Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы сотрудника. Несмотря на активную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2021 года, многие работники продолжают использовать бумажные бланки. С 2023 года для них даже введены новые формы бланков. При заполнении бумажной трудовой книжки кадровики нередко допускают ошибки. Одна из самых распространенных — запись внесена ниже строки, то есть с пропуском одной или нескольких незаполненных строк в разделе «Сведения о работе». Почему так происходит и как это исправить? Разберем подробно.

Почему возникает ошибка с пропуском строк?

Пропуск строки в трудовой книжке чаще всего происходит по следующим причинам:

• Человеческий фактор: специалист по кадрам случайно ошибся при нумерации записей или просто пропустил нужную строку при переносе данных из черновика.
• Техническая ошибка: при заполнении документа на печатной машинке или принтере произошел сбой, из-за чего текст сместился вниз.
• Незнание правил: иногда кадровики намеренно оставляют пустую строку после записи об увольнении, чтобы визуально отделить один период работы от другого. Это грубое нарушение Инструкции по заполнению трудовых книжек.

В любом случае, пустые строки в разделе «Сведения о работе» не допускаются. Они делают документ уязвимым для фальсификаций: в пустующее место злоумышленник может вписать несуществующий стаж. Поэтому такие ошибки требуют обязательного исправления.

Чем грозит пропуск строки?

Сама по себе запись, внесенная ниже строки, не аннулирует стаж работника. Трудовая книжка все равно остается документом, подтверждающим опыт работы и стаж для пенсии или социальных выплат. Однако при проверке трудовой инспекцией (ГИТ) компания может получить штраф за нарушение правил ведения трудовых книжек. Кроме того, в будущем, при оформлении пенсии, пустые строки могут вызвать лишние вопросы у сотрудников Социального фонда и затянуть процесс подтверждения стажа.

Как правильно исправить запись, внесенную ниже строки?

Порядок действий зависит от того, когда была обнаружена ошибка: в момент внесения записи или спустя время, когда после «пропущенной» строки уже появились новые записи.

Ситуация 1: Ошибка обнаружена сразу

Если кадровик заметил оплошность сразу же, до того как внес следующие записи, исправить ситуацию проще всего:

1. Не нужно зачеркивать или замазывать пустую строку.
2. В пустой графе 3 (где указывается наименование должности или сведения о приеме/увольнении) необходимо поставить прочерк (длинный дефис), чтобы в эту строку нельзя было ничего дописать позже.
3. Далее продолжать ведение книжки по общим правилам.

Ситуация 2: Ошибка обнаружена спустя время

Если после записи, внесенной с пропуском строки, уже есть следующие записи (например, о приеме на новую работу или увольнении), ставить прочерк в пустующей строке не обязательно, но желательно. Это исключит любые подозрения в фальсификации. Делается это так:

• В пустой строке в графе 1 ставится порядковый номер, следующий за предыдущей записью (хотя по сути это будет номер пустой строки).
• В графе 2 проставляется дата, аналогичная дате следующей реальной записи (или можно поставить прочерк);
• В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна, строка не заполнялась» либо просто ставится прочерк «—».
• В графе 4 делается ссылка на приказ работодателя, подтверждающий исправление (или также ставится прочерк).

Однако на практике многие кадровики просто оставляют пустую строку как есть, если она не влияет на смысловое восприятие последующих записей, так как прямого запрета на оставление пустой строки после внесения последующих записей нет, есть лишь требование не оставлять места для вписывания.

Ситуация 3: Запись об увольнении внесена ниже строки

Часто в компаниях обнаруживают, что в бумажной трудовой книжке сотрудника под очередным порядковым номером внесена запись о его увольнении, но ниже строки. В таком случае, если это текущий работодатель, он должен признать эту запись недействительной и внести правильную запись без пропусков.

Особенности исправлений на ьном листе

Важно отличать ошибки в разделе «Сведения о работе» от изменений на первой странице (ьном листе). Изменение (дополнение) на ьном листе трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей. Старые данные зачеркиваются одной чертой (только ФИО и дата рождения), а новые записываются рядом. Что касается образования и профессии, то они просто дополняются через запятую или на следующих свободных строках без зачеркивания старых данных.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Утеря или порча трудовой книжки (ТК) — вопрос исправимый. Возможно восстановление бумажного документа путем выдачи дубликата. Эта процедура регламентирована правилами ведения трудовых книжек. Если документ испорчен настолько, что прочитать записи невозможно, или в нем слишком много ошибок, работодатель обязан выдать дубликат. Подтвердить трудовой стаж для дубликата можно трудовыми договорами, справками, выданными сотрудникам на предыдущих местах работы, выписками из приказов, а также данными из электронных трудовых книжек (если работник не отказался от их ведения).

Специфические случаи: генеральный директор и единственный учредитель

Отдельного внимания заслуживают ситуации с руководителями компаний. Например, такой вопрос: Единственный учредитель и генеральный директор не имел записи в трудовой книжке. Сейчас добавился еще один учредитель, и первый захотел запись в трудовой. Трудовая книжка новая, запись должна быть внесена с учетом всех правил.

Несмотря на споры о том, нужен ли трудовой договор с единственным учредителем, если он выполняет функции директора, запись в трудовой книжке делается обязательно. Трудовой кодекс не содержит исключений для руководителей-учредителей. Запись о работе в качестве генерального директора вносится на общих основаниях в раздел «Сведения о работе», без пропуска строк. Основанием для внесения записи будет решение единственного учредителя (или протокол общего собрания учредителей) и приказ о вступлении в должность.

Внесение записи ниже строки в трудовой книжке — это нарушение, но оно поддается исправлению. Главное правило для кадровиков: не оставлять пустых строк, доступных для фальсификаций. Если ошибка найдена вовремя, достаточно поставить прочерк. Если ошибка старая, можно признать пустую строку недействительной. И помните, что с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны вести электронные трудовые книжки, однако бумажные бланки все еще остаются в ходу и требуют максимально внимательного и аккуратного оформления.