Организация правильного учета и хранения трудовых книжек, одна из ключевых задач кадровой службы любого предприятия. Ошибки в этом процессе могут привести к серьезным штрафам со стороны трудовой инспекции и проблемам при подтверждении стажа сотрудников. В данной статье мы подробно разберем актуальные требования законодательства, основанные на Приказе Минтруда России № 320н и Постановлении Правительства РФ № 225, с учетом особенностей ведения документации в 2026 году.

Нормативная база и общие требования

Основным документом, регулирующим работу с трудовыми книжками, является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Именно этот нормативный акт устанавливает правила заполнения, учета и архивирования документов.

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Ответственность за это несет руководитель организации, который своим приказом должен назначить ответственное лицо.

Виды учета: Какие журналы необходимы?

Для правильного документооборота организация должна вести два основных вида учетных форм:

Приходно-расходная книга

Этот журнал ведется для учета бланков трудовых книжек и вкладышей, которые находятся на балансе организации (куплены и ждут выдачи). В ней фиксируются:

• Поступление бланков от поставщика (приход).
• Выдача бланков ответственному лицу или непосредственно работнику (расход).
• Остаток бланков на конец периода.

Важно: При выдаче работнику новой трудовой книжки или вкладыша работодатель имеет право взимать с него плату в размере расходов на их приобретение.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Этот документ является основным регистром, в котором отражается движение уже заполненных документов. Согласно разъяснениям государственных органов, в этой книге регистрируются:

1. Все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу.
2. Трудовые книжки и вкладыши, выданные работникам вновь (взамен утерянных или при первом трудоустройстве).

В книге обязательно указываются серия и номер документа, дата приема/выдачи, а также подпись работника, получившего трудовую книжку, и подпись ответственного лица.

Правила оформления учетных книг

Чтобы книги учета имели юридическую силу и не вызывали вопросов при проверках, необходимо соблюдать следующие требования:

• Прошивка: Книги должны быть прошнурованы (прошиты).
• Нумерация: Страницы должны быть пронумерованы.
• Заверение: На последней странице прошивки ставится подпись руководителя организации или уполномоченного лица, скрепленная печатью (при наличии).
• Защита от исправлений: Записи в книгах должны вестись аккуратно, без помарок. Исправления допускаются только с указанием даты и заверением подписью ответственного лица.

Организация хранения: Где и как?

Вопрос физического хранения трудовых книжек требует особого внимания. Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности и должны храниться в условиях, исключающих доступ посторонних лиц.

Требования к месту хранения:

Бланки трудовых книжек, заполненные книжки и вкладыши должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность и защиту от огня, воды и хищения. Доступ к ним должен быть только у ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Сроки хранения:

• Заполненные трудовые книжки: Хранятся у работодателя до момента увольнения работника.
• Невостребованные трудовые книжки: После увольнения работника трудовая книжка хранится в организации до момента ее выдачи на руки работнику или его родственникам (по заявлению), либо до направления в архив. Согласно законодательству, невостребованные трудовые книжки хранятся 75 лет (для документов, созданных после 2003 года, ранее срок составлял 50 лет, но для гарантии сохранности стажа часто ориентируются на максимальные сроки).
• Книги учета (журналы): Подлежат длительному хранению (не менее 50-75 лет), так как являются первичными учетными документами.

Ответственность и контроль

Руководитель организации обязан издать приказ, в котором будет назначено ответственное лицо за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. В случае отсутствия такого приказа ответственность автоматически ложится на руководителя.

При увольнении работника запись о расторжении трудового договора вносится в трудовую книжку в день увольнения, после чего она должна быть выдана работнику под роспись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.

Ключевые выводы для кадровика в 2026 году:

1. Проверьте наличие и правильность оформления Приходно-расходной книги и Книги учета движения.
2. Убедитесь, что книги прошиты, пронумерованы и заверены печатью и подписью.
3. Обеспечьте надежное хранение бланков и заполненных книжек (сейф, закрывающееся помещение).
4. Своевременно вносите данные о принятых и выданных документах, фиксируя серии и номера.
5. Не забывайте брать плату с работников за бланк трудовой книжки, если она выдается впервые или взамен утерянной (по желанию работника и при наличии чеков).

Соблюдение этих правил позволит вашей организации избежать штрафов и обеспечит защиту прав сотрудников на подтверждение их трудового стажа.