Ошибки в ведении трудовых книжек — не редкость в кадровом деле․ Одна из самых нестандартных и серьезных ошибок возникает, когда кадровик по невнимательности вносит запись о приеме, переводе или увольнении сотрудника в раздел «Сведения о награждениях» вместо раздела «Сведения о работе»․ Согласно требованиям законодательства, такая запись не имеет юридической силы и подлежит обязательному исправлению․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно аннулировать неверную запись и перенести данные в нужный раздел․
Почему важно исправлять такую ошибку?
Разделы трудовой книжки имеют строгое целевое назначение․ И сведения о работе, и сведения о награждениях подтверждают право работника на будущую пенсию и различные льготы․ Записи, внесенные не в тот раздел, создают хаос и могут привести к проблемам при назначении пенсии:
- Пенсионный фонд может не зачесть ошибочно внесенный период работы в стаж․
- Нарушается хронология и логика трудовой деятельности работника․
- Раздел «Сведения о награждениях» бывает полностью заполнен ошибочными записями о работе, из-за чего для реальных наград просто не остается места․
Минтруд и судебная практика однозначно утверждают: тот, кто ошибочно внес запись о работе в раздел с данными о награждении, обязан исправить это нарушение․
Главное правило: зачеркивать нельзя!
Первое и самое важное правило, которое нужно запомнить кадровику: в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается․ Это прямо прописано в нормативных актах․
Ни в коем случае нельзя просто перечеркнуть ошибочную запись ручкой или замазать ее корректором․ Единственный законный способ аннулирования — это признание записи недействительной в установленном порядке․
Пошаговая инструкция: как исправить запись
Алгоритм действий зависит от того, есть ли в трудовой книжке свободное место в разделе «Сведения о работе»․ Рассмотрим два возможных сценария․
Сценарий 1: В разделе «Сведения о работе» есть свободное место
Если раздел о работе не закончился и в нем остались пустые строки, исправление производится в следующем порядке:
- Признание записи недействительной в разделе «Сведения о награждениях»
В разделе, где была допущена ошибка, под следующим порядковым номером вносится запись о том, что предыдущая запись является недействительной․ Например:
- Графа 1: следующий порядковый номер (например, 5)․
- Графа 2: дата внесения исправления․
- Графа 3: текст «Запись за номером 4 недействительна»․
- Графа 4: ссылка на приказ (если запись о работе была внесена на основании приказа, здесь указывается его реквизиты, хотя в разделе награждений эта графа используется для документа о поощрении, при исправлении логично сослаться на тот же приказ, что и в ошибочной записи)․
- Внесение правильной записи в раздел «Сведения о работе»
После того как ошибочная запись аннулирована, правильные сведения о работе (приеме, переводе, увольнении) вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки под следующим порядковым номером в строгом соответствии с Правилами ведения трудовых книжек․
Сценарий 2: Раздел «Сведения о работе» полностью заполнен
Часто бывает так, что кадровик начал вносить записи о работе в раздел о награждениях именно потому, что раздел о работе закончился․ В этом случае алгоритм будет следующим:
- Оформление вкладыша․ Необходимо вшить в трудовую книжку новый вкладыш․
- Признание ошибочных записей недействительными․ В разделе «Сведения о награждениях» основной книжки необходимо признать все ошибочные записи о работе недействительными (по правилам, описанным в Сценарии 1)․
- Перенос сведений во вкладыш․ Правильные записи о работе заново вносятся во вновь оформленный вкладыш, в его раздел «Сведения о работе»․
Важный нюанс: Некоторые специалисты на форумах предлагают альтернативный вариант — не исправлять ошибку, а просто продолжить вести записи во вкладыше․ Однако этот подход противоречит разъяснениям Минтруда․ Ошибочные записи в разделе награждений обязательно нужно признать недействительными, чтобы избежать двойного толкования стажа работника․
Что делать с электронными сведениями (ЕФС-1)?
В современных реалиях трудовая книжка может быть электронной․ Если ошибка была допущена и в отчете ЕФС-1, поданном в Социальный фонд России (СФР), работодателю необходимо направить корректирующие сведения․ Это делается по просьбе работника и на основании соответствующих подтверждающих документов, чтобы данные в системе СФР полностью совпадали с фактическим стажем и должностью сотрудника․
Резюме
Ошибка с выбором раздела в трудовой книжке исправима, но требует внимательности․ Главное помнить три правила:
- Никаких зачеркиваний в рабочем разделе и разделе награждений․
- Ошибочную запись о работе в разделе награждений обязательно нужно признать недействительной․
- Правильная запись о работе вносится в раздел «Сведения о работе» (в самой книжке, если есть место, или во вновь оформленном вкладыше)․
Соблюдение этих простых шагов обеспечит юридическую чистоту трудовой книжки вашего сотрудника и избавит его от проблем при оформлении пенсии․