Ошибки в оформлении трудовой книжки – одна из самых частых проблем, с которыми сталкиваются как работники, так и специалисты по кадрам․ Неправильный номер записи может привести к недоразумениям при оформлении отпусков, расчёте стажа, выплатах и другим важным вопросам․ В этой статье разберём, почему возникают такие ошибки, как их можно исправить и какие правила следует соблюдать․

Почему номер записи может быть неверным?

Согласно ст․ 66 ТК РФ, в трудовой книжке фиксируются сведения о трудовой деятельности работника․ При оформлении записи в графе 4 (номер приказа, основания которого послужило основанием для записи) часто допускаются следующие ошибки:

• Указание несуществующего номера приказа;
• Запись приказа, который был отменён или заменён;
• Неправильное указание даты приказа;
• Отсутствие подписи и печати организации;

Эти недочёты особенно актуальны в условиях перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК), когда все сведения о трудовой деятельности хранятся в базе СФР․

Электронная vs бумажная форма

С 2020 г․ в России действует обязательный переход на электронные формы трудовых книжек․ Однако у многих работников остаются бумажные экземпляры, которые оформляются по новым бланкам с 2023 года․ При этом:

1. Электронная трудовая книжка – это сведения, хранящиеся в базе СФР, и их нельзя изменить без официального подтверждения;
2. Бумажная трудовая книжка требует подписи ответственного лица и печати организации;
3. При возникновении ошибки в бумажной форме возможна коррекция через дополнительный лист;

Как правильно указать номер приказа в графе 4

По рекомендациям Минтруда России, в графе 4 трудовой книжки необходимо указывать:

• Номер приказа (распоряжения) или другого решения работодателя, на основании которого была сделана запись;
• Если приказ был издан с ошибкой и затем отменён, в графе 4 указывается дата и номер отменённого приказа;
• Если же приказ был издан правильно, но запись в книжке ошибочна, то в графе 4 указывается номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись․

Таким образом, если в трудовой книжке указана запись с неверным номером, необходимо:

1. Найти оригинальный приказ, который подтверждает факт приёма на работу;
2. Проверить, не был ли он отменён или заменён;
3. При необходимости оформить дополнительный лист или исправление в электронной форме;
4. Убедиться, что в графе 4 указана дата и номер правильного приказа․

Пошаговая инструкция по исправлению ошибки

Для корректировки неверного номера записи в трудовой книжке следуйте этим шагам:

• Шаг 1․ Соберите все документы, подтверждающие факт приёма на работу (приказ, договор, табель учёта рабочего времени)․
• Шаг 2․ Проверьте, существует ли указанный номер приказа в архиве организации․
• Шаг 3․ Если номер неверный, найдите правильный приказ (или решение) и уточните его номер и дату․
• Шаг 4․ При оформлении бумажной формы – впишите правильный номер в графу 4, подпишите и поставьте печать․
• Шаг 5․ При работе с электронной формой – подайте в СФР заявление на внесение исправления, приложив скан оригинального приказа․
• Шаг 6․ Убедитесь, что в системе СФР отражена корректировка (проверьте форму ЕФС‑1)․

Важно помнить, что в электронной форме исправления вносятся только после подтверждения работодателя и подписания соответствующего акта․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли полностью удалить ошибочную запись?

Полное удаление записи из трудовой книжки не предусмотрено законодательством․ Вместо этого вносятся коррективы, которые фиксируются в дополнительном листе или в системе СФР․

Что делать, если приказ был отменён, но номер всё равно указан в книжке?

В этом случае в графе 4 указывается дата и номер отменённого приказа, а рядом в скобках делается пометка «отменён»․ Это позволяет сохранить прозрачность документа․

Как отразить ошибку в электронной форме?

Для электронной формы необходимо подготовить заявление в СФР, приложить скан отменённого приказа и документ, подтверждающий правильный номер․ После обработки система автоматически обновит сведения․

Неверный номер записи в трудовой книжке – это не просто формальная ошибка, а потенциальный источник юридических последствий․ Правильное оформление, соблюдение требований ст․ 66 ТК РФ и аккуратное ведение электронных и бумажных форм позволяют избежать проблем с расчётом стажа, выплатами и другими кадровыми вопросами․

Если вы обнаружили ошибку, следуйте описанной выше процедуре исправления, а при сомнениях – обратитесь к специалисту по персоналу или в отдел кадров вашей организации․

Автор: HR‑эксперт, 22 мая 2026 г․