Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, места работы и квалификацию. Любая ошибка в её записи может негативно сказаться на правах сотрудника: от неверного расчёта пенсионных накоплений до трудностей при поиске новой работы. В этой статье мы разберём, какие ошибки чаще всего встречаются, как их исправлять, какие документы нужны и какие правила действуют в 2026 году.

Что считается ошибкой в трудовой книжке?

• Лишняя запись (например, фиктивный рабочий день)
• Пропущенная запись (не учтённый период работы)
• Неправильная запись (неверное название организации, должность, дата)
• Перепутанный порядковый номер записи
• Неверный формат даты или неверный номер страницы

Когда можно исправить запись, а когда нужно завести дубликат?

Согласно Постановлению Правительства РФ от 2025 г. № 123, исправлять можно:

1. Если ошибка допущена работодателем, который имеет право вносить изменения.
2. Если работодатель уже прекратил своё существование, но сотрудник получил справку от бывшего работодателя, подтверждающую ошибку.

В остальных случаях рекомендуется завести дубликат трудовой книжки, если:

• Организация, сделавшая ошибку, не существует.
• Ошибка касается ьного листа (название организации, ИНН и т.д.).
• В оригинале имеются многочисленные ошибки, которые невозможно исправить без потери целостности документа.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Для исправления необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подготовить корректирующую запись. В разделе «Сведения о работе» в графе 1 укажите порядковый номер, следующий за последней записью. В графе 2 — дату внесения записи. В графе 3 напишите: «Запись за номером X недействительна. Внесена ошибочно. В чем ошибка».
2. Подписать и поставить печать. Внесение исправления должно быть подтверждено подписью уполномоченного лица (кадровый работник, руководитель) и печатью организации.
3. Сохранить оригинал. Никаких зачёркиваний в оригинальной записи не допускается. Вся информация должна быть записана в новом столбце.
4. Получить справку от бывшего работодателя. Если исправление проводится в новой компании, сотруднику понадобится справка, подтверждающая факт ошибки.

Пример корректирующей записи

Таблица «Сведения о работе»

Что делать, если ошибка в ьном листе?

Если в ьном листе указано неверное название организации, ИНН, КПП, необходимо:

1. Уничтожить испорченный бланк.
2. Оформить новый ьный лист с корректными данными.
3. Внести новый ьный лист в оригинал трудовой книжки.
4. Подписать и поставить печать.

Как оформить исправление в цифровой трудовой книжке?

В цифровой форме процедура аналогична, но с учётом электронных подписей:

1. Подготовить форму СЗВ‑ТД с корректными сведениями;
2. В графе «признак отмены» указать, что предыдущая запись аннулируется.
3. Подать исправленную запись на ту же дату/событие.
4. Подписать электронно и поставить печать (если предусмотрено).

Как проверить, что исправление принято?

После внесения изменений в трудовую книжку необходимо:

• Получить копию исправленной страницы.
• Сохранить копию в личном архиве.
• Проверить, что в системе ЕГРЮЛ (или аналогичной) отражены корректные данные.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто зачеркнуть ошибку?

Нет. В оригинальной трудовой книжке зачёркивание недопустимо. Нужно сделать новую запись и признать предыдущую недействительной.

Кто несёт ответственность за исправление?

Исправление должно вносить организация, которая допустила ошибку, либо уполномоченное лицо (кадровый работник, руководитель).

Что делать, если работодатель больше не существует?

Требуется справка от бывшего работодателя, подтверждающая ошибку, и оформление исправления в новой компании.

Ошибки в трудовой книжке — это не просто бумажная небрежность, а потенциальная угроза вашим трудовым правам. Своевременное и правильное исправление позволяет сохранить точность данных о стаже, избежать конфликтов при расчёте пенсии и повысить доверие потенциальных работодателей. Следуйте приведённым рекомендациям, соблюдайте формальные требования и всегда сохраняйте копии всех документов.

Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, обратитесь в отдел кадров вашей компании или к специалисту по трудовому праву. Удачи!