Внесение записей в трудовую книжку, это строго регламентированный процесс. Ошибки в этом документе могут создать серьезные проблемы для работника при подсчете стажа, оформлении пенсии или получении кредитов. Одной из распространенных, но часто неправильно оформляемых ситуаций является запись об увольнении или переводе со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ. Если такая запись внесена с ошибками, она считается испорченной и требует немедленного исправления;

> Важно: С 2020 года в России ведется переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 2021 года для новых сотрудников заводится только электронный формат. Однако бумажные книжки, выданные ранее, сохраняют свою силу, и правила их ведения остаются актуальными до момента полной цифровизации архивов.

Почему запись считают «испорченной»?

Запись в трудовой книжке считается неверной (испорченной), если она содержит:

• Орфографические ошибки в фамилии, имени или отчестве работника.
• Неверную дату приема или увольнения.
• Некорректную ссылку на статью закона (например, указана ст. 77 вместо ст. 81 ТК РФ, или перепутаны пункты одной статьи).
• Запись, сделанную карандашом или с использованием корректирующих средств (замазки, зачеркивания).
• Отсутствие подписи ответственного лица или печати организации (где это требуется).

Самая частая ошибка — неправильное цитирование основания увольнения. Например, при увольнении по собственному желанию должна стоять ссылка на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, а при увольнении за прогул — на пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Путаница в этих цифрах делает запись юридически уязвимой.

Как правильно исправить ошибку в бумажной трудовой книжке?

Главное правило кадрового делопроизводства: в трудовых книжках ничего нельзя зачеркивать, замазывать или стирать. Любое исправление производится только путем внесения новой записи.

Алгоритм действий при обнаружении ошибки в статье увольнения или иной записи:

Выявление ошибки. Ошибку может заметить сам работник при получении книжки на руки или специалист отдела кадров при аудите документов.
Оформление новой записи. В разделе «Сведения о работе» вносится новая строка.

• В графе 1 указывается порядковый номер следующей записи.
• В графе 2 ставится текущая дата внесения исправления.
• В графе 3 пишется фраза: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна».
• Сразу же после этой фразы вносится правильная запись с верной формулировкой и правильной ссылкой на статью закона.
• В графе 4 указывается документ-основание для исправления (приказ или распоряжение работодателя), его номер и дата.

Заверение. Исправленная запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется).

Пример правильной записи об исправлении

| 1 | 2 | 3 | 4 |
| :— | :— | :— | :— |
| 15 | | Запись за номером 14 недействительна. Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-к |

Обратите внимание: если ошибка была в ссылке на статью, мы не просто меняем цифры, а официально признаем предыдущую запись недействительной и вносим новую, корректную.

Особенности исправления в Электронной трудовой книжке (ЭТК)

С внедрением электронных трудовых книжек процесс стал более прозрачным, но ошибки все еще возможны из-за человеческого фактора при вводе данных в систему СФР (Социального фонда России).

• Если работодатель обнаружил ошибку в уже отправленных сведениях, он должен сформировать и отправить в СФР корректирующую форму (СЗВ-ТД с признаком корректировки).
• В электронной системе невозможно «зачеркнуть» запись. Корректировка создает новую версию события, которая и отображается в выписке работника.
• Работник может самостоятельно проверить свои данные через портал Госуслуги, личный кабинет на сайте СФР или через банк-клиент. При обнаружении расхождений необходимо обратиться к работодателю для подачи корректирующих сведений.

Что делать, если работодатель отказывается исправлять запись?

Ситуации, когда организация ликвидирована или работодатель игнорирует просьбу об исправлении ошибки в статье увольнения, встречаются нередко.

Обращение в архив. Если компания ликвидирована, необходимо найти правопреемника или обратиться в городской/региональный архив, куда были сданы документы. Архивная справка может послужить основанием для внесения записи новым работодателем или Пенсионным фондом.
Судебное разбирательство. Если работодатель действующий, но отказывается вносить исправления, работник имеет право подать иск в суд о признании записи неверной и обязании работодателя внести изменения. Судебное решение является безусловным основанием для исправления трудовой книжки.
Трудовая инспекция. Можно подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ), которая проведет проверку и выдаст предписание об устранении нарушений.

Правильное оформление трудовой книжки, особенно части со ссылками на статьи законов, критически важно для защиты прав работника. Ошибка в одной цифре статьи ТК РФ может изменить основание увольнения с «по собственному желанию» на «по отрицательным мотивам», что существенно повлияет на репутацию сотрудника и размер выходного пособия.

Помните:

• Не допускайте зачеркиваний и исправлений «на месте».
• Требуйте внесения новой записи о недействительности предыдущей.
• Регулярно проверяйте свои данные в электронной трудовой книжке.

Грамотное ведение документации — залог беспроблемного трудового стажа и своевременного выхода на пенсию.