Ошибка в трудовой книжке – одна из самых распространённых проблем кадрового учёта. Если запись о приёме, переводе или увольнении сделана в отношении неправильного работодателя, её необходимо исправить в строгом соответствии с действующим законодательством. Ниже представлен пошаговый алгоритм, нормативные основания и образцы оформления исправления.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести и хранить трудовую книжку сотрудника.
- Приказ Минтруда России № 320н от – «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
- Постановление Правительства РФ № 225 от – «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и учётных карточек».
- ФЗ‑№ 27‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в части передачи сведений в Социальный фонд РФ).
Согласно пункту 30 Инструкции (Приказ 320н) и пункту 2.3 Правил 225, записи, содержащие неверные сведения, нельзя зачёркивать или исправлять путем подправки. Их следует признать недействительной и оформить новую, правильную запись.
Когда запись считается ошибочной
- Наименование организации указано неверно (например, вместо ООО «Альфа» написано ООО «Бета»).
- Запись сделана в отношении другого сотрудника (перепутаны ФИО).
- В трудовой книжке отражён период работы, который на самом деле проходил в другой организации.
В таких случаях запись подлежит признанию недействительной и последующему внесению корректной информации.
Пошаговая инструкция по исправлению
- Подготовьте документы‑основания:
- Копия приказа о приёме/переводе/увольнении от правильного работодателя.
- Справка из бухгалтерии или кадровой службы подтверждающая факт работы.
- При необходимости – выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП с правильным наименованием организации.
- Определите ответственное лицо:
- Специалист отдела кадров (или уполномоченный сотрудник), который ведёт трудовые книжки в организации.
- Если организация не использует печать, достаточно подписи ответственного лица.
- Признайте ошибочную запись недействительной:
- В графе «Номер записи» оставьте исходный номер.
- В графе «Дата» укажите дату внесения исправления (текущая дата).
- В графе «Сведения о работе» напишите фразу: «Запись признана недействительной» (или «Запись недействительна»).
- Подпись ответственного лица и, при наличии, печать организации ставятся под этой записью.
- Внесите новую, правильную запись:
- Номер записи – следующий по порядку после последней действительной записи.
- Дата – дата события (приёма, перевода, увольнения) согласно приказу.
- Сведения о работе – правильное наименование организации, должность, дата приёма и/или увольнения.
- Подпись ответственного лица и печать (если используется).
- Внесите изменения в электронную трудовую книжку (СЗВ‑ТД) (если ведётся электронный учёт):
- Подготовьте новую форму СЗВ‑ТД с корректными сведениями.
- В поле «Признак отмены» укажите, что предыдущая запись аннулируется.
- Одновременно отправьте исправленную запись за ту же дату/событие в Социальный фонд РФ.
- Оформите акт о внесении исправлений (рекомендуется для внутреннего контроля):
- Укажите ФИО сотрудника, номер трудовой книжки, дату и суть ошибки.
- Перечислите приложенные документы‑основания.
- Подпись ответственного лица и печать организации.
Образец записи в бумажной трудовой книжке
№ записи Дата внесения Сведения о работе ----------------------------------------------------------------- 12 Запись признана недействительной Подпись _______________ Печать ----------------------------------------------------------------- 13 Принят на работу в ООО «Альфа» на должность инженера‑конструктора. Приказ № 45 от . Подпись _______________ Печать
Примечание: если организация не использует печать, достаточно только подписи ответственного лица.
Особенности исправления в электронной трудовой книжке
С 2021 г. работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд РФ через форму СЗВ‑ТД. При обнаружении ошибки:
- Формируется новая СЗВ‑ТД с верными данными.
- В поле «Признак отмены» ставится значение «Аннулируется предыдущая запись».
- Обе формы (аннулирующая и новая) отправляются в СФР в один reporting period.
- После подтверждения приёма СФР обновляет электронную трудовую книжку сотрудника.
Важно: исправлять запись, основанную на ошибочном документе, предоставленном сотрудником (например, копия приказа с неправильным наименованием организации), нельзя. Нужно запросить у прежнего работодателя корректный документ или получить справку из архива.
Чего нельзя делать
- Зачёркивать или подправлять текст – прямо запрещено пунктом 1.2 Инструкции.
- Использовать корректирующую жидкость или скотч – приводит к признанию документа недействительным.
- Вносить исправления без подписи ответственного лица – запись будет считаться незавершённой и может вызвать отказ в приёме на работу или назначении пенсии.
- Исправлять записи о награждениях – такие записи также не подлежат корректировке; их можно только признать недействительной и оформить новую запись о награждении (если награда действительно была получена).
Полезные советы для кадровых служб
- Периодически проводите сверку данных в трудовых книжках с приказами и личными карточками сотрудников.
- При переходе на электронный учёт храните сканы всех приказов‑оснований – они понадобятся при необходимости исправления.
- Обучайте сотрудников отдела кадров правилам заполнения трудовой книжки (проводите внутренние инструктажи хотя бы раз в год).
- Если организация не имеет печати, закрепите в локальном нормативном акте порядок заверения записей подписью уполномоченного лица.
Исправление записи в трудовой книжке, сделанной не в ту организацию, требует строгого соблюдения процедуры, установленной законодательством. Главное – не пытаться зачеркнуть или подправить ошибку, а признать недействительной существующую запись и оформить новую, правильную запись с подписью ответственного лица и (при наличии) печатью организации. При ведении электронной трудовой книжки процесс аналогичен, но реализуется через форму СЗВ‑ТД с указанием признака отмены предыдущей записи.
Следуя представленному алгоритму и используя приведённые образцы, вы сможете избежать штрафов, сохранить доверие сотрудников и обеспечить корректность данных, необходимых для назначения пенсии и других социальных выплат.