Вопрос оплаты за бланк трудовой книжки возникает у многих работников, когда необходимо оформить новую трудовую книжку, заменить утерянный вкладыш или получить дополнительный бланк. В статье подробно рассмотрим, какие документы нужны, как правильно написать заявление и какие шаги следует выполнить, чтобы получить подтверждение оплаты.
Что такое оплата за бланк трудовой книжки и когда она требуется
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 62, 65), работодатель обязан обеспечить сотруднику наличие трудовой книжки. При этом за выпуск нового бланка (или вкладыша) взимается государственная пошлина, размер которой установлен нормативным актом и составляет 50 рублей (по состоянию на 2026 год). Оплата производится:
- при оформлении новой трудовой книжки после её утери, повреждения или износа;
- при необходимости получения дополнительного вкладыша к уже существующей книжке;
- при переходе на электронную форму трудовой книжки, если работодатель требует подтверждения оплаты за бумажный эквивалент.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие процесс:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 62, 65, 67.
- Постановление Правительства РФ от № 640 «Об утверждении Положения о порядке выдачи и учета трудовых книжек».
- Приказ Минтруда России № 5н от «Об образцах заявлений работников по вопросам трудовых книжек».
Какие документы нужны для подачи заявления
Для получения подтверждения оплаты и выдачи бланка трудовой книжки обычно требуется следующий пакет:
- Копия платежного документа (квитанция, чек, выписка из банка), подтверждающего уплату пошлины за бланк;
- Оригинал паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность);
- Собственно заявление (в произвольной форме, но с обязательными реквизитами);
- При необходимости – документ, подтверждающий утрату/повреждение трудовой книжки (справка от полиции, акт осмотра и т.п.).
Пошаговый алгоритм получения бланка
Ниже представлена последовательность действий, проверенная на практике:
- Подготовьте платежный документ. Оплатите пошлину в банке, через онлайн‑кассу или в кассе работодателя.
- Соберите документы. Возьмите паспорт, копию платежного документа и, при необходимости, справку об утрате.
- Составьте заявление. Используйте образец ниже, заменив квадратные скобки на свои данные.
- Подайте заявление. Передайте его в отдел кадров (или в уполномоченный государственный орган) лично либо отправьте по электронной почте.
- Получите подтверждение. После проверки ваших документов вам выдадут новый бланк (или вкладыш) и подпишут акт получения.
Образец заявления на оплату трудовой книжки
Заявление может быть оформлено в произвольной форме, однако рекомендуется использовать следующий шаблон, который удовлетворяет требованиям большинства работодателей и государственных органов.
Заявление на оплату бланка трудовой книжки [Наименование организации] [Ф.И.О. руководителя (должность)] От [Ф.И.О. полностью], дата рождения [дд.мм.гггг], паспорт: серия [серия] № [номер], выдан [кем и когда выдан], проживающий(ая) по адресу: [полный адрес]. Прошу выдать мне новый бланк (вкладыш) трудовой книжки и принять к оплате государственную пошлину за его выдачу в размере 50 (пятьдесят) рублей. К заявлению прилагаю: Квитанцию/чек об оплате пошлины от [дата] № [номер]. Копию паспорта (страница с личными данными).
Как оформить заявление в электронном виде
Для компаний, использующих электронный документооборот, заявление может быть отправлено в формате DOCX или PDF по электронной почте. При этом:
- Укажите в теме письма «Заявление на оплату бланка трудовой книжки».
- Приложите скан‑копию платежного документа и паспорта.
- Подпишите документ электронной подписью (если она используется в организации).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Нужно ли платить пошлину, если я получаю новый бланк в рамках замены утерянной книжки?
Да. По действующему законодательству за каждый выданный бланк (вкладыш) взимается государственная пошлина, независимо от причины замены.
Вопрос 2: Можно ли получить бланк без оплаты, если работодатель покрывает расходы?
Работодатель может возместить вам стоимость пошлины, но формально оплата должна быть подтверждена платежным документом.
Вопрос 3: Как быстро можно получить новый бланк после подачи заявления?
Сроки зависят от организации, но в среднем – от 3 до 7 рабочих дней. При подаче в государственный орган сроки могут быть до 15 дней.
Советы, которые помогут ускорить процесс
- Проверьте правильность реквизитов платежа. Ошибки в сумме или номере квитанции часто приводят к возврату заявления.
- Сделайте копию всех документов. При необходимости вы сможете быстро предоставить недостающие сведения.
- Уточните в отделе кадров, нужен ли оригинал паспорта. В некоторых организациях достаточно копии.
- Если подаете заявление по электронной почте, используйте подпись ЭП. Это избавит от необходимости личного визита.
Оформление заявления на оплату трудовой книжки – простая, но важная процедура, позволяющая законно получить новый бланк или вкладыш. Соблюдая порядок действий, подготовив необходимые документы и используя приведённый образец, вы сможете избежать лишних задержек и получить нужный документ в кратчайшие сроки.
Помните, что правильное оформление заявления и наличие подтверждающего платежного документа – ключ к успешному получению бланка трудовой книжки.