Трудовая книжка – это обязательный документ, в котором фиксируються сведения о трудовой деятельности работника․
Для бухгалтерского учета каждая запись о выдаче трудовой книжки должна быть отражена в бухгалтерских проводках․
В статье разберём, какие счета использовать, как правильно оформить проводки, какие нюансы учитываются при переходе на электронную трудовую книжку и какие требования предъявляет законодательство․
Что такое оприходование трудовой книжки?
Оприходование – это бухгалтерский процесс регистрации приобретения или создания материального или нематериального актива․
Трудовая книжка, хотя и не является «материальным» активом в привычном понимании, в системе бухгалтерского учета фиксируется как необоротный актив (счет 10 «Трудовые книжки»)․
Поскольку в её стоимость входит только стоимость изготовления и обслуживания, она обычно считается «пустой» (стоимость 0 ₽), но для соблюдения принципа полноты учёта она всё‑таки отражается в учётной системе․
Счета, участвующие в проводках
- Счет 10 – Трудовые книжки (необоротный актив)․ На этом счете фиксируется стоимость трудовой книжки․
- Счет 60 – Расчеты с персоналом (обязательства)․ Здесь отражается сумма, которую компания обязана выплатить работнику за выдачу трудовой книжки․
Как выглядит типичная проводка?
При выдаче трудовой книжки сотруднику (или при её создании для нового работника) проводка выглядит так:
Дебет 10 – Трудовые книжки 1000 Кредит 60 – Расчеты с персоналом 1000
Важно: сумма записывается без учета НДС, так как налог на добавленную стоимость не начисляется на данную услугу․
Пошаговый процесс оприходования
- Проверка наличия бумажной трудовой книжки у сотрудника․ Если она отсутствует, необходимо оформить новую․
- Определение стоимости изготовления/обслуживания трудовой книжки․ В большинстве случаев это фиксированная сумма, установленная в бухгалтерском учёте предприятия․
- Запись стоимости в бухгалтерскую систему:
- Дебет счета 10 – Трудовые книжки․
- Кредит счета 60 – Расчеты с персоналом․
- Физическая выдача трудовой книжки сотруднику и подписание соответствующих документов․
- Ведение двойных записей при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК):
- Внутри компании – проводка по счетам 10 и 60․
- В системе Федеральной службы по труду (СФР) – запись в базе данных․
Особенности учета при переходе на электронную трудовую книжку
С 2023 г․ работодатель обязан вести двойные записи: в бумажном виде (если сотрудник продолжает использовать бумажную книжку) и в электронном виде (в системе СФР)․
При этом:
- В бухгалтерском учёте проводка остаётся той же, что и для бумажной книжки․
- В системе СФР создаётся электронный документ, который подтверждает факт выдачи и хранится в едином государственном реестре․
- При переходе сотрудника на ЭТК необходимо внести запись о переходе в бумажной трудовой книжке (если она есть) и в системе СФР․
Пример проводки при переходе на ЭТК
Дебет 10 – Трудовые книжки 0 Кредит 60 – Расчеты с персоналом 0
Поскольку стоимость перехода обычно не фиксируется как отдельная статья, проводка может быть нулевой․ Главное – обеспечить наличие записи в системе СФР․
Как учесть выдачу трудовой книжки при увольнении
При увольнении работника компания обязана выдать ему трудовую книжку․ В бухгалтерском учёте это отражается следующим образом:
- Если трудовая книжка была создана в рамках компании, её стоимость списывается с счета 10 и возвращается в счет 60․
- Если работник оставил бумажную трудовую книжку, которую компания не держала, проводка не требуется․
Дебет 60 – Расчеты с персоналом 1000 Кредит 10 – Трудовые книжки 1000
Сумма списывается без НДС․
Законодательные требования
- Трудовой кодекс РФ (статья 84․1) – в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку․
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г․ № 439-ФЗ – внесение изменений в Трудовой кодекс РФ о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г․ № 436-ФЗ – о порядке ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
- Положение «Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (электронная трудовая книжка)» – общие сведения о порядке формирования и хранения․
Практические рекомендации
- Всегда фиксируйте стоимость трудовой книжки в бухгалтерской системе, даже если она составляет ноль․
- Проверьте, что проводка соответствует требованиям НОП (научно-обоснованной практики) по учёту незначительных активов․
- При переходе на электронную трудовую книжку не забывайте вести двойные записи – в бухгалтерии и в системе СФР․
- При увольнении работника списывайте стоимость трудовой книжки, если она была создана в компании․
- Обучайте персонал, отвечающему за учёт трудовой книжки, правилам оформления и требованиям законодательства․
Оприходование трудовой книжки – это простая, но важная процедура, требующая соблюдения бухгалтерских правил и законодательных норм․
Правильное отражение проводок по счетам 10 и 60 обеспечивает прозрачность учёта и позволяет избежать ошибок при проверке со стороны налоговых и трудовых инспекций․
Соблюдая изложенные рекомендации, вы сможете:
- Соблюдать требования Трудового кодекса РФ и федеральных законов․
- Обеспечить корректный учёт трудовой книжки в бухгалтерской системе․
- Избежать штрафов и санкций со стороны контролирующих органов․
Если у вас возникли вопросы по конкретным случаям, обратитесь к специалисту по бухгалтерскому учёту или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве․