Трудовые книжки – один из основных документов, фиксирующих трудовую деятельность граждан. Чтобы вести их систематически и в соответствии с законодательством, часто требуется оформить опись (или реестр) трудовых книжек. Ниже представлен подробный образец такой описи, а также рекомендации по её заполнению.

Что такое опись для трудовых книжек?

Опись – это служебный документ, в котором фиксируются сведения о выдаче, хранении и передаче трудовых книжек работникам организации. Такой документ обычно составляется в отделении кадров и служит подтверждением того, что:

• трудовая книжка передана конкретному сотруднику;
• учтены все изменения в трудовой деятельности (переводы, увольнения, поправки в данных);
• выполнены требования Трудового кодекса РФ и внутренних нормативных актов компании.

Общий порядок оформления

Опись оформляется в виде таблицы. Ниже – образец таблицы, которую можно использовать как основу.

В примечании можно указать причину выдачи, номер приказа, серию и номер страницы, где находятся соответствующие записи.

Структура таблицы

1. № п/п – порядковый номер записи.
2. ФИО сотрудника – полное имя работника.
3. Дата рождения – дата рождения сотрудника (дд.мм.гггг).
4. Место работы (подразделение) – отдел, в котором сотрудник работает.
5. № трудовой книжки – номер, присвоенный книжке в реестре организации.
6. Дата выдачи – дата, когда книжка была передана сотруднику.
7. Подпись ответственного – подпись лица, которое выдало книжку.
8. Примечание – любые дополнительные сведения (например, замена, утеря, ремонт).

Как правильно заполнять опись

Для корректного оформления следуйте этим рекомендациям:

• Проверьте паспортные данные. Убедитесь, что ФИО и дата рождения указаны без ошибок.
• Указывайте точный номер трудовой книжки. Номер должен соответствовать системе нумерации вашей организации.
• Заполняйте дату выдачи в формате ДД.ММ.ГГГГ. Это упрощает поиск и сверку данных.
• Подпись ответственного должна быть подписью физического лица, а не штампа.
• Внесите примечание сразу после выдачи. Если книжка заменяется или ремонтируется, отметьте это в колонке “Примечание”.
• Регулярно обновляйте опись. При увольнении, переводе или изменении данных вносятся соответствующие записи.

Примеры заполнения

Ниже – несколько типовых примеров заполнения строк таблицы.

Пример 1 – первоначальная выдача

№ п/п | ФИО сотрудника | Дата рождения | Место работы | № ТК | Дата выдачи | Подпись | Примечание
------|--------------------------|---------------|--------------|------|-------------|---------|-------------------------------
1 | Смирнова Анна Петровна | | HR | ТК-00567 | | И.Петров | Выдано при приёме на работу

Пример 2 – замена из‑за утери

№ п/п | ФИО сотрудника | Дата рождения | Место работы | № ТК | Дата выдачи | Подпись | Примечание
------|--------------------------|---------------|--------------|------|-------------|---------|-------------------------------
2 | Кузнецов Алексей Сергеевич| | IT‑отдел | ТК-00890 | | С.Иванова| Заменена по причине утери оригинала

Электронные варианты оформления

Современные организации часто используют онлайн‑сервисы для создания и хранения описей; Такие сервисы позволяют:

• заполнять таблицу в браузере без необходимости скачивать программы;
• печатать готовый бланк сразу для множества сотрудников (функция пакетной печати);
• сохранять копию в электронном виде и привязывать её к личному кабинету сотрудника.

Пример онлайн‑формы (форма 107) можно найти на официальном сайте Почты России, однако для внутренних целей достаточно использовать любой удобный шаблон в Excel, Google Sheets или в специализированных HR‑системах.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли использовать одну и ту же номерную серию для разных подразделений? – Да, но номер должен быть уникальным в пределах всей организации.
2. Нужно ли хранить оригиналы подписанных описей? – Да, оригиналы подписанных листов сохраняются в кадровом отделе в течение всего времени действия отношений с сотрудником.
3. Как вести учёт при массовой выдаче? – При больших количествах удобно использовать шаблон с автоматическим заполнением (например, через макрос в Excel) и затем распечатать готовый лист.

Опись для трудовых книжек – важный документ, который обеспечивает прозрачность и контроль над выдачей и хранением трудовых книжек. Правильное оформление и своевременное обновление такой описи помогают избежать ошибок в кадровой документации и упрощают работу HR‑отдела.

Скачайте готовый образец таблицы, адаптируйте его под особенности вашей организации и используйте для ежедневного учёта.