В 2026 году трудовое законодательство России достигло важной вехи: с 1 января завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на цифровизацию, вопросы бумажных документов, их оформления и стоимости до сих пор вызывают споры. Может ли работодатель требовать с сотрудника деньги за бланк трудовой книжки или ее ведение? Разберемся подробно, опираясь на актуальные нормы Трудового кодекса РФ и сложившуюся практику.

Кто оплачивает бланк трудовой книжки?

Это один из самых частых вопросов, возникающих при трудоустройстве. Согласно действующему законодательству, работодатель не имеет права требовать с работника оплату за бланк трудовой книжки, если она оформляется впервые.

Существует четкое разграничение ситуаций:

• Первичное оформление: Если сотрудник устраивается на работу впервые и у него нет трудовой книжки, работодатель обязан приобрести бланк за свой счет. Взыскивать деньги с работника за это незаконно. Это подтверждается нормами, действующими еще с начала 2000-х годов и не утратившими силу.
• Утеря по вине работника: Если работник потерял свою трудовую книжку или она пришла в негодность по его вине, он может написать заявление о выдаче нового бланка. В этом случае работодатель вправе потребовать возмещения стоимости бланка, но только при наличии письменного согласия работника или соответствующего пункта в коллективном договоре.
• Дубликат: Оформление дубликата в связи с утерей также может производиться за счет работника, если он сам инициировал этот процесс из-за своей халатности.

Электронные трудовые книжки: что изменилось к 2026 году?

С 1 января 2020 года начался активный переход на электронные трудовые книжки, а с 1 января 2026 года этот процесс считается завершенным. Что это значит для работника и работодателя?

1. Автоматическое формирование: Для всех работников, не подавших заявление о ведении бумажной трудовой книжки до конца 2020 года, сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.
2. Отчетность СЗВ-ТД: Работодатели обязаны ежемесячно (или при каждом кадровом событии) передавать данные в Социальный фонд России (бывший ПФР) по форме СЗВ-ТД. Это полностью заменяет необходимость физической прошивки и нумерации бумажных страниц для большинства записей.
3. Стоимость ЭТК: Ведение электронной трудовой книжки абсолютно бесплатно для работника. Никаких взносов, госпошлин или оплат за «цифровое обслуживание» с сотрудника взимать нельзя.

Особенности приема на работу и срочные договоры

В контексте оформления трудовых отношений важно помнить о правилах заключения договоров, которые часто путают с вопросом оплаты книжек.

Согласно разъяснениям, актуальным и в 2025-2026 годах:

• Срочный трудовой договор можно заключить только если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок в связи с характером предстоящей работы (сезонные работы, замещение временно отсутствующего сотрудника, выполнение конкретного проекта).
• Если работодатель предлагает оформить временные отношения там, где возможна постоянная работа, а работник не согласен, отказ в заключении бессрочного договора незаконен.
• Работодатель не имеет права вносить записи в трудовые книжки (или формировать электронные записи) до фактического начала исполнения работником своих обязанностей, за исключением случаев, когда за сотрудником сохраняется место работы (например, период временной нетрудоспособности перед приемом, если такое условие было согласовано).

Задержка выдачи трудовой книжки: права работника

При увольнении работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (если она велась в бумажном виде) в день прекращения трудового договора. Задержка выдачи документа недопустима.

Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки:

• Он обязан выплатить работнику средний заработок за все время задержки.
• Работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд.
• В случае восстановления на работе через суд, работодатель также несет расходы на юридические издержки и выплату компенсаций.

Ограничение обратного взыскания

Важно отметить статью 397 Трудового кодекса РФ, которая гласит об ограничении обратного взыскания сумм. Если по решению органов, рассматривающих индивидуальные трудовые споры, работнику были выплачены определенные суммы (например, зарплата за время вынужденного прогула), а впоследствии это решение было отменено, то обратное взыскание этих сумм с работника не допускается, за исключением случаев, когда первоначальное решение было основано на ложных сведениях, предоставленных самим работником.

Основные тезисы для запоминания:

• Первичный бланк бумажной трудовой книжки оплачивает работодатель.
• Ведение электронной трудовой книжки бесплатно для всех сторон.
• Работник оплачивает бланк только при его утере или порче по собственной вине (и только по согласию).
• Государственные порталы, такие как «Работа России», помогают отслеживать вакансию и статус занятости, но не взимают плату за оформление документов.

Знание своих прав защищает от необоснованных трат и позволяет строить честные отношения с работодателем.