается наименование работодателя, дата приема, должность и реквизиты приказа.
2. Перевод на другую должность, фиксируется с согласия работника.
3. Увольнение — вносится запись об основании прекращения трудового договора со ссылкой на статью ТК РФ.
4. Смена фамилии — на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, подтверждающий смену (например, свидетельство о браке).
5. Исправление ошибок — зачеркивание допускается только на ьном листе (при смене ФИО). В разделах «Сведения о работе» ошибочные записи признаются недействительными путем внесения новой записи.

Операции при переходе на ЭТК

Если сотрудник решает отказаться от бумажной книжки в пользу электронной, работодатель обязан выполнить ряд последовательных действий:

1. Получение заявления — работник пишет заявление о переходе на ЭТК.
2. Внесение записи в бумажный документ — в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку запись о том, что работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
3. Выдача документа на руки — после внесения записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
4. Сдача отчетности — не позднее 25 числа следующего месяца работодатель обязан сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России.

Как работодателю вести ЭТК и сдавать отчетность

Ведение электронной трудовой книжки для работодателя — это, прежде всего, своевременная и корректная подача сведений в СФР. За непредставление сведений о трудовой деятельности или подачу недостоверных данных должностным лицам организаций грозит штраф.

Работа в учетных программах (1С, Контур.Экстерн, СБИС)

Современные программы автоматизируют операции по ЭТК:

• Контур.Экстерн: если компания ведет учет в этом сервисе, работать с ЭТК можно в разделе «Учет». Чтобы открыть данные, на вкладке «Зарплата и кадры» нужно нажать на нужное ФИО и выбрать вкладку «Трудовая книжка» или «Трудовая деятельность».
• Программы 1С: позволяют сформировать и выгрузить отчет ЕФС-1, а также автоматически фиксировать кадровые операции (прием, увольнение), которые затем передаются в фонд.

Оформление сотрудника с ЭТК: прием на работу

При приеме на работу сотрудника, который перешел на ЭТК, работодатель не требует у него бумажную книжку. Вместо этого:

1. Новый сотрудник может предоставить выписку из СФР (или справку от предыдущего работодателя), чтобы подтвердить свой стаж.
2. Работодатель заключает трудовой договор и издает приказ о приеме.
3. Не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем приема, работодатель отправляет в СФР сведения по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1), тем самым фиксируя новое трудовое событие в электронной базе данных.

Исправление ошибок в ЭТК

Если работодатель допустил ошибку при подаче сведений в СФР (например, неверно указал должность или дату увольнения), необходимо провести операцию по корректировке. Для этого в СФР подаются корректирующие сведения по тому же подразделу 1.1 формы ЕФС-1. Важно делать это оперативно, чтобы в базе СФР не числилось недостоверной информации, которая может повлиять на будущую пенсию сотрудника.

Операции по трудовым книжкам сегодня требуют от кадровых специалистов двойной внимательности. С одной стороны, необходимо строго соблюдать правила заполнения и хранения бумажных бланков, вести Книгу учета движения. С другой — неукоснительно соблюдать сроки сдачи электронной отчетности (ЕФС-1) в Социальный фонд России. Только грамотное сочетание этих операций обеспечит безупречный кадровый учет и убережет компанию от штрафов.