Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий место работы, периоды занятости, должность и другие сведения, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника. Правильное оформление и хранение оригинала трудовой книжки имеет решающее значение как для работодателя, так и для работника.
Где хранится оригинал трудовой книжки?
Оригинал трудовой книжки обычно хранится у самого сотрудника. При приёме на работу он предоставляет оригинал и дубликат (если такой имеется). Дубликат может быть оформлен в том же виде, что и оригинал, и также хранится у сотрудника.
В некоторых случаях, особенно при увольнении, работодатель может потребовать показать оригинал бумажной трудовой книжки. Это необходимо, например, для получения выходного пособия за второй месяц при увольнении по сокращению.
Требования к хранению
- Оригинал должен быть оформлен в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
- В книге фиксируются сведения о месте работы, датах начала и окончания трудового договора, должности, ставке и др.
- Записи в книге вносятся только подписью уполномоченного представителя работодателя.
Как использовать оригинал трудовой книжки при увольнении
При увольнении по сокращению сотрудник обязан предоставить работодателю оригинал своей трудовой книжки. Это условие необходимо для расчёта и выплаты выходного пособия за второй месяц.
Если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной версии, то одновременно допускается использование и электронного, и бумажного вариантов трудовой книжки. Это упрощает процесс оформления и ускоряет выплату пособия.
Пошаговая инструкция
- Сотрудник получает выписку из своей трудовой книжки (если она была оформлена в электронном виде).
- В случае необходимости – предоставляет оригинал бумажной трудовой книжки.
- Работодатель проверяет соответствие записей в книге с данными в личном деле.
- После подтверждения – оформляется выплата выходного пособия.
Электронный и бумажный варианты: когда оба допустимы
Согласно действующему законодательству, одновременное применение электронного и бумажного вариантов трудовой книжки разрешено, если работник не отказался от бумажной формы.
- Электронный вариант храниться в системе Электронный трудовой книжный журнал и доступен для проверки через личный кабинет.
- Бумажный вариант остаётся юридически значимым документом, который может быть использован в суде или при проверке трудовой инспекции.
Преимущества электронного варианта
- Быстрый доступ к информации.
- Снижение риска потери или повреждения оригинала.
- Удобство обновления данных в реальном времени.
Что делать, если оригинал потерян?
Если оригинал трудовой книжки потерян, сотрудник может запросить выписку из трудовой инспекции или из архива работодателя. В некоторых случаях допускается оформление заменяющего документа, который имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.
Важно своевременно сообщить о потере в отдел кадров и запросить подтверждение данных о трудовой деятельности;
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли хранить оригинал в банковском сейфе? – Да, но при этом необходимо обеспечить возможность быстрого доступа при необходимости.
- Нужна ли подпись работодателя в каждой новой записи? – Да, каждая новая запись должна быть подписана уполномоченным представителем.
- Как проверить подлинность электронного документа? – Через систему проверки электронных записей в личном кабинете или с помощью цифровой подписи.
Оригинал трудовой книжки – важный документ, который подтверждает трудовую деятельность сотрудника и используется при расчёте выходных пособий, оформлении увольнения и других юридических процедурах. Правильное хранение и своевременное предоставление оригинала позволяют избежать задержек выплат и спорных ситуаций.
Сотрудники должны помнить о необходимости бережно относиться к своему документу, а работодатели – о соблюдении всех требований законодательства по оформлению и хранению трудовой книжки.