Вопрос организации хранения трудовых книжек в филиалах и обособленных подразделениях часто вызывает затруднения у кадровых служб и руководителей. Многие ошибочно полагают, что существуют жёсткие требования к сейфам или охраняемым помещениям. На основе актуального законодательства и разъяснений контролирующих органов разберём, как правильно организовать этот процесс в 2026 году.
Ключевой вывод: закон не требует специального оборудования
Самое важное, что нужно запомнить: Трудовым кодексом РФ и иными нормативными актами не установлено требования хранить трудовые книжки в несгораемом опечатанном сейфе или в помещении с решётками на окнах и металлической дверью.
Как следует из анализа материалов ГАРАНТ.РУ и КонсультантПлюс, закон требует лишь обеспечивать безопасность и конфиденциальность этих документов, которые относятся к документам строгой отчётности. Для этого достаточно:
- Обычного металлического запираемого шкафа (файла, сейфа);
- Организации доступа к помещению с шкафом только для уполномоченных лиц (кадровик, ответственный работник, руководитель филиала).
- Ведения учётной книги или журнала выдачи трудовых книжек.
Два основных варианта организации хранения
Выбор модели зависит от структуры компании, количества филиалов и логистики.
Централизованное хранение (в головном офисе)
Все трудовые книжки, в т.ч. сотрудников филиалов, хранятся в штаб-квартире (головном офисе).
- Плюсы: Единый контроль, меньше рисков потери, проще отчётность.
- Минусы: Задержки при необходимости срочной выдачи (например, при увольнении в филиале). Как подчёркивает Роструд, хранение книжек в головном офисе не является уважительной причиной для нарушения 3-дневного срока выдачи при увольнении. Работодатель должен обеспечить их доставку в филиал в нужный срок.
Децентрализованное хранение (в каждом филиале)
Трудовые книжки сотрудников конкретного филиала хранятся непосредственно в нём.
- Плюсы: Оперативная выдача при увольнении/приёме, меньше логистических сложностей.
- Основание: Часть 2 статьи 57 ТК РФ указывает, что работник может работать в филиале. Логично, что и его документы хранятся по месту его основной работы. Это разрешается законодательством.
- Условие: В приказе о приёме на работу, трудовой книжке и штатном расписании должно быть чётко указано место работы (наименование филиала).
Важно: Если организация передаёт полномочия по ведению и хранению книжек филиалу, необходимо оформить приказ/распоряжение об этом и закрепить ответственность за кадровым специалистом или руководителем филиала.
Ответственность за хранение
Независимо от выбранной модели, работодатель (организация в целом) остаётся ответственным за сохранность трудовых книжек. Он должен:
- Обеспечить физическую сохранность (защита от пожара, кражи, порчи).
- Обеспечить конфиденциальность персональных данных.
- Вести учёт (журнал) всех поступивших, выданных и возвращённых книжек.
- Своевременно вносить записи и выдавать документы.
Частые ошибки и спорные ситуации
- Ошибка: Хранение книжек работников филиала в головном офисе без организации оперативной доставки в филиал.
Результат: Нарушение сроков выдачи при увольнении, штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. - Ошибка: Передача книжек на хранение самим работникам (актуально для ИП/ФЛП).
Разъяснение: Для юридических лиц это недопустимо. Для индивидуальных предпринимателей практика разнится, но safest practice — хранить у себя, как у работодателя. - Спор: Может ли головной офис хранить книжки сотрудников, которые физически работают в филиале?
Ответ: Да, может, но тогда несёт все риски, связанные с сроками выдачи.
Практические рекомендации
Чтобы избежать проблем, следуйте этому алгоритму:
- Определитесь с моделью. Если филиалы удалённые и автономные — делегируйте хранение им. Если близкие и управляемые centrally — храните в головном офисе, но продумайте логистику.
- Закрепите ответственного. В каждом месте хранения должен быть назначен конкретный сотрудник, ответственный за целостность и учёт книжек.
- Обеспечьте надёжное хранение. Запираемый металлический шкаф в кабинете кадровика или руководителя филиала — этого достаточно.
- Ведите журнал учёта. Фиксируйте каждый выезд/возврат книги с подписью получателя/сдавшего;
- Проверяйте. Включайте проверку наличия и состояния трудовых книжек в план внутренних аудитов.
Законодательство даёт работодателю гибкость в организации хранения трудовых книжек филиалов. Нет обязательного требования к сейфам или решёткам. Ключевые критерии — безопасность, конфиденциальность и соблюдение сроков выдачи.
Оптимальный путь: хранить трудовые книжки по месту нахождения работника (в филиале), если это целесообразно. Если же используется централизация, необходимо создать механизм, гарантирующий, что при увольнении сотрудника филиала его трудовая книжка будет физически доставлена и выдана в течение трёх дней. Это снимет риски претензий от трудовой инспекции и судов.
Материал подготовлен на основе анализа актуальных редакций Правил ведения трудовых книжек, Постановления Правительства РФ, а также разъяснений Роструда и юридических порталов (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Кадровик-практик) по состоянию на 2026 год.