Ведение трудовых книжек — одна из ключевых обязанностей работодателя, закреплённая трудовым законодательством Российской Федерации. С 2021 года в стране активно переходят на цифровую форму — электронную трудовую книжку (ЭТК), но бумажный вариант пока остаётся актуальным для части сотрудников. Правильная организация работы с трудовыми книжками позволяет избежать штрафов, споров с сотрудниками и снижения размера будущей пенсии из-за ошибок в записях.

Правовая база и ответственность работодателя

Согласно ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса РФ, организация работы по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек возложена исключительно на работодателя. Это означает, что:

• Работодатель несёт полную ответственность за точность и своевременность внесения записей;
• Он обязан обеспечить сохранность трудовых книжек и бланков;
• Нарушение правил ведения может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы до 50 000 руб. для юрлиц).

Кроме того, все действия регулируются Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым приказом Минтруда России от № 69 (в ред. от 2025–2026 гг.) и Приказом Минтруда № 320н от , основным документом по электронным трудовым книжкам.

Назначение ответственного лица

Первый шаг в организации работы — назначение ответственного за ведение трудовых книжек. Это делается приказом по организации (форма № Т-1 или произвольная).

Обязанности ответственного лица:

• Приём и выдача трудовых книжек;
• Ведение приходно-расходной книги бланков;
• Формирование и передача данных в СФР (для ЭТК);
• Контроль сроков внесения записей;
• Оформление исправлений и дубликатов;
• Хранение документов в соответствии с требованиями.

Ответственное лицо может быть кадровиком, бухгалтером или сотрудником отдела кадров. В малых организациях (до 10 человек) эту функцию может выполнять руководитель.

Учёт бланков трудовых книжек и вкладышей

Все организации, независимо от формы собственности и численности, обязаны вести приходно-расходную книгу учёта бланков трудовых книжек и вкладышей. Эта книга ведётся бухгалтерией или отделом кадров.

Что вносится в книгу учёта:

1. Дата поступления бланков;
2. Серия и номер каждого бланка;
3. Количество полученных и выданных бланков;
4. ФИО сотрудника, которому выдана книжка;
5. Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).

Книга хранится не менее 5 лет после последней записи. Бланки должны храниться в сейфе или специальном шкафу с доступом только для ответственного лица.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): основные правила 2026 года

С 2021 года всем новым сотрудникам, не имеющим бумажной трудовой книжки, заводится только электронная трудовая книжка. Для тех, кто уже имеет бумажную — возможен переход на ЭТК по заявлению.

Когда и как передавать данные в СФР

Работодатель обязан передавать сведения в Единую информационную систему СФР через форму ЕФС-1 (утверждена Приказом Минтруда № 588н):

• В течение следующего рабочего дня после:
• Приёма на работу;
• Увольнения;
• Заключения или расторжения ГПХ (если он заменяет трудовой договор);
• Приостановления или возобновления трудового договора с мобилизованным работником.
• До 25-го числа следующего месяца — во всех остальных случаях (переводы, повышения, изменения ФИО, реквизитов организации и т.д.).

Важно: Форма ЕФС-1 подаётся в электронном виде через оператора электронного документооборота (например, Контур.Экстерн, Точка Банк, СБИС, 1С-Отчётность).

Как оформить ЭТК для нового сотрудника

Если сотрудник впервые устраивается на работу и не имеет бумажной трудовой книжки:

1. Попросите у него: паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании.
2. Оформите трудовой договор (в письменной форме).
3. Издайте приказ о приёме на работу (форма № Т-1).
4. В течение 1 рабочего дня передайте данные в СФР через форму ЕФС-1.
5. Сообщите сотруднику, что у него сформирована ЭТК. Он может посмотреть её через Госуслуги или личный кабинет на сайте Пенсионного фонда.

Бумажная книжка не выдаётся! Она не нужна, если сотрудник не подавал заявление о её сохранении.

Переход на ЭТК для сотрудников с бумажной книжкой

Сотрудник может подать заявление о переходе на ЭТК в любое время. После этого:

• Работодатель вносит в бумажную книжку запись: «Сведения о трудовой деятельности переданы в электронную форму»;
• Выдаёт сотруднику бумажную книжку на руки (она становится архивным документом);
• Дальнейшие записи ведутся только в ЭТК;
• Ответственность за бумажную книжку прекращается, она больше не хранится в организации.

Ведение бумажной трудовой книжки (если она есть)

Если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку (подал заявление до 2021 года или не желает переходить на ЭТК), работодатель обязан вести её в соответствии с утверждённой формой.

Правила заполнения

Записи вносятся:

• Чёрными, синими или фиолетовыми чернилами (не карандашом и не красным);
• Чётко, без помарок и исправлений;
• С указанием даты, реквизитов приказа (номер и дата), наименования подразделения;
• С подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть).

Запрещено:

• Использовать корректор, закрашивать, зачёркивать;
• Вносить записи от руки без приказа;
• Оставлять пустые строки — их нужно перечеркнуть.

Исправления и дубликаты

Если допущена ошибка:

1. Неверная запись перечёркивается одной линией;
2. Сверху пишется правильная запись;
3. Указывается дата исправления;
4. Ставится подпись ответственного и печать;
5. В приходно-расходной книге делается отметка об исправлении.

Если книжка утеряна — выдаётся дубликат на основании документов (приказы, справки с предыдущих мест работы, архивные выписки).

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся в организации в течение всего срока трудовых отношений и ещё 50 лет после увольнения сотрудника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).

Условия хранения:

• В специальных шкафах с замком;
• В сухом, защищённом от пожара и влаги помещении;
• С доступом только для ответственного лица;
• С журналом выдачи/приёма книжек (для контроля).

После увольнения книжка выдаётся сотруднику под расписку. Если сотрудник не забрал её в течение 30 дней, организация направляет уведомление. Если не пришёл — книжка передаётся в архив.

Особенности для малых организаций и ИП

Для организаций с численностью до 10 человек и индивидуальных предпринимателей действуют упрощённые правила:

• Можно вести трудовые книжки в бумажном виде — без обязательной передачи в СФР (если сотрудник не подал заявление на ЭТК);
• Можно сдавать ЕФС-1 в электронном виде — это необязательно, но рекомендуется для избежания ошибок;
• Приходно-расходная книга ведётся обязательно;
• Ответственное лицо назначается приказом — даже если это сам ИП.

Частые ошибки и как их избежать

Ошибки в трудовых книжках — одна из главных причин снижения пенсии. Вот самые распространённые:

1. Нет приказа — запись в книжке без основания (приказа) недействительна.
2. Неправильные даты — например, дата приёма не совпадает с датой приказа.
3. Отсутствие подписи и печати — запись не имеет юридической силы.
4. Не переданы данные в СФР, сотрудник не получит полный стаж в ЭТК.
5. Исправления без оформления — могут быть признаны фальсификацией.

Рекомендация: раз в квартал проводите аудит трудовых книжек — сверяйте записи с приказами, договорами и данными в СФР.

Практические советы для кадровика

• Создайте чек-лист для приёма и увольнения сотрудников с пунктами по трудовым книжкам.
• Используйте программу 1С:Зарплата и управление персоналом — она автоматически формирует ЕФС-1 и контролирует сроки.
• Обучите сотрудников, как проверить свою ЭТК на Госуслугах, это снижает количество обращений.
• Храните копии всех приказов и заявлений о переходе на ЭТК не менее 75 лет.
• Проводите ежемесячный контроль: все ли записи внесены в срок?

Организация работы с трудовыми книжками — это не просто формальность, а важнейший элемент кадровой политики, влияющий на социальные права сотрудников. В 2026 году переход на электронные трудовые книжки уже не является экспериментом — это норма. Работодатель, который чётко соблюдает правила ведения и учёта, защищает не только себя от штрафов, но и будущую пенсию своих сотрудников.

Главное правило: «Нет записи — нет стажа. Нет стажа, нет пенсии». Не допускайте ошибок — они не исправимы в будущем.

Помните: ваша ответственность, это не только юридическая, но и моральная. Трудовая книжка, это история жизни человека. Храните её достойно.