Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий сведения о трудовой деятельности‚ стаже и профессиональном росте работника. Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) именно в ней фиксируются все записи о приёме‚ переводе‚ увольнении и иных изменениях в трудовых отношениях.

Оригинал трудовой книжки: определение

Под оригиналом трудовой книжки понимается бумажный документ‚ выданный в установленном образце и находящийся в физическом владении работодателя или работника. В отличие от копии‚ оригинал обладает полной юридической силой и является доказательством стажа перед пенсионным фондом‚ банками‚ государственными органами.

Где хранится оригинал?

• Пока сотрудник находится в организации‚ оригинал трудовой книжки хранится у работодателя в кадровом отделе.
• Если работник переходит в другое предприятие‚ оригинал передаётся новому работодателю в момент оформления трудовых отношений.
• В исключительных случаях (например‚ необходимость внесения исправлений) оригинал может быть выдан работнику на руки на ограниченный срок по его заявлению.

Правовые нормы‚ регулирующие оригинал трудовой книжки

1. Статья 65 ТК РФ – трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности.
2. Статья 67 ТК РФ – работодатель обязан вести трудовую книжку и хранить её в надлежащем виде.
3. Статья 68 ТК РФ – работник имеет право получить оригинал трудовой книжки только в случаях‚ предусмотренных законом (например‚ при увольнении‚ переводе‚ необходимости предоставления в органы соцзащиты).
4. Судебная практика (пример: Русаков И.‚ ЭЖ‑Бухгалтер‚ 2024‚ N 40) подтверждает‚ что отказ работодателя в выдаче оригинала без законных оснований считается нарушением и влечёт административную ответственность.

Когда работник может получить оригинал?

Оригинал трудовой книжки может быть выдан работнику в следующих ситуациях:

• При увольнении (по инициативе работника или работодателя).
• При переводе на другую работу в пределах той же организации‚ если требуется внесение исправлений.
• Для оформления пенсионных прав (предоставление в ПФР).
• По заявлению работника с указанием конкретной цели (например‚ предоставление в банк‚ суд‚ миграционную службу). В заявлении должна быть обоснована необходимость оригинала.

Порядок выдачи оригинала трудовой книжки

1. Работник подаёт письменное заявление (по форме‚ установленной работодателем) с указанием причины выдачи.
2. Кадровая служба проверяет наличие записей‚ отсутствие ограничений (например‚ арестов‚ судебных споров).
3. Если причина соответствует требованиям закона‚ оригинал выдаётся под расписку. В расписке фиксируются дата выдачи‚ цель использования и обязательство вернуть документ в установленный срок.
4. При возврате оригинала работодатель вносит отметку о возвращении и‚ при необходимости‚ делает запись о продолжении работы.

Последствия невыдачи оригинала

Отказ работодателя в выдаче оригинала без законных оснований может привести к:

• Административной ответственности – штраф для юридических лиц (по ст. 5.27 КоАП РФ) и для должностных лиц.
• Гражданско‑правовой ответственности – возмещение морального вреда и убытков‚ связанных с невозможностью работника оформить пенсионные выплаты или получить кредит.
• Уголовной ответственности в случае умышленного удержания оригинала с целью получения выгоды (ст. 285.1 УК РФ).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2025 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК) – единая база данных‚ в которой хранятся все записи о трудовой истории сотрудника. Основные особенности:

• Работодатель обязан в течение трёх дней после подачи заявления работника открыть ЭТК и предоставить доступ к ней.
• При наличии ЭТК бумажный оригинал может быть выдан только в исключительных случаях‚ когда требуется физический документ (например‚ в суде).
• ЭТК исключает риск утери́тельности оригинала‚ так как все данные хранятся в защищённой государственной системе.

Как оформить заверенную копию трудовой книжки

Если оригинал находится у работодателя‚ а работнику нужна копия (например‚ для банка)‚ следует:

1. Обратиться в кадровую службу с заявлением о выдаче копии.
2. Получить копию и заверить её у работодателя (подпись‚ печать‚ дата).
3. При необходимости добавить отметку: «Продолжает работать в настоящее время в той же должности» – запись делается на первой пустой строке после последней записи о стаже.

Практические рекомендации для работодателей

• Вести регулярный учёт оригиналов трудовых книжек и фиксировать их местонахождение.
• Разработать внутреннюю инструкцию по выдаче оригинала и копий‚ включающую форму заявления и образец расписки.
• Обучать кадровый персонал актуальным требованиям ТК РФ и правилам работы с ЭТК.
• Своевременно реагировать на запросы работников‚ чтобы избежать претензий и штрафов.

Оригинал трудовой книжки – ключевой документ‚ подтверждающий трудовой стаж и права работника. По закону он хранится у работодателя‚ но может быть выдан сотруднику в строго определённых случаях и только по официальному заявлению. Нарушение порядка выдачи влечёт серьёзные юридические последствия. Переход к электронной трудовой книжке упрощает процесс‚ но не отменяет необходимости соблюдения правовых норм при работе с бумажными оригиналами.

Дата актуализации информации: 23 мая 2026 г.