Опись на трудовую книжку – это официальный документ, который фиксирует наличие и состояние трудовой книжки (или её вкладыша) в момент передачи от работодателя к работнику. В России опись входит в систему учёта и хранения трудовых книжек, регулируемую приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н.

Что такое опись?

Опись – это перечень вложенного в конверт содержимого. В случае трудовой книжки опись фиксирует:

• Номер и дату выдачи трудовой книжки;
• ФИО владельца;
• Номер пломбы (если применимо);
• Состояние документа (полностью, частично, повреждённо и т.д.);
• Примечания (например, «передано в руки», «передано в хранение»).

Опись оформляется на специальном бланке формы 107, утверждённом приказом ФГУП «Почта России» от 17 июня 2015 г. (Приложение N 3).

Зачем нужна опись?

Опись служит доказательством того, что трудовая книжка действительно была передана работнику, а также позволяет:

• Контролировать движение трудовых книжек в организации;
• Обеспечить прозрачность и законность процесса выдачи;
• Упрощать проверку со стороны контролирующих органов;
• Сократить риск возникновения споров о недостающих или повреждённых документах.

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие опись трудовых книжек:

1. Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
2. Приказ ФГУП «Почта России» от 17 июня 2015 г. «Форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них» (форма 107).
3. Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н (дополнение к пункту 40 Порядка).

Как правильно оформить опись?

Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления описи на трудовую книжку.

Подготовка бланка

Используйте официальный бланк формы 107. Если он недоступен, можно создать собственный документ в Word с аналогичными полями. Важно, чтобы в бланке были следующие поля:

• Дата и место составления;
• ФИО и должность лица, выдающего книжку;
• ФИО и должность работника;
• Номер и дата выдачи трудовой книжки;
• Номер пломбы (если есть);
• Примечания.

Заполнение полей

Пример заполнения:

Место: ООО «Ромашка» 
Лицо, выдающее: Иванов И.И., начальник отдела кадров 

ФИО работника: Петрова А.С., сотрудник отдела продаж 

Номер трудовой книжки: 123456 
Дата выдачи: 01 января 2026 г. 
Номер пломбы: 7890 

Примечание: Книжка передана в руки работника, хранится в личном деле. 

Подписи и печати

Опись должна быть подписана лицом, выдающим книжку, и, при необходимости, печатается. Пломба не требуется, но если в организации используется пломба, её номер обязательно указывается.

Хранение описи

Опись хранится в кадровом отделе вместе с другими документами о движении трудовых книжек. Важно, чтобы она была доступна для проверки в любой момент.

Пример заполнения описи (формат 107)

Ниже приведён образец заполнения, который можно использовать как шаблон.

Частые ошибки при оформлении описи

• Не указание номера пломбы (если она есть).
• Отсутствие подписи выдающего лица.
• Неправильное указание даты выдачи.
• Неполное заполнение полей (например, пропуск ФИО работника).
• Использование неофициального бланка без согласования с кадровым отделом.

Как проверить правильность заполнения?

Для проверки можно использовать следующий чек‑лист:

1. Все поля заполнены?
2. ФИО и должности указаны полностью и корректно?
3. Номер и дата выдачи совпадают с данными в трудовой книжке?
4. Номер пломбы (если есть) совпадает с реальным номером?
5. Подпись и печать (если применимо) присутствуют?
6. Опись хранится в соответствии с внутренними процедурами?

Где можно скачать образцы и шаблоны?

• Сайт «Моё дело» – бесплатные шаблоны заполнения вкладыша и описи.
• КонсультантПлюс – официальные бланки, включая форму 107.
• Почта России – бланк формы 107 в PDF.

Опись на трудовую книжку – это важный элемент кадрового делопроизводства, обеспечивающий законность и прозрачность передачи документов. Соблюдение формата 107, правильное заполнение полей и хранение описи в соответствии с приказом Минтруда РФ позволяют избежать конфликтов и ошибок в учёте трудовых книжек.

При соблюдении всех требований опись становится надёжным доказательством того, что трудовая книжка была передана работнику в надлежащем состоянии и в установленный срок.