Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работы сотрудника. От корректности записей в ней зависят будущие пенсии, социальные выплаты и трудоустройство. Однако даже опытные кадровики не застрахованы от ошибок. Одна из самых частых проблем — неправильно внесенная запись о приеме на работу. Важно помнить: просто зачеркнуть или замазать ошибку категорически запрещено. В 2026 году действуют строгие правила, согласно которым искаженные сведения должны быть официально признаны недействительными.

Главное правило: зачеркивание недопустимо

Многие ошибочно полагают, что если в слове или цифре допущена опечатка, ее можно просто перечеркнуть и написать рядом правильный вариант. Это грубое нарушение. Исправление описки в трудовой книжке зачеркиванием недопустимо ни в разделе «Сведения о работе», ни в разделе «Сведения о награждениях». Единственный законный способ — признать неверную запись недействительной и после этого внести правильную информацию.

Кто и где должен исправлять ошибку?

Существуют общие правила, которым подчиняются все корректировки в этом документе:

• По месту совершения ошибки: исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая неверная запись.
• По новому месту работы: исправить запись может и новый работодатель. Но для этого ему потребуется официальный документ (справка, выписка из приказа) от работодателя, который допустил ошибку.

Во втором случае у работника есть два варианта действий:

1. Самостоятельно обратиться к бывшему работодателю, чтобы тот внес исправления.
2. Попросить текущего работодателя направить официальный запрос предыдущему и на основании полученного ответа внести изменения в трудовую книжку.

Пошаговая инструкция: как признать запись недействительной

Если вы обнаружили, что запись о приеме на работу внесена некорректно (например, указана не та должность, перепутано структурное подразделение или допущена опечатка в дате), исправление производится в следующем порядке:

Шаг 1. Признание записи недействительной

В графе 1 раздела «Сведения о работе» укажите следующий порядковый номер записи. В графе 2 поставьте текущую дату (число, месяц, год), когда вносится исправление. В графе 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».

Шаг 2. Внесение правильной записи

Сразу после этого, в той же графе 3 (не переходя на новую строку), производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности) в такой-то отдел».

Шаг 3. Указание документа-основания

В графе 4 необходимо указать реквизиты документа, на основании которого вносится правильная запись. Здесь возможны два варианта:

• Повторяются дата и номер приказа (распоряжения), запись из которого была изначально внесена с ошибкой.
• Указываются дата и номер нового приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись (если издается отдельный приказ об исправлении ошибки).

Что делать, если запись о приеме была пропущена?

Бывает и обратная ситуация: сотрудник был оформлен, но запись о приеме на работу в трудовую книжку не внесли. В таком случае пропущенная запись вносится в обычном порядке. Если после пропущенной записи уже есть другие (например, о переводе или увольнении), пропущенную запись не нужно пытаться «втиснуть» между ними задним числом. Она вносится следующим порядковым номером после текущей последней записи, при этом в графе 2 указывается фактическая дата приема на работу, а в графе 4 — реквизиты приказа о приеме.

Особенности исправления ошибок в электронной трудовой книжке (ЕФС-1)

С учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), вопрос исправления данных стоит особенно остро. Если опечатка или ошибка допущена в электронной трудовой книжке, алгоритм действий отличается от бумажного варианта:

• Работодатель не может просто отредактировать ранее отправленные данные.
• Для исправления ошибки работодатель обязан подать в Социальный фонд России (СФР) корректировочную форму отчета ЕФС-1.

Когда требуется оформить дубликат трудовой книжки?

Не во всех случаях можно ограничиться просто признанием записи недействительной. Дубликат трудовой книжки оформляется в следующих ситуациях:

• Если трудовая книжка была утеряна или испорчена (например, залита водой, обгорела).
• Если работодатель внес в трудовую книжку настолько неправильную или неточную запись, что документ пришел в негодность (содержит множество ошибок, помарок).
• Если в документе было признано недействительным большое количество записей, делающее дальнейшее ведение книжки нечитаемым.

Важные нюансы для кадровиков и работников

• Трудовые отношения не возникли: Если в суде будет установлено, что человек с заявлением о приеме на работу не обращался, трудовой договор не заключался, с приказом не ознакомлен, заработную плату не получал, а запись в трудовой была внесена ошибочно — суд признает такие трудовые правоотношения не возникшими, а запись подлежит аннулированию.
• Старые бланки: Если трудовая книжка заведена до года, записи продолжают вноситься в нее (а не оформляется новая книжка), пока в разделе «Сведения о работе» есть свободные строки. Когда место заканчивается, оформляется вкладыш.
• Ошибки на титульном листе: Если искажена фамилия, отчество или некорректно указана дата рождения, такие данные изменяются по особым правилам (на основании паспорта и подтверждающих документов), а не признаются недействительными в разделе сведений о работе.

Правильное ведение трудовых книжек — залог спокойствия как работника, так и работодателя. Обнаружив ошибку в записи о приеме, не пытайтесь ее скрыть или замаскировать. Действуйте строго по инструкции: признавайте запись недействительной и вносите верные сведения на основании подтверждающих документов. Это сохранит юридическую силу главного трудового документа сотрудника.