Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Ошибки в ней‚ особенно в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»‚ могут привести к серьезным последствиям‚ вплоть до проблем с назначением пенсии. Поэтому важно знать‚ как грамотно и на законных основаниях устранить неточности.
Главное правило: зачеркивать нельзя!
В трудовой книжке категорически нельзя допускать помарок‚ исправлять буквы поверх уже написанных‚ подчищать текст лезвием или использовать корректирующие жидкости. Способ исправления зависит от того‚ где именно допущена ошибка:
- На ьном листе (сведения о работнике‚ образование) — старая запись зачеркивается одной чертой‚ а рядом пишется верный вариант. На внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа‚ на основании которого внесены изменения.
- В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении», зачеркивание ранее внесенных неточных‚ неправильных или других признанных недействительными записей не допускается (п. 12 Порядка ведения трудовых книжек‚ утв. Приказом Минтруда РФ от № 320н). Исправление производится только путем признания неверной записи недействительной.
Типичные ошибки в разделе о награждениях
Среди самых распространенных ошибок‚ с которыми сталкиваются кадровики‚ можно выделить:
- Опечатки — неверные даты‚ написание месяца прописью вместо арабских цифр‚ искажение ФИО или названия должности.
- Путаница в сведениях — например‚ когда запись о приеме на работу или увольнении ошибочно вносят в раздел о наградах.
- Избыточные сведения — указание лишней информации‚ не предусмотренной правилами.
Пошаговая инструкция: как исправить запись о награждении
Порядок исправления записей в разделе «Сведения о награждении» такой же‚ как и в разделе «Сведения о работе». Ошибочные записи исправляйте исключительно посредством признания записи недействительной.
Алгоритм действий следующий:
- Укажите порядковый номер — он должен следовать за последней имеющейся в разделе записью.
- Поставьте текущую дату — число‚ месяц и год внесения исправления (арабскими цифрами).
- В графе «Сведения о награждении» напишите: «Запись за номером [указать номер ошибочной записи] недействительна».
- Внесите правильную запись — сразу после текста о недействительности укажите верные сведения о награждении (если ошибка заключалась в опечатке).
- В графе «Наименование‚ дата и номер документа» укажите реквизиты приказа или иного документа‚ на основании которого вносится исправление (обычно это тот же приказ о награждении‚ если в нем самом нет ошибки).
Пример исправления опечатки
Допустим‚ в записи № 5 была допущена ошибка в дате приказа. Исправление будет выглядеть так:
- № 6
- Текст: «Запись за номером 5 недействительна. Награжден грамотой за доблестный труд»
- Основание: Приказ от № 45-к
Что делать‚ если запись о работе попала в раздел о награждении?
Частая проблема — путаница между разделами. Если запись об увольнении или приеме на работу была внесена в раздел‚ предназначенный для сведений о награждениях‚ работодатель‚ допустивший ошибку‚ должен это исправить.
Поскольку зачеркивать текст нельзя‚ такие записи необходимо признать недействительными; После этого правильные сведения следует перенести в раздел «Сведения о работе».
Если в разделе «Сведения о работе» закончилось место
Бывает‚ что раздел о работе уже заполнен полностью‚ и внести туда правильную запись невозможно. В таком случае необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку. Ошибочную запись в разделе о награждениях признаем недействительной‚ а верную запись о работе делаем уже во вкладыше. На самой трудовой книжке ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
Если в разделе «Сведения о награждении» закончилось место
Если в самом разделе о награждениях не осталось места для внесения записи о признании предыдущей недействительной‚ то исправленный вариант вписывают сверху (п. 8‚ гл. 2‚ Приложение 2‚ Приказа Минтруда РФ № 320н). На внутренней стороне обложки трудовой книжки указывают название и реквизиты документа‚ на основании которого вносили изменения.
А как же электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Если опечатка или ошибка допущена в электронной трудовой книжке‚ алгоритм исправления отличается от бумажного варианта. В этом случае работодатель не пишет «недействительно» от руки. Он обязан подать в Социальный фонд России (СФР) корректировочную форму отчета формы ЕФС-1.
Когда нужен дубликат?
Есть ситуации‚ когда стоит не вносить изменения в бумажную трудовую книжку‚ а завести дубликат. Обычно это касается случаев‚ когда сама книжка пришла в негодность (порвана‚ испачкана‚ обгорела) или если в ней содержится множество ошибочных записей‚ которые проще перенести в чистый бланк‚ чем исправлять каждую отдельно.
Исправление неправильной записи о награждении требует аккуратности и строгого соблюдения инструкций Минтруда. Главное правило — никаких зачеркиваний в разделе наград‚ только признание записи недействительной с последующим внесением верных данных. Если ошибку допустил предыдущий работодатель‚ исправить ее может и текущий работодатель‚ но только на основании официального документа (копии приказа‚ справки) с предыдущего места работы.