Трудовая книжка – это один из основных документов‚ фиксирующих трудную биографию работника․ Её оформить‚ хранить и обновлять обязаны не только руководители‚ но и бухгалтерия организации․ В данной статье подробно рассматривается процесс оприходования трудовых книжек‚ а также связанные с ним бухгалтерские проводки и отчётность․
Что такое оприходование трудовых книжек?
Оприходование – это действие‚ связанное с приёмом‚ учётом и регистрацией новых экземпляров трудовых книжек (и их вкладышей) в учётную систему организации․ Оно происходит в момент:
- приобретения новых бланков;
- получения готовых книжек от поставщика;
- выдачи работникам при приёме на работу․
После оприходования такие документы включаются в учёт и отражаются в бухгалтерском учёте как объекты бухгалтерского учета․
Ключевые понятия
- Бланк трудовой книжки – готовый к использованию шаблон‚ который заполняется при приёме сотрудника․
- Вкладыш – дополнительный документ‚ фиксирующий сведения о работе в организации (например‚ сведения о смене места работы)․
- Оприходование – формальное закрепление за бухгалтерией права на наличие этих документов․
Документы‚ участвующие в процессе
Для корректного описательного оприходования используются следующие документы:
- Акт/Накладная о поступлении бланков трудовых книжек․
- Документ «Поступление товаров и услуг» (вкладка «Покупки и продажи» в 1С:Бухгалтерия)․
- Журнал учёта движения трудовых книжек – реестр‚ где фиксируются поступление‚ выдача и уничтожение․
Каждый из этих документов оформляется в соответствии с внутренними нормативными актами организации и требованиями Трудового кодекса РФ․
Пошаговый алгоритм оприходования
Приём бланков от поставщика
- Оформление акта приёмки с указанием количества‚ номера партии и стоимости․
- Формирование документа «Поступление товаров и услуг» в учётной системе․
- Запись в журнал учёта: «Приход в складскую номенклатуру – трудовые книжки»;
Регистрация в бухгалтерском учёте
При покупке бланков используется счёт 006 – Бланки строгой отчётности (по п․ 42 Правил‚ утв․ постановлением Пленума ВАЭК)․ Отражается проводка:
Дт 006 – Кт 60․01 «Трудовые книжки» (поступление)
Сумма отражается по фактической стоимости приобретённых экземпляров․
Оформление выдачи работникам
- При приёме на работу составляется приказ о приёме на работу․
- В выдаче используется акт выдачи (или приказ о выдаче трудовых книжек)․
- В журнале учёта вносится запись о выдаче (ссылка на номер документа и количество)․
Учёт испорченных и утилизированных экземпляров
Если бланк повреждён или утрачен‚ производится его уничтожение․ Для этого:
- Оформляется акт списания․
- В журнале учёта вносится запись о списании с указанием причины․
- Проводится бухгалтерская проводка: «Кт 006 – Дт 91․2 «Убытки от списания»․
Учёт в программе 1С:Бухгалтерия 8
В программном продукте 1С:Бухгалтерия 8 процесс оприходования оформлен следующим образом:
- Открыть раздел «Покупки и продажи» → «Поступление товаров и услуг»․
- Выбрать тип документа «Поступление трудовых книжек»․
- Указать количество‚ цену‚ дату поступления и номер договора․
- Система автоматически создаст запись в журнале «Движение трудовых книжек»․
После этого в разделе «Управление персоналом» → «Трудовые книжки» можно вести реестр выдачи и контроля․
Ответственность и контроль
Оприходование трудовых книжек – это не только формальная процедура‚ но и элемент внутреннего контроля:
- Периодически (не реже одного раза в квартал) проводится сверка данных журнала с реальными запасами․
- Ответственный за учёт (обычно старший бухгалтер) подписывает акты приёмки и выдачи․
- При выявлении расхождений составляется акт корректировки и вносится в бухгалтерию․
Часто задаваемые вопросы
Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?
Да․ Трудовая книжка считается объектом бухгалтерского учёта‚ потому что представляет собой материальное значение‚ отражающее состояние организации․
В качестве чего учитывать трудовые книжки?
Их следует учитывать в счете 006 «Бланки строгой отчётности» до момента выдачи работникам‚ после чего они переходят в счет 60․01 «Трудовые книжки» как готовый продукт․
Какие проводки применяются при покупке‑выдаче?
При покупке:
Дт 006 – Кт 60․01 «Трудовые книжки»
При выдаче (оформление акта выдачи):
Дт 60․01 – Кт 006 (выдача готовой книжки)
При списании (при утере/порче):
Кт 006 – Дт 91․2 «Убытки от списания»
Оприходование трудовых книжек – это важный элемент бухгалтерского и кадрового сопровождения организации; Правильное оформление актов‚ своевременное отражение в учётных системах и строгий контроль позволяют:
- избежать потерь и несоответствий в документообороте;
- обеспечить точность бухгалтерского учёта;
- сохранить юридическую чистоту отношений с работниками․
Соблюдая описанный выше алгоритм‚ бухгалтерия сможет эффективно управлять ресурсом «трудовые книжки»‚ минимизировать риск ошибок и обеспечить прозрачность всех операций․