Самое главное помнить: Кадровое делопроизводство, и особенно работа с трудовыми книжками,, это не просто бухгалтерская формальность, а прямая обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрены значительные штрафы по статье 5.27 КоАП РФ. Правильное ведение кадрового учета защищает компанию от судебных споров, проверок и финансовых потерь.

С 1 января 2021 года в России произошла кардинальная реформа: для граждан, впервые устраивающихся на работу, бумажная трудовая книжка (ТК) не оформляется. Сведения о их трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде (ЭТК). Однако для сотрудников, уже имеющих бумажную книжку, или по их письменному заявлению — бумажный вариант сохраняется. Это создало сложную двухуровневую систему, которую необходимо грамотно организовать.

Три основных способа организации кадрового делопроизводства (КД)

Выбор стратегии зависит от масштаба компании, количества сотрудников и бюджета:

Полный аутсорсинг (передача на сторону)

Компания передает все функции по кадровому учету и работе с ТК/ЭТК внешней специализированной организации (например, бухгалтерско-кадровому агентству).

• Что входит: Прием на работу, увольнение, переводы, кадровые приказы, заполнение ТК/ЭТК, консультации по ТК РФ, взаимодействие с ФСС и ПФР.
• Плюсы: Отсутствие необходимости содержать штатного кадровика, минимизация рисков ошибок, доступ к юридической экспертизе, экономия времени руководства.
• Для кого: Малый и средний бизнес, стартапы, компании без своего кадрового отдела.

Смешанная модель (частичный аутсорсинг)

Ключевые и сложные процессы (например, консультирование по увольнениям, работа с ЭТК, ликвидация «кадаровых ошибок» прошлых лет) передаются на аутсорсинг, а текущая работа ведется внутренним сотрудником (бухгалтером или кадровиком).

• Что входит: Разовые проекты по приведению учета в порядок, экспертиза документов, помощь при проверках, настройка интеграции с системами ЭДО.
• Плюсы: Гибкость, контроль над основными процессами, получение экспертизы «по запросу».

Полное внутреннее ведение с автоматизацией

Компания имеет свой кадровый отдел, но использует современные IT-решения для автоматизации рутинных операций.

• Инструменты: Сервисы вроде Контур.КЭДО, ELMA365 или аналоги. Они позволяют:
  • Оформлять все кадровые документы в электронном виде с электронной подписью (ЭП).
  • Автоматически формировать записи в ЭТК на основании подписанных приказов и договоров.
  • Хранить весь документооборот в облаке, обеспечивая доступность и безопасность.
  • Контролировать сроки, напоминать о необходимости действий (например, о продлении договора).
• Плюсы: Максимальный контроль, скорость, прозрачность процессов, соответствие требованиям по ЭДО.

Ключевые аспекты работы с трудовыми книжками в 2026 году

Электронные трудовые книжки (ЭТК): обязательный стандарт для новичков

С 2021 года для лиц, впервые поступающих на работу после , работодатель обязан:

1. Внести сведения о трудовой деятельности в Единую автоматизированную информационную систему (ЕАИС) «Трудовая деятельность» (ведется Пенсионным фондом России).
2. Предоставить работнику по его заявлению выписку из ЭТК на бумажном носителе (за счет работодателя).
3. Не оформлять бумажную трудовую книжку, если работник не подал заявление о ее ведении.

Важно: Если у сотрудника уже есть бумажная ТК, новые записи вносятся и в нее, и в ЭТК. При увольнении в обе системы вносится запись об основании прекращения договора.

Заполнение бумажных трудовых книжек: порядок и ответственность

Для сотрудников, оформивших бумажную ТК, действуют классические правила, утвержденные Инструкцией Минтруда:

• Записи вносятся на основании официальных документов (приказов о приеме, переводе, увольнении, иных документов).
• Точность формулировок: название должности, подразделение, основание увольнения (ссылка на статью ТК РФ).
• Дата внесения записи — день издания приказа.
• Подпись ответственного лица (обычно руководитель отдела кадров или уполномоченное лицо) и печать организации.

Ответственность за корректность и своевременность внесения записей лежит на работодателе (его представителе). Ошибки могут привести к признанию увольнения неправомерным или проблемам при назначении пенсии.

Какие услуги предлагают профессиональные компании?

На примере типичного предложения кадрового аутсорсинга:

Комплексное ведение кадрового делопроизводства

• Оформление приема, перевода, увольнения сотрудников с соблюдением всех норм ТК РФ.
• Ведение трудовых книжек (бумажных и электронных): заполнение, внесение изменений, выдача на руки.
• Подготовка и хранение всего пакета кадровых документов (трудовые договоры, приказы, личные карточки Т-2 и др.).
• Контроль сроков (испытательный срок, отпуска, обучение).

Юридическое сопровождение «под ключ»

Как правило, в составе услуги — бесплатные консультации от юристов по вопросам:

• Правильного оформления увольнения (в т.ч. по соглашению сторон, сокращению).
• Перевода на другую работу.
• Оформления отпусков, больничных.
• Разрешения трудовых споров.

Автоматизация и работа с ЭТК

• Настройка и ведение учета в системах КЭДО (Контур, СБИС, Диадок и др.).
• Оформление и отправка кадровых документов с ЭП.
• Перевод имеющихся бумажных трудовых книжек в электронный формат (оцифровка) с внесением данных в ЕАИС «Трудовая деятельность».
• Помощь в решении технических сбоев при работе с порталом Госуслуг или системой ПФР.

Приведение кадрового учета в порядок (аудит)

Это отдельная востребованная услуга: проверка всех кадровых документов и записей в ТК за прошлые периоды на соответствие ТК РФ с последующим исправлением выявленных нарушений. Критически важно перед проверкой ГИТ или в случае судебного спора.

Ведение трудовых книжек и кадрового делопроизводства в 2026 году — это работа на стыке законодательства, IT-технологий и скрупулезного документооборота. Ошибки в записях или сроках могут обернуться:

• Штрафами для компании и должностных лиц.
• Судебными исками от бывших сотрудников.
• Проблемами с начислением пенсий (что влечет массовые жалобы).
• Потерей времени руководства на решение рутинных кадровых вопросов.