Организация кадрового делопроизводства требует строгого подхода к хранению документов. Одним из ключевых элементов в работе отдела кадров является картотека трудовых книжек. Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные носители остаются актуальными для миллионов работников, а значит, вопрос их правильного хранения и выбора размера картотеки остается актуальным.

Что такое картотека трудовых книжек?

Картотека трудовых книжек, это специализированная система хранения бланков трудовых книжек сотрудников, которая обеспечивает быстрый поиск, сохранность документов и защиту персональных данных. В отличие от обычного шкафа, профессиональная картотека должна соответствовать определенным эргономическим и техническим параметрам.

Определение оптимального размера картотеки

Когда говорят о «размере» картотеки, подразумевают два аспекта: физические габариты мебели и вместимость (объем) системы хранения.

Физические габариты (размеры ящиков)

Трудовая книжка имеет стандартный размер (примерно 105х145 мм). Чтобы документы лежали плотно, но их было удобно извлекать, размеры ящиков картотеки должны быть следующими:

• Высота ящика: должна быть чуть больше высоты трудовой книжки (около 15-17 см), чтобы документ не заминался при открытии.
• Ширина и глубина: зависят от количества используемых разделителей. Обычно используются стандартные офисные картотечные шкафы с выдвижными ящиками.
• Формат: чаще всего используются шкафы, рассчитанные под формат А5 или специализированные картотечные модули.

Вместимость и расчет объема

Чтобы определить необходимый размер (количество ящиков и секций) картотеки, используйте простую формулу:

1. Подсчет общего количества книжек: Определите текущее число сотрудников + прогноз роста штата на ближайшие 3-5 лет.
2. Толщина документа: В среднем одна трудовая книжка с учетом обложки и вложений занимает от 5 до 10 мм.
3. Расчет линейного пространства: Если у вас 100 трудовых книжек, вам потребуется примерно 50-100 см полезного пространства в ящике.
4. Запас воздуха: Важно оставлять около 20% свободного места в каждом ящике, чтобы книжки не были спрессованы, что может привести к повреждению переплетов.

Требования к материалам и безопасности

Размер картотеки не имеет значения, если она не обеспечивает безопасность. Согласно законодательству о персональных данных, хранение трудовых книжек должно быть организовано следующим образом:

• Металлический корпус: Рекомендуется использовать металлические шкафы, так как они более огнестойки и долговечны.
• Наличие замков: Картотека обязательно должна запираться на ключ для предотвращения несанкционированного доступа.
• Разделители: Внутри ящиков должны быть установлены разделители (алфавитные или по подразделениям), что позволяет оптимизировать внутренний размер пространства.

Сравнение: Бумажная картотека vs Электронный архив

С учетом современных тенденций, размер физической картотеки в офисе постепенно сокращается. Сравним два подхода:

Выбирая размер картотеки для трудовых книжек, ориентируйтесь прежде всего на количество сотрудников и стандарты безопасности. Правильно подобранный размер мебели позволит избежать хаоса в документах, а соблюдение норм хранения обеспечит отсутствие претензий со стороны проверяющих органов.