Ошибки в оформлении трудовой книжки встречаются у многих работников и кадровых специалистов. Чаще всего они связаны с неверным заполнением полей, опечатками или повреждением бумажного носителя. Важно знать, как правильно действовать, чтобы не нарушить трудовое законодательство и сохранить документальную цепость.

Почему бланк может испортиться

Перечисление самых распространённых причин:

• Опечатка в паспортных данных (ФИО, дата рождения, место рождения).
• Неправильный порядковый номер записи.
• Заполнение полей, не предусмотренных формой (например, указание сведений, не относящихся ктрудовой деятельности).
• Повреждение листа (пятна, разрывы, стирание).
• Запись в ьном листе с ошибкой, которую нельзя поправить (кроме изменения фамилии).

Что делать, если бланк испортился

Согласно пункту 42 Правил, испорченные бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. После этого работнику выдаётся новый, правильно оформленный документ.

Оформление акта о списании

Акт о списании должен содержать:

1. Наименование организации и подразделения, где оформляется документ.
2. Номер и дата акта.
3. Перечень испорченных бланков (с указанием серии, номера, даты выдачи).
4. Причину списания (повреждение, ошибка в заполнении и т.п.).
5. Подписи ответственных лиц.

Пример заполнения акта можно скачать в Моё дело (формат Word или PDF).

Когда можно исправить ошибку без уничтожения

Исправления на ьном листе не допускаются, кроме случаев изменения фамилии. Если ошибка обнаружена сразу после заведения книжки, проще оформить новый бланк, чем пытаться поправить уже существующий.

Процедура получения нового бланка

После уничтожения повреждённого документа следует:

1. Получить новый бланк (бумажный или электронный).
2. Заполнить его согласно актуальному образцу 2026 года.
3. Внести данные аккуратно, без стираний и перечеркиваний.
4. Сохранить копию нового бланка в личном деле сотрудника.

Важно! При выдаче нового бланка работодатель не может взимать с сотрудника дополнительную плату.

Частые вопросы и ответы

• Можно ли исправить ошибку в уже заполненной записи? – Нет, исправления на ьном листе запрещены. Необходимо уничтожить бланк и оформить новый.
• Как правильно оформить акт уничтожения? – В акте указываются реквизиты, дата, подписи ответственных, а также перечень уничтоженных экземпляров.
• Что делать, если повреждён вкладыш к книжке? – Вкладыш также подлежит списанию совместно с основным бланком.
• Можно ли использовать электронную форму? – Да, в 2026 году допускается электронное оформление, однако в случае повреждения бумажного экземпляра необходимо оформить акт.

Рекомендации для HR‑специалистов

Для минимизации риска ошибок в оформлении:

1. Проведите инструктаж сотрудников о правилах заполнения трудовой книжки.
2. Проверяйте ввод данных на соответствие требованиям (правильный порядковый номер, даты, ФИО).
3. Храните образцы заполнения и акты списания в электронном архиве.
4. Регулярно обновляйте формы в соответствии с изменениями законодательства (например, редакция от ).

Соблюдение этих простых правил позволит избежать необходимости уничтожать бланки и упростит процесс оформления новых документов.

Испорченный бланк трудовой книжки – не приговор, а ситуация, требующая чёткого алгоритма действий. Правильное оформление акта списания, своевременная выдача нового бланка и соблюдение требований к заполнению позволяют сохранить юридическую чистоту документа и избежать проблем при проверках.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому делу или воспользуйтесь готовыми образцами, доступными онлайн.