Ошибка в трудовой книжке – серьёзное нарушение, которое может повлиять на начисление пенсии, подтверждение стажа и другие социальные гарантии. Согласно Приказу Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и внесения в них изменений», зачеркивать ранее внесённые записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» запрещено. Исправление производится специальным порядком, который мы подробно рассмотрим ниже.

Основные принципы исправления ошибочной записи

• Кто может исправлять? Исправление вносит только тот работодатель, который сделал ошибочную запись. Если организация ликвидирована, необходимо оформлять дубликат трудовой книжки через органы Пенсионного фонда РФ (СФР) или обращаться в МФЦ.
• Что нельзя делать? Зачеркивание, стирание, использование корректирующей жидкости или любой другой способ, который нарушает целостность документа, считается подделкой и наказывается по ст. 327 УК РФ.
• Как оформлять исправление? В трудовой книжке делается две новые записи:
  1. Признание ошибочной записи недействительной.
  2. Внесение корректной записи с указанием всех необходимых реквизитов.

Пошаговая инструкция по внесению исправления

Шаг 1. Подготовка документов

• Приказ (распоряжение) о приёме на работу или увольнении, в котором обнаружена ошибка.
• Трудовая книжка работника.
• Реквизиты документа, на основании которого будет внесено исправление (номер и дата приказа, название организации).

Шаг 2. Внесение записи о недействительности ошибочной записи

В разделе «Сведения о работе» (или «Сведения о награждении», если ошибка там) делаем новую строку:

• Графа 1 (порядковый номер) – следующий номер после последней существующей записи.
• Графа 2 (дата) – текущая дата внесения исправления (ДД.ММ.ГГГГ).
• Графа 3 (сведения о работе) – формулировка: «Запись под № [номер ошибочной записи] от [дата ошибочной записи] считается недействительной».
• Графа 4 (основание) – реквизиты приказа (или иного документа), на основании которого признана запись недействительной (например: «Приказ № 123 от г. о признании записи недействительной»).
• Графа 5 (подпись и печать) – подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.

Шаг 3. Внесение корректной записи

Сразу после записи о недействительности вносим правильную информацию:

• Графа 1 – следующий порядковый номер.
• Графа 2 – дата внесения корректировки (можно оставить ту же, что и в предыдущей строке, либо указать новую – ДД.ММ.ГГГГ).
• Графа 3 – правильные сведения о работе (должность, подразделение, дата приёма/увольнения, формулировка в соответствии с трудовой книжкой).
• Графа 4 – основание: номер и дата приказа о приёме на работу или увольнении, который подтверждает правильные сведения.
• Графа 5 – подпись уполномоченного лица и печать организации.

Пример заполнения

Допустим, в трудовой книжке ошибочно записано:

№ 5  Принят на работу инженером‑конструктором отдела проектирования Приказ № 45 от

Позже выяснилось, что сотрудник был принят на должность инженера‑технолога.

Исправление будет выглядеть так:

1. № 6  Запись под № 5 от считается недействительной Приказ № 123 от г. о признании записи недействительной Подпись, печать
2. № 7  Принят на работу инженером‑технологом отдела проектирования Приказ № 45 от  Подпись, печать

Особенности исправления в электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2021 г. ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе СФР. Порядок исправления аналогичен:

• Работодатель формирует корректирующее сведение (форма ЕФС‑1, подраздел 1.1).
• В поле «Тип изменения» указывается «Признание записи недействительной» и затем «Внесение новой записи».
• Обязательно заполняются реквизиты приказа‑основания и дата внесения исправления.
• После отправки сведения в СФР они становятся доступны работнику в его личном кабинете.

Что делать, если организация‑работодатель больше не существует?

• Сотрудник обращается в отделение СФР (Пенсионный фонд) с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.
• В заявлении указываются все известные сведения о месте работы, периоды, номера приказов (если они сохранились);
• СФР проверяет данные по своей базе и выдаёт дубликат, в котором ошибочная запись уже исправлена либо помечена как недействительная.
• Если сведения в базе отсутствуют, может потребоваться обращение в архив бывшего работодателя или в суд для восстановления трудового стажа.

Важные напоминания

• Никакие зачёркивания, исправления корректирующей жидкостью или стирание не допускаются.
• Все исправления должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она есть);
• Храните копии приказов и других документов, послуживших основанием для исправления, в личном деле работника не менее 50 лет.
• При возникновении сомнений консультируйтесь с юристом или специалистом по кадровому делопроизводству.

Правильное внесение записи о признании предыдущей записи недействительной и последующее внесение корректной сведений – единственный законный способ исправить ошибку в трудовой книжке. Соблюдение порядка, установленного Приказом Минтруда № 320н, гарантирует сохранность трудового стажа работника и защищает организацию от возможных правовых рисков.